Виды бухгалтерских документов и порядок их оформления. Отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете Содержание хозяйственной операции является обязательным реквизитом

Журнал хозяйственных операций Независимо от вида и способа формирования, все без исключения хозяйственные операции содержатся в журнале операций, который представляет собой удобный инструмент для их просмотра, редактирования и вывода на печать. Чтобы открыть журнал

Требования и допущения в бухгалтерском учете.

При выборе способов ведения бухгалтерского учета в организации руководствуются следующими допущениями и требованиями.

К допущениям относятся:

1. Имущественная обособленность организации, т.е. имущество и обязательства организации существуют обособленно от имущества и обязательств собственника.

2. Непрерывность деятельности организации, т.е. организация будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем и у нее отсутствуют намерения и необходимость ликвидации или существенного сокращения деятельности.

3. Последовательность применения учетной политики от одного отчетного года к другому.

4. Временная определенность фактов хозяйственной деятельности, т.е. факты хозяйственной деятельности относятся к тому отчетному периоду (и, следовательно, отражаются в бухгалтерском учете), в котором они имели место, независимо от времени поступления денежных средств, связанных с этими фактами.

К требованиям относятся:

1. Полнота отражения фактов хозяйственной деятельности.

2. Своевременность отражения фактов хозяйственной деятельности.

3. Осмотрительность, т.е. большая готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская скрытых резервов.

4. Приоритет содержания перед формой (т.е. оценивать факты хозяйственной деятельности не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания).

5. Непротиворечивость, т.е. тождественность данных по аналитическим и соответствующим им синтетическим счетам.

6. Рациональность.

Документирование хозяйственных операций определено Федеральным законом «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

Факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным документом, составленным в момент свершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах, могут утверждаться организацией самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

· наименование документа;

· дату составления;

· наименование организации, от имени которой составлен документ;

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления;

· личные подписи и их расшифровки;

При необходимости в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время(чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, на принтере).

Утрата первичного документа или неправильное его составление ведет к искажению и неполному отражению хозяйственной деятельности, что является недопустимым. Так как документирование хозяйственных операций стоит начальным этапом в учетном процессе, то полнота, своевременность и достоверность бухгалтерского учета напрямую зависит от качества составления первичных документов.

Классификация документов.

Документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, называются первичными.

По назначению первичные документы подразделяются на:

· организационно-распорядительные;

· оправдательные;

· комбинированные;

· документы бухгалтерского оформления.

Организационно-распорядительные документы содержат задание или разрешение на проведение операции (приказы, распоряжения, доверенности и др.). Состав и требования к оформлению таких документов определяются Госстандартом России. Информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения операции(накладные, приходные ордера, авансовые отчеты, акты приемки-передачи и т.п.). Информация, содержащаяся в них, заносится в регистры бухгалтерского учета.

Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных и оправдательных документов (платежная ведомость, расходный кассовый ордер и др.).

Их информация также является предметом бухгалтерского учета.

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером. Это различного рода расчеты, справки, пояснительные записки. Данные этих документов заносятся в регистры учетные регистры.

Формы первичных документов унифицированы и утверждены Госкомстатом России (за исключением документов по банковским операциям, которые устанавливаются Банком России).

Унифицированные первичные документы могут быть представлены по разделам учета:

· кассовые операции (приходный кассовый ордер – КО-1, расходный кассовый ордер КО-2, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров КО-3 и т.д.);

· расчетный счет (платежное поручение- 0401060, платежное требование-0401061 и т.д.);

· расчеты по оплате труда (расчетно-платежная ведомость Т-49, расчетная ведомость Т-51, лицевой счет Т-54 и др.);

· учет товаров (акт о приемке товаров ТОРГ-1, товарная накладная ТОРГ-11 и др.);

· и другие документы.

В отдельную группу следует выделить учетные регистры бухгалтерского учета.

Схема документооборота и его организация.

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов определен в Федеральном законе «О бухгалтерском учете».

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

1. По форме заполнения (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов).

2. По существу (законность и целесообразность выполненных операций).

3. Проверка арифметических подсчетов.

После проверки документ принимается к бухгалтерскому учету:

1. Проводится группировка документов – подбор однородных документов, при необходимости составляется сводный документ.

2. Проводится таксировка – подсчет денежной оценки материальных ценностей, указанных в документах.

3. Проводится контировка – запись корреспондирующих счетов по каждой операции, отраженной в документах.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь соответствующую отметку.

Например, кассовые ордера, операции по которым выполнены, должны иметь отметку «Получено» или «Оплачено», чтобы исключить возможность их вторичного использования. После обработки документов в учетных регистрах делаются соответствующие проводки, а сами документы вместе с учетными регистрами в течение года хранятся в бухгалтерии предприятия, а затем передаются в архив.

Движение документа с момента его составления или с момента поступления в организацию до сдачи его в архив называется документооборотом. А чтобы документооборот был оптимальным для предприятия, главным бухгалтером разрабатывается и составляется график документооборота, который утверждается руководителем предприятия.

В графике документооборота отражается следующая информация:

· наименование документов;

· перечень исполнителей;

· сроки поступления документов в бухгалтерию;

· сроки их обработки в бухгалтерии;

"Бухгалтерский учет", N 6, 1999
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ
КАК ОСНОВА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
Значение документации в бухгалтерском учете. Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:
- формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;
- обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
- своевременное предупреждение негативных явлений в финансово - хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.
Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственной операции (их юридическая доказательность).
Если в организации не создана система организации и ведения первичного учета, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.
Что касается документирования хозяйственных операций с точки зрения действующего законодательства, то согласно ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов. При этом первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Таким образом, очевиден один из основных принципов ведения бухгалтерского учета - хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).
Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учета с нарушением установленного законом порядка. В данном случае таким нарушением является невыполнение требований, предписанных п.п.1 и 2 ст.9 указанного Закона и касающихся документального оформления совершенных хозяйственных операций.
Требования, предъявляемые к первичной учетной документации. Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. К основным требованиям, предъявляемым к первичной учетной документации, относятся следующие:
- к учету принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. В процессе осуществления финансово - хозяйственной деятельности для оформления совершенных хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов, утверждаемые Государственным комитетом Российской Федерации по статистике в установленном порядке. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учетных регистров, которых нет в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации и альбомах отраслевых специализированных форм документов (например, торгово - закупочные акты на приобретение материалов у физических лиц). Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм, при условии сохранения основных реквизитов без изменений;
- первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.
Кроме перечисленных обязательных реквизитов, в первичной учетной документации могут указываться и дополнительные реквизиты, характер которых определяется содержанием той или иной операции и назначение которых состоит в усилении контрольного, познавательного и оперативного значения документов;
- первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях - непосредственно после ее окончания;
- в первичных документах должны быть отражены все необходимые сведения, позволяющие точно установить содержание и условия совершения операций, т.е. возникает необходимость заполнения всех реквизитов, предусмотренных формой документов;
- исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений;
- заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
Классификация первичных учетных документов. Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам.
По назначению:
распорядительные - документы, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет);
оправдательные - документы, содержащие информацию об исполнении распоряжения (авансовый отчет);
бухгалтерского оформления - документы, которые служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет начислений с оплаты труда);
комбинированные - документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления (расчетно - платежная ведомость на оплату труда).
По содержанию хозяйственных операций:
материальные - документы, служащие для оформления операций по движению товарно - материальных ценностей (приходный ордер);
денежные - документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное поручение);
расчетные - используемые для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам (счет - фактура).
По объему отраженных операций:
первичные - документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера);
сводные - документы, предназначенные для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира).
По способу использования:
разовые - документы, используемые для оформления однократной хозяйственной операции (накладная - требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов);
накопительные - используются для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций (лимитно - заборная карта).
По числу учитываемых позиций:
однострочные - документы, содержащие одну учетную позицию;
многострочные - документы, содержащие две и более учетные позиции (расчетно - платежная ведомость).
По месту составления:
внутренние - документы, составленные в самой организации для оформления внутренних хозяйственных операций (доверенность на получение товарно - материальных ценностей);
внешние - документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими контрагентами (платежные требования - поручения).
По способу заполнения:
заполняемые вручную;
заполняемые при помощи средств вычислительной техники.
Кроме того, все перечисленные виды учетной документации можно условно сгруппировать по следующим признакам:
организационно - распорядительные - документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно - эксплуатационной деятельностью. Данные документы составляются органами управления организации;
финансово - расчетные - документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации;
документы по снабжению и сбыту - материальные документы.
Обработка первичных документов в бухгалтерии. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших первичных документов по форме, арифметическая проверка и проверка по существу.
Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы и все реквизиты документа заполнены.
Арифметическая проверка предназначена для выявления ошибок, которые могли возникнуть при заполнении документа. Если ошибки допущены в документах, служащих для оформления кассовых операций (приходные и расходные кассовые ордера), и банковских документах (чеках, платежных поручениях и др.), то данные документы к учету не должны приниматься, а подлежат составлению заново независимо от характера ошибки, поскольку исправления в кассовых и банковских документах запрещены.
Проверка по существу необходима для того, чтобы установить законность и целесообразность совершаемой хозяйственной операции.
Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно - материальных и других ценностей, к исполнению приниматься не должны. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.
Документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).
Организация документооборота. В процессе осуществления хозяйственной деятельности организация имеет дело со многими первичными документами. Порядок их обработки и движения в организации с момента их создания или получения до сдачи в архив осуществляется на основании утвержденного в организации документооборота. Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой организацией учетной политики.
Для рациональной организации документооборота в организации должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота.
Работники производственных подразделений и функциональных служб организации заполняют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждый исполнитель получает выписку из графика. В ней перечисляются первичные документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления в подразделения организации.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, качественное заполнение документов, достоверность сведений, содержащихся в них, и своевременную передачу документов для отражения данных в бухгалтерском учете несут лица, подписавшие документ.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. Согласно п.3 ст.7 Федерального закона "О бухгалтерском учете" требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.
Порядок изъятия первичных учетных документов налоговыми органами. Первичные документы изымаются на основании мотивированного постановления должностного лица. Изъятие документов в обязательном порядке производится в присутствии понятых лиц и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества изымаемых документов.
В тех случаях, когда для проведения конкретных мероприятий недостаточно выемки копий документов и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо вправе изъять подлинные документы в порядке, предусмотренном ст.94 Налогового кодекса Российской Федерации.
Подписано в печать А.В.Луговой
20.05.1999 Главный бухгалтер