Inlägg om affärsresor. Redovisning av resekostnader

En anställd i företaget som ska på affärsresa får ersättning för resekostnader - boende och resekostnader, kommunikationer, visum och andra utgifter. Samtidigt, under en affärsresa, fortsätter han att få en lön: den beräknas utifrån genomsnittlig inkomst. Även före resan får den anställde dagpenning (del 1 i artikel 168 i Ryska federationens arbetslagstiftning) för varje dag av affärsresan.

Definition av dagpenning

Den officiella tolkningen av begreppet "dagpenning" finns i avgörandet från Ryska federationens högsta domstol av den 26 april 2005 nr KAS 05-151. Traktamenten - kontanter nödvändig för att utföra arbete och bosättning för den anställde på platsen för utförandet av det officiella uppdraget.

Enligt Högsta domstolens dom har en arbetstagare rätt till dagtraktamente när han utför en arbetsuppgift som inte är på fast arbetsplats och när han tvingas bo utanför sin fasta bostadsort.

I praktiken får en anställd ofta dagpenning endast om tjänsteresan varade mer än ett dygn och han tillbringade natten hemifrån. I Högsta domstolens avgörande den 11 september 2012 nr 4357/12 sägs dock att tiden på en tjänsteresa inte är relaterad till beräkningen av dagtraktamenten. Domstolen tillät företag att betala pengar till en anställd om han åkte på en affärsresa för mindre än en dag, eftersom detta är en ersättning för hans utgifter och inte en förmån. Dessutom, enligt förordning nr 749, är dagtraktamenten oberoende av den utstationerade personalens rese- och logikostnader.

För att bekräfta kostnaden för dagpenning, gör beräkningen av dagpenningen med ett bokföringsutdrag.

Dagpengar på ett nytt sätt

Det finns ingen dagpenningsgräns, företag kan sätta vilket belopp som helst genom att ange det i interna dokument. Små företag begränsar ofta dagpenningen till 700 rubel, eftersom detta belopp inte är föremål för personlig inkomstskatt (klausul 3 i artikel 217 i Ryska federationens skattelag). Om dagpenningen är högre, måste personlig inkomstskatt innehållas på det överskjutande beloppet. För affärsresor utomlands är den skattefria dagpenningsgränsen 2 500 rubel.

Sedan 2017 är dagtraktamenten utöver gränserna belagda med försäkringspremier. Men bidrag "för skador" från dagpenningen behöver inte betalas.

Exempel. Den anställde var på affärsresa i 3 dagar och fick en dagpenning på 1000 rubel. Under affärsresans dagar fick han 3 000 rubel. Endast 3 * 700 = 2 100 rubel är inte föremål för bidrag och personlig inkomstskatt, och från skillnaden på 3 000 - 2 100 \u003d 900 rubel måste du hålla inne personlig inkomstskatt och betala försäkringspremier.

Varje företag tvingas göra vissa utgifter under sin verksamhet. Det finns många varianter av dem. Den här artikeln ger information som avslöjar kärnan i en sådan typ av kostnad som resekostnader. Efter att ha läst artikeln kommer du att vara medveten om särdragen med att redovisa resekostnader: du kommer att lära dig hur och på vilket sätt de beaktas, vad de består av.

Termen "resekostnader"

Ibland uppstår situationer där ett företag behöver skicka en anställd på tjänsteresa.

En tjänsteresa är en anställds avresa från arbetsplatsen till någon annan plats avsedd för arbetstagaren för att utföra ett officiellt uppdrag under en viss tid.

Den totala kostnaden för att organisera och genomföra processen för att skicka en anställd kallas "resekostnader".

Vilka dokument utfärdas för den anställdes tjänsteresa?

Affärsresan bör inte överstiga fyrtio kalenderdagar (dagar tillbringade på vägen är exkluderade från beräkningen).

En anställd som skickas på tjänsteresa ska få ett arbetsuppdrag av sin närmaste chef.

I det här fallet måste chefen utfärda en administrativ handling om att skicka på en affärsresa, som anger viss information:

• Personuppgifter om den anställde;
• Syftet med resan;
• resdatum;
• Vilka medel används för att organisera resan?

Det bör noteras att fram till 2015 utfärdades ett tjänsteresebevis för en arbetsresearbetare, i vilket märken (signaturer och ett sigill) ska anbringas vid ankomst och avresa från tjänstereseplatsen. Nu obligatorisk registrering det här dokumentet inställt.

Resekostnadernas sammansättning

Vad är "resekostnader"? Dessa kostnader inkluderar följande:

• resekostnader;
• För boende;
• Dagpenning;
• Andra kostnader.

Alla ovanstående kostnader (förutom dagpenning) ska dokumenteras av den anställde. Till exempel: resekostnader - med biljetter, boendekostnader - med hotellräkning och andra utgifter - med fakturor, försäljning och kassakvitton.

Vid slutet av affärsresan, inom tre dagar, måste den anställde förse revisorn med en förhandsrapport och bifoga alla dokument som bekräftar betalningen av utgifterna. Man bör komma ihåg att en anställd som inte har rapporterat om tidigare utgivna förskott inte kommer att få medel för ansvarsskyldighet.

Utöver de kostnader som den anställde ska anmäla sig för får han dagpenning för varje dag av sin vistelse på tjänsteresa. Dagpenningens storlek bestäms av företagets förvaltning självständigt och det ska anges i kollektivavtalet. Man bör dock komma ihåg att om dagpenningen är mer än sjuhundra rubel per dag (när man reser på affärsresa över territoriet Ryska Federationen), då kommer företaget att vara skyldigt att samla in och betala försäkringstariffavgifter för detta belopp under fonder utanför budgeten. Om en affärsresa tillhandahålls i närheten och den anställde kan återvända hem på egen hand varje dag, kan dagpenningen inte betalas ut.

Dessutom måste man komma ihåg att under perioden för en anställds vistelse på en affärsresa behåller han en lön som motsvarar medelinkomsten.

Redovisning av resekostnader

Oavsett form av ägande eller specifik verksamhet, är alla företag skyldiga att korrekt redovisa resekostnader (enligt arbetslagstiftningen). Särskilt för ackumulering av information och redovisning av resekostnader tillhandahålls konto 71 "Avräkningar med redovisningsskyldiga personer" i bokföringssystemet. Debiteringen av detta konto tar hänsyn till utfärdandet av reseersättningar och krediten - återlämnande av outnyttjade belopp och avskrivning av kostnader som den ansvarige personen ådragit sig. Detta konto är ett aktivt-passivt konto. Detta innebär att utgående saldo kan återspeglas både i debet och i krediten på kontot. Hur räknar man ut det? För att hitta balansen aktivt-passivt konto måste du utföra följande matematiska operationer:

• Lägg till ingående saldo och omsättningsbeloppet separat för debet och separat för kredit;
• Bestäm i vilken del av kontot (debet eller kredit) beloppet visade sig vara mer:
• Subtrahera den mindre delen från den större delen;
• Anteckna det resulterande resultatet i den del där summan av saldot och omsättningen visade sig vara större.

Hur registreras transaktioner på detta konto? Tänk på några exempel:

• När man utfärdar pengar till en anställd för resekostnader från företagets kassa, görs en sådan post - Debet 71, Kredit 50;
• När den anställde returnerar det oanvända beloppet på en affärsresa till företagets kassadisk, görs en omvänd inmatning - Debet 50, Kredit 71;
• När hålls från lön anställd av ej återlämnade belopp, inmatningar görs - Debet 94, Kredit 71, och sedan - Debet 70, Kredit 94;
• Vid avskrivning av andra kostnader som en anställd ådragit sig på en affärsresa (till exempel inköp av material) görs en sådan post - Debet 10, Kredit 71;
• I fallet när organisationen betalar mervärdesskatt görs en sådan post - Debet 19, Kredit 71.

Analytisk redovisning görs för varje anställd i företaget, bland de anställda som skickas till affärsresa.

Emission av medel till en anställd för en affärsresa från kassaregistret utfärdas kontant beställning, och återlämnande av oanvända belopp - genom en beställning med kontantkvitto.

I slutet av perioden sammanställs ett ackumuleringsregister - en journal - en order för konto 71.

För att redovisa resekostnader är det bekvämt att använda specialiserad bokföringsdatorprogramvara (till exempel programvara producerad av 1C eller Talisman).

Om den anställde vid återkomsten har en del av den utfärdade förskottsbetalningen, returnerar han de återstående medlen till företaget till kassan med registrering.

Om förskottsbetalningen som utfärdats till den anställde inte räckte och hans egna pengar användes, ersätter organisationen de utgifter som uppstått utöver det utfärdade förskottet och upprättas.

Konteringar på utgifter som överstiger utfärdat förskott

Resekostnader Beroende på syftet med affärsresan krediteras de till lämpliga bokföringskonton. Kostnader förknippade med kultur- och fritidsaktiviteter redovisas som icke-driftskostnader.

Om uppkomna utgifter fördelas och det finns underlag med moms markerad på en separat rad (fakturor), så kan denna moms hänföras till konto 19 och sedan skickas till avdrag (förutsatt att dessa utgifter är relaterade till utgifter som minskar skattebas vid ).

Bokföring av resekostnader

Arbetsgivaren får inte acceptera några utgifter som arbetstagaren ådragit sig, i vilket fall den anställde måste ersätta dessa kostnader från sina egna (man måste komma ihåg att ett belopp på högst 20 % av den genomsnittliga lönen kan dras av från den anställdes lön) , eller genom att betala kontanta medel till företagets kassadisk eller till byteskontot.

Om arbetsgivaren själv betalar vissa utgifter från byteskontot (till exempel betalning av biljetter eller hotellboende), görs följande konteringar:

Om arbetsgivaren köper en biljett för den anställdes resa på egen hand, så beaktas den på underkonto 3 på konto 50 "Kassa". I det här fallet utförs följande ledningar:

Exempel på resekostnader

Bokföring av resekostnader:

Reflektion av resekostnader i organisationens redovisning görs på basis av förhandsrapporten. Resekostnader bokförs som regel som poster i produktionskostnadskontona, eftersom en tjänsteresa är en resa i produktionssyfte.

Resedokumentation

En förutsättning att skicka på en affärsresa är en skriftlig order från arbetsgivaren (artikel 166 i Ryska federationens arbetslag). I grund och botten är detta en beställning att skicka på en affärsresa, men det kan finnas ett annat dokument. Formuläret är inte etablerat, så organisationen kan upprätta sitt eget dokumentformulär, eller så kan det använda det enhetliga - nr T-9. Var noga med att ange plats, datum, syfte med resan. Ett resebevis, ett affärsuppdrag har annullerats, men en organisation kan använda dessa former av handlingar eller upprätta sina egna i en lokal handling, samt upprätta andra obligatoriska dokument, till exempel ett exempel på resebudget. I samma lokala lag är det nödvändigt att ställa in beloppet för dagpenning, du kan sätta en gräns för levnadskostnader, samt ange andra resekostnader.

Att utfärda ett förskott

En förutsättning för att skicka på tjänsteresa är utfärdande av förskott. Detta anges i punkt 10 i förordningen om särdragen med att skicka anställda på affärsresor, godkänd genom dekret från Ryska federationens regering av den 13 oktober 2008 nr 749 (nedan kallad förordningen). Det anges inte när förskottsbetalningen ska utfärdas. Men det är nödvändigt att utfärda medel från kassan mot resekostnadsrapporten innan den anställde åker på affärsresa. Det går att överföra till bankkort.

Det anges inte hur förskottet ska beräknas. I praktiken beräknas dagtraktamenten utifrån tjänsteresans längd, samt med hänsyn till de ungefärliga kostnaderna för resa och boende, om den anställde betalar dem själv.

Om medel utfärdas kontant från företagets kassa, kommer posteringen vid utfärdande av ett förskott för resekostnader att vara:

Om en överföring görs till en anställds kort:

I händelse av att merkostnader har uppkommit överenskommet med arbetsgivaren, eller tjänsteresan har förlängts, ska arbetstagaren överföra medel, vilket följer av punkt 10 i förordningen, eftersom arbetstagaren inte är skyldig att använda personliga medel för att fullgöra sina officiellt uppdrag.

I detta fall kan beloppet som ska betalas återspeglas i beställningen, vilket indikerar att detta är en ökning av förskottsbeloppet.

per dag

För varje dag av att vara på en affärsresa måste en utstationerad arbetstagare betala dagpenning. Samtidigt utgår även dagpenning för helger och högtider, restid, period av arbetsoförmåga på tjänsteresa (punkt 3, punkt 11, punkt 25 i förordningen). Den anställde är inte begränsad i hur man spenderar dagpengen, det är inte nödvändigt att redovisa för dessa utgifter.

Lagstiftningen fastställer inte storleken på dagtraktamenten, organisationen bestämmer dem självständigt i en lokal lag.

För att betala en anställd dagpenning är det nödvändigt att korrekt bestämma deras storlek, beroende på den faktiska varaktigheten av affärsresan.

Dagpenningen dokumenteras inte, men tiden för tjänsteresan måste bekräftas. I punkt 7 i föreskrifterna fastställs att det bekräftas av resehandlingar, och om de inte finns tillgängliga, då av dokument om uthyrning av bostad. Om dessa dokument inte är tillgängliga måste den anställde skicka in en bekräftelse från värdparten som anger datum för ankomst och avresa från affärsresan. Formen för ett sådant dokument är inte fastställt, det presenteras i en godtycklig form, i form av ett memo eller annat dokument. Detta framgår också av Rostruds brev daterat 2015-10-19 N 2450-6-1.

Övriga resekostnader

Men finansministeriet intar en annan ståndpunkt och tror att om kostnaden för mat på biljetten fördelas på en separat rad, då beaktas dessa kostnader inte vid beräkning av inkomstskatt (Brev från Ryska federationens finansministerium daterad 05.20.2015 nr 03-03-06 / 2 / 28976).

Reflektion av resekostnader i bokföring

Resekostnaderna beror på syftet med resan.

Om en anställd skickas på tjänsteresa, till exempel för att utföra arbete enligt ett avtal med en kund och de tjänster som tillhandahålls kunden återspeglas på konto 20, kommer resekostnaderna också att återspeglas i bokföringen:

Om affärsresan är relaterad till försäljning av varor, kommer redovisningen av resekostnader att återspeglas i bokföringen:

En affärsresa i samband med förvärv av fastighet ökar dess värde och återspeglas i inlägget:

Om det är nödvändigt att skicka en anställd för att återlämna äktenskapet, återspeglas följande i redovisningen:

Om en organisation använder gemensamt system beskattning och inklusive moms som en del av resekostnader, alltså redovisningsposter för resekostnader kommer att se ut så här:

Dt19 Kt71 - Moms på resekostnader ingår;

Dt68 "momsberäkningar" Kt19 - produceras skatteavdrag baserat på fakturor.

Resekostnader i avtalet med kunden

Ofta föreskriver parterna att resekostnaderna för anställda i den implementerande organisationen ska betalas separat baserat på faktiska kostnader, och ofta uppstår frågor om hur man ska ordna detta.

Det bör noteras att endast dina egna anställda kan skickas på tjänsteresa, därför betyder inte angivandet av tredjepartsanställda i affärsreseavtalet att kunden kan spegla dessa kostnader som resekostnader. Och redovisning av resekostnader av kundorganisationen i detta fall hålls inte, detta kommer att vara en betalning för den verkställande organisationens tjänster. Det är tillrådligt att ange i avtalet att dessa är ersättningsbara kostnader eller en rörlig del av kostnaden för tjänster, som beräknas utifrån de faktiska kostnaderna för en tjänsteresa för entreprenörens anställda, och även ange om kopior av dokument ska tillhandahålls och villkor. Registrering av resekostnader är nödvändig för kunden endast för att kontrollera deras kostnad, men inte för att återspeglas i bokföringen. Samtidigt bör det beaktas att om entreprenören tillämpar det allmänna beskattningssystemet så ska moms tas ut på kostnaden för ersättningsgilla tjänster (Finansdepartementets skrivelse daterad 22 april 2015 N 03-07-11 / 22989).

Om kunden är utländsk organisation, Ryska federationens territorium erkänns inte som platsen för tillhandahållande av tjänster och kostnaden för tjänsterna är inte föremål för moms, då är de återbetalningsbara kostnaderna inte föremål för moms, eftersom de är en del av total kostnad tjänster. Beroende på villkoren i kontraktet kan en tjänsteresa för entreprenörens anställda anses som en sidotjänst som inte beskattas enligt punkt 3 i art. 148 i Ryska federationens skattelag.

Funktioner för att redovisa utgifter på en affärsresa utomlands

När du skickar en anställd på en affärsresa utomlands måste flera funktioner beaktas.

En väsentlig skillnad är fastställandet av dagpenningen. Dagtraktamentebeloppet ändras under en affärsresa (klausul 17 i förordningarna): när du reser genom Ryssland betalas dagtraktamenten med det belopp som fastställts för inhemska affärsresor och på utländska staters territorium - i beloppet upprättas för affärsresor till denna stat. I den lokala lagen kan dagpenning fastställas både till ett enda belopp för alla tjänsteresor utomlands, oavsett land, och beroende på stat.

Dagpengar och andra utgifter kan utfärdas i utländsk valuta. Redovisning av resekostnader i utländsk valuta utförs i rubel.

För dagen för avresan från Ryssland måste dagpenning betalas enligt normerna för resor genom utländskt territorium, vid återkomst - enligt normerna för inrikes affärsresor (klausul 18 i förordningarna). Datumet för att passera gränsen bestäms av stämplarna i passet. Om en anställd lämnar och återvänder samma dag, betalas dagpenningen till ett belopp av 50% av den norm som fastställts för en affärsresa till denna stat.

Ur redovisningssynpunkt och för att bestämma vilket konto kostnaderna för en affärsresa hänförs till, spelar det ingen roll om en affärsresa är på Ryska federationens territorium eller utomlands.

Vid utlandsresor ersätts dessutom kostnaderna för att utfärda pass, visum, andra dokument som behövs för en affärsresa, betalningar och avgifter (punkt 23 i förordningarna).

Reflexionen av resultaten av en affärsresa utomlands i redovisningen kommer att likna en affärsresa i Ryska federationen, och resekostnader kommer också att skrivas av beroende på syftet med affärsresan. Men på grund av det faktum att utgifterna görs i utländsk valuta kommer det att finnas egenheter i förhållande till erkännande och omvandling av valuta till rubel.

Om reseersättningar utfärdas i rubel, måste utgifterna i utländsk valuta på ett icke-kontant sätt (med en anställds rubelkort) omvandlas till rubel till den växelkurs som gällde på betalningsdagen. Om reseersättningar utfärdades kontant, accepteras växelkursen för rubel enligt certifikatet för köp av valuta. I avsaknad av ett sådant certifikat accepteras växelkursen den dag då förskottsbetalningen utfärdas till den anställde i rubel (Brev från Rysslands finansministerium daterat 21 januari 2016 nr 03-03-06/1/ 2059).

När det gäller skatteredovisning av resekostnader kommer kostnadsdatumet att vara datumet för godkännande av förhandsrapporten (klausul 5, klausul 7, artikel 272 i Ryska federationens skattelag).

Om förskottet utfärdas i utländsk valuta, omvandlas skulden till rubel till växelkursen på dagen för förskottsbetalningen och medlen räknas inte om (klausul 10 PBU 3/2006).

Anställd förhandsrapport

Tidsfristen för att lämna in en rapport om de belopp som spenderats på en tjänsteresa fastställs i punkt 26 i föreskrifterna om tjänsteresor - detta är tre arbetsdagar efter hemkomsten från en tjänsteresa.

Utgiftsredovisningsformuläret kan utvecklas och godkännas av organisationen, men kan användas enhetlig form AO-1. Dokument som bekräftar utgifterna ska bifogas utgiftsredovisningen. Utifrån lämnade handlingar görs redovisning av resekostnader 2016.

Om arbetstagaren har spenderat ett belopp som är större än det utfärdade förskottet och hanteringen av förskottsrapporten godkänns, är han skyldig att betala överutgiften.

Om de faktiska resekostnaderna för den anställde uppgick till ett mindre belopp än det tidigare utgivna förskottet, eller om styrkande handlingar inte tillhandahållits, ska den anställde betala det outnyttjade beloppet till kassan eller till företagets löpande konto. Dessutom har arbetsgivaren rätt att hålla inne ett outnyttjat förskott från den anställdes lön (artikel 137 i Ryska federationens arbetslag).

När du returnerar ett outnyttjat förskott för resekostnader ser transaktionerna ut så här:

Dt 50 Kt71 - betalning av den anställde av det oanvända saldot av förskottet till kassan;

Dt 51 Kt71 - betalning av den anställde av det oanvända saldot av förskottet till byteskontot;

Dt 70 Kt71 - resterande del av förskottet dras av från den anställdes lön.

Men avdrag kan bara ske om det inte har gått mer än en månad och arbetstagaren inte motsätter sig avdraget. Annars måste arbetsgivaren gå till domstol för att återbetala förskottet.

Om anställda i företaget lämnar sin stad för att utföra officiella uppgifter får de pengar i kassan för resekostnader. Sedan får redovisningsavdelningen en rapport från resenären. Det är användbart för revisorer att lära sig hur man kontrollerar denna rapport, utför den enligt bokföring och inte betala extra skatt, oavsett om alla utgifter anses rimliga och betalas till den anställde.

Vad räknas som resekostnader?

Arbetare måste ofta gå till andra bosättningar i officiella ärenden. Sådana resor (affärsresor) föreskrivs i lag (artikel 166 i Ryska federationens arbetslagstiftning) och involverar utförandet av specifika uppgifter. Resor gäller inte för anställda, vars typ av verksamhet innebär ständigt arbete på vägen (intercitytransportförare, konduktörer etc.).

Konst. 167 i Ryska federationens arbetslagstiftning garanterar arbetstagaren ersättning från arbetsgivaren för de utgifter som är förknippade med en affärsresa.

Enligt arbetslagstiftningen (artikel 168 i Ryska federationens arbetslagstiftning) måste en anställd som skickas på affärsresa betala:

• resekostnader till platsen för affärsresan och tillbaka;
• utgifter för att hyra en bostad, till exempel betalning för hotelllogi;
• extra kostnader förknippade med att bo utanför den permanenta bosättningsorten (dagpenning);
• andra utgifter som arbetstagaren ådragit sig med arbetsgivarens tillstånd eller vetskap.

Till merkostnader räknas till exempel kostnad för mat på café, resor med kollektivtrafik i lokalitet dit den anställde skickades, betalning för taxitjänster. Detta inkluderar även kostnaden för kommunikationstjänster. Särskild uppmärksamhet bör ägnas åt samordningen mellan den utstationerade arbetstagaren och arbetsgivaren av representationskostnader.

Lagstiftningen förpliktar att utfärda förskottsbetalning från kassan till en anställd som skickas på tjänsteresa för att betala utgifter under resan. Det är viktigt att alla utgifter för den anställde kommer att betalas av redovisningsavdelningen på grundval av kontroller och kvitton som lämnats in av honom.

Vid återkomst från tjänsteresa upprättar arbetstagaren en rapport inom tre arbetsdagar, enligt vilken arbetsgivaren bokför utgifterna för den anställde på tjänsteresan. Om den anställde spenderat personliga medel på rimliga och dokumenterade resekostnader kommer redovisningsavdelningen att återbetala dessa pengar till personen. Och om inte hela beloppet för reseförskottet som utfärdats från kassan är dokumenterat, returnerar den anställde det outnyttjade saldot till kassan eller kommer detta belopp att hållas in från hans nästa lön.

Dagpenningens storlek för tjänsteresor bestäms av arbetsgivaren självständigt. Uppenbarligen bör ett sådant belopp vara ekonomiskt motiverat.

En enda sats för dagliga resekostnader, som skulle vara obligatorisk för alla organisationer under 2018, har inte fastställts. Men lagen föreskriver maximal storlek dagpenning, som för en anställd inte kommer att omfattas av personlig inkomstskatt: för affärsresor i Ryssland 700 rubel per dag och för affärsresor utomlands - 2500 rubel.

Video: resekostnader

Vilka bokföringskonton som används vid konteringar vid reflektion av resekostnader

Enligt det fastställda förfarandet får den anställde innan avresan på en affärsresa i kassan det belopp som ska betalas för resekostnader för utfärda not Blankett nr KO-2 (). Arbetsgivarens revisor förbereder dokumentet och den anställde skriver under för mottagande av medel.

Den utfärdade förskottsbetalningen för resekostnader utfärdas genom ett kontokontantuppdrag

Allt vanligare är icke-kontanta betalningar organisationer med sina anställda. Det gäller inte bara löner utan även överföring av redovisningsbelopp, inklusive reseersättningar, till lönekort anställda (brev från Ryska federationens finansministerium, Ryska federationens finansminister daterat den 10 september 2013 nr 02–03–10/37209 nr 42–7.4–05/5.2–554).

Det är rimligt att öppna ett företagsbankkort i en anställds namn, till vilket förskottsbetalning för resekostnader kan krediteras. Detta är särskilt praktiskt för anställda som ofta reser på affärsresor.

Hemkommen från en tjänsteresa upprättar och lämnar den anställde en förhandsrapport (blankett nr AO-1). På baksidan av den ska alla utgifter för resenären visas. Dagpenningen visas på en separat rad.Övriga utgifter (betalning för en biljett, betalning för ett hotellrum eller hyrt boende etc.) återspeglas på basis av bifogade biljetter, checkar, kvitton, vederbörligen utförda. Dessa dokument måste följa bestämmelserna i art. 252 i Ryska federationens skattelag. Annars blir det omöjligt för den reste anställde att bekräfta kostnaderna. Även om i speciella fall (till exempel vid förlust av en järnvägsbiljett) utförs sådan återbetalning i praktiken enligt en separat algoritm med förberedelse av handlingar, med tillämpning av certifikat från transportorganisationen, som är motiveringen för kostnaderna.

Förhandsrapporten, vid inlämning till redovisningsavdelningen, undertecknas av resenären (redovisningsskyldig person), därefter finns underskrift av den revisor som kontrollerade rapporten på dokumentet. Därefter undertecknas rapporten Kamrer och godkänd av direktören.

Om en anställd som återvänt från en tjänsteresa inte utnyttjat en del av det utfärdade förskottet, är han skyldig att återbetala resterande belopp till kassan. Detta belopp kan dras från den anställdes nästa lönecheck. Om en anställd på tjänsteresa inte hade tillräckligt med förskottsbetalning för rimliga utgifter och han spenderade sina egna pengar, får han ersättning av arbetsgivaren för sådana utgifter.

För att redovisa avräkningar på tjänsteresor, konto 71 ”Avräkningar med ansvariga personer”, där debiteringen återspeglar de utfärdade beloppen för reseförskottet, och krediten återspeglar den utstationerade medarbetarens utgifter.

Tabell: resekostnadsersättningar

Separata utgifter som återspeglas i förhandsrapporten kanske inte erkänns av arbetsgivaren som motiverade. Dessa belopp dras av från den anställdes lön, eller så ersätter den anställde självständigt beloppet för oredovisade utgifter.

Tabell: omotiverade kostnadskonteringar

På redovisningsavdelningen börjar kontrollen av en affärsresenärs rapport med att bekräfta riktigheten av beräkningen av dagpenning. Dagpenningen multipliceras med antalet arbetsdagar. Dessa dagar inkluderar alltid avresedagen och ankomstdagen. Dessa datum kontrolleras mot biljetterna som bifogas rapporten.

Tidpunkten för avgång och ankomst för transporten spelar ingen roll.

Om tåget avgick den 17 januari kl. 23.50, ska den 17 januari anses vara avresedagen för en tjänsteresa med dagpenning utbetald för denna dag (även om arbetstagaren var på arbetsplatsen under dagen). Och även ankomstdagen från en affärsresa (med dagtraktamente) kommer vi att överväga dagen då affärsresenärens tåg anlände, till exempel klockan 2 på morgonen.

Den utstationerade arbetaren får betalt för alla dagar som tillbringas på vägen.

Dagpenning är också tänkt att betalas ut för helger och helgdagar som kommer under en affärsresa, samt för dagar på resande fot. Utbetalningen av dagtraktamenten påverkas inte av att kostnaden för måltider ingår i biljettpriset (Finansdepartementets skrivelse 2017-03-02 nr 03–03–07/11901).

Kostnader belastar de bokföringskonton som speglar syftet med den anställdes arbete på en tjänsteresa.

Om mervärdesskatten i de handlingar som bifogas förhandsredovisningen är korrekt fördelade (i fakturor, på strikta rapporteringsformulär), hänförs momsen på sådana handlingar till konto 19 och redovisas i budgeten för avdrag.

Kostnaden för resedokumentet (flyg-, buss- eller tågbiljett) ersätts av arbetsgivaren. Vanligtvis koordineras valet av transportkategori av resenären med ledningen, eftersom kostnaden för biljetten också beror på transportkategorin.

Resans längd avtalas av arbetsgivaren och arbetstagaren oberoende av varandra och motiveras av chefens order, och ett resebevis har inte utfärdats sedan 2015 (statsförordning av 2014-12-29).

Tabell: konteringar för redovisning av utgifter för en rest anställd

Om en affärsresenärs resa betalas direkt av arbetsgivaren ska biljetten tas emot på konto 50.3 ”Kassa. Kontantdokument.

Tabell: utstationering för betalning av resehandlingar

Skatteredovisning för resekostnader

ryska skattelag inkluderar inte belopp som erhållits från arbetsgivaren för utgifter för tjänsteresor till inkomsten för den utstationerade arbetstagaren, därför ingår sådana belopp inte i skatteunderlaget för personlig inkomstskatt och försäkringspremier (klausul 2, artikel 422 i skattelagen för ryska federationen och klausul 3 i artikel 217 i Ryska federationens skattelag).

Dessa icke-skattepliktiga belopp inkluderar dokumenterade resekostnader från företagets plats till punkten för slutförandet av affärsresan och tillbaka, samt alla rimliga utgifter i samband med denna resa (boardingkort, flygplatstjänster, bagage).

I de icke skattepliktiga beloppen ingår även utgifter på orten dit arbetstagaren skickats. Detta inkluderar checkar av hotell, checkar för betalning av kommunikationstjänster.

Dagpengar beskattas inte heller, men här sätts ett skattefritt maximum: 700 rubel per dag i Ryska federationen och 2 500 rubel för en affärsresa utanför Ryska federationen. Denna begränsning gäller både personlig inkomstskatt och försäkringspremier (klausul 2, artikel 422 i Ryska federationens skattelag). Ett undantag från en sådan begränsning av dagtraktamenten är socialförsäkringsavgifter "för skador" - för dem anses hela beloppet av dagpenning som fastställts i organisationen vara icke skattepliktigt (FSS brev daterat den 17 november 2011 nr 14– 03–11 / 08–13985).

På samma sätt som dagpenningen beskattas personlig inkomstskatt på betalning för att hyra en bostad i de fall då dokument inte lämnas in (högst 700 rubel per dag i Ryska federationen och högst 2 500 rubel utomlands). Hela beloppet är inte belagt med försäkringspremier här.

Som en del av kostnaderna för beräkning av inkomstskatt beaktas de faktiska resekostnaderna i sin helhet (klausul 12, klausul 1, artikel 264 i Ryska federationens skattelag), inklusive dagpengar. Dessa kostnader bör ingå i de totala kostnaderna.

Undantaget är betalning för service på restaurang, tilläggsservice på hotellrum etc. Sådana utgifter redovisas antingen inte av arbetsgivaren och betalas på den utsända personens bekostnad eller (i överenskommelse med arbetsgivaren) avskrivs som kostnader för företaget, men är föremål för inkomstskatt.

Den allmänna grunden för att acceptera moms för avdrag är att det finns en faktura. För resekostnader kan du acceptera andra dokument med ett tilldelat momsbelopp, till exempel järnvägsbiljetter (klausul 1, artikel 172 i Ryska federationens skattelag).

Från 01.01.2017 tjänster järnväg för transport av passagerare är momsbelagda med en sats på 0% (klausul 9.3 klausul 1 artikel 164 i Ryska federationens skattelag), därför kan moms dras av från betalningen för användning av sängkläder.

Om moms avsätts i biljetten som ett belopp från betalningen för användning av sängkläder och för mattjänster kan moms inte dras av (Finansdepartementets skrivelse daterad 2016-10-06 nr 03-07-11 / 58108). Detta belopp kommer att återspeglas i företagets utgifter som inte är föremål för inkomstskatt.

Video: Verifiering av resekostnader

Ett exempel på bokföring och skatteredovisning för resekostnader

Manager D.V. Petrov arbetar på Alfa LLC i Saratov. Petrov skickades på en affärsresa till Moskva på order av direktören för Alfa LLC daterad den 15 januari 2018 för att förhandla och underteckna ett avtal med leverantören.

Alfa LLC fastställde på order av direktören beloppet för dagpenning för anställdas affärsresor till ett belopp av 1000 rubel per dag.

Petrov fick en förskottsbetalning på 13 400 rubel baserat på följande utgifter:

• biljettpris från Saratov till Moskva och tillbaka - 5200 * 2 = 10400 rubel;

19 januari D.V. Petrov överlämnades till redovisningsavdelningen för Alpha LLC förhandsrapport som inkluderar följande kostnader:

• biljett för resa från Saratov till Moskva 5145 rubel, inkl. Ytterligare tjänster(sängkläder) 218 ​​rubel;
• biljett för resa från Moskva till Saratov 5145 rubel, inklusive ytterligare tjänster (sängkläder) 218 ​​​​rubel;
• dagpenning i tre dagar 1000 * 3 = 3000 rubel.

Det totala beloppet av faktiska utgifter D.V. Petrova, enligt förhandsrapporten, uppgick till 13 290 rubel.

Petrovs utgiftsrapport innehåller bokföringsposter för redovisning av utgifter som han gjort på en affärsresa

Baksidan förhandsrapport D.V. Petrova återspeglar varje kostnadstyp med hänvisning till de bifogade dokumenten (två järnvägsbiljetter).

Petrovs utgiftsrapport (baksidan) beskriver utgiftsbeloppet

Det beskattningsbara beloppet för moms i Petrovs utgifter är endast kostnaden för att använda sängkläder på tåg till ett belopp av 218 * 2 = 436 rubel. Momsbeloppet är 436 / 118 * 18 = 66,51 rubel.

För resekostnader D.V. Petrov, revisorn gjorde poster i bokföringen.

Tabell: konteringar för redovisning av utgifter för en arbetsresearbetare

Efter att ha återvänt från en tjänsteresa rapporterar den anställde till arbetsgivaren om sina utgifter. En revisor måste veta vilken rapport som ska anses vara korrekt upprättad, hur man speglar utgifter i bokföring och skatteredovisning.