Журнал регистрации хозяйственных операций онлайн. Документирование хозяйственных операций. Факт совершения хозяйственной операции

Дата

Дебет

счет

Кредит

счета

Сумма

(в рублях)

Наименование проводки

Документы

Расшифровка факта хозяйственной жизни

Поступил и оприходован товаров от поставщика 1

Накладная, доверенность

Счет-фактура

Найден партнер, заключен договор, на основании договора проведена поставка товара за минусом НДС

Накладная, доверенность

Счет-фактура

Найден партнер, заключен договор, на основании договора проведена поставка товара, товар поступил по цене, включающей НДС 18%, НДС принят к учету, как входящий

Акт приемки-передачи

Счет-фактура

Найден партнер,который занимается разгрузкой-погрузкой, заключен договор, получены услуги на основании договора и акта-приемки-передачи за минусом НДС

Оприходованы услуги по разгрузке товара

Принят к учету НДС

Акт приемки-передачи

Счет-фактура

Найден партнер, который занимается разгрузкой-погрузкой, заключен договор, получены услуги на основании договора и акта-приемки-передачи, НДС принят к учету

Произведена оплата по договору поставки, в том числе НДС -

Накладная, доверенность

Счет-фактура Платежное поручение

Найден партнер, с которым был заключен договор, на основании договора, была произведена доставка товара, которая оплачена через расчетный счет организации. Банком заключен договор расчетно-кассового обслуживания.

Произведена оплата по договору оказания услуг, в то числе НДС -

Акт приемки-передачи

Счет-фактура

Платежное поручение

Найден партнер,который занимается разгрузкой-погрузкой, заключен договор, получены услуги на основании договора и акта-приемки-передачи, которые оплачен через расчетный счет. Банком заключен договор расчетно-кассового обслуживания.

Найдено помещение для склада, заключен договор аренды, по договору аренды услуги принимаются к учету ежемесячно, в сумме оказания услуг без НДС.

Договор, акт приемки-передачи, счет –фактура

Найдено помещение для склада, заключен договор аренды, по договору аренды услуги принимаются к учету ежемесячно, в сумме оказания, НДС учтен как входящий.

Произведена оплата аренды

Найдено помещение для склада, заключен договор аренды, по договору аренды услуги принимаются к учету ежемесячно. На основании платежного поручения и договора на расчетно-кассовое обслуживание осуществляется оплата аренды склада.

Отнесены расходы по аренде офиса

Договор, акт приемки-передачи, счет-фактура.

Найдено помещение для офиса, заключен договор аренды, по договору аренды услуги принимаются к учету ежемесячно в сумме оказания услуг без НДС.

Договор, акт приемки-передачи, счет –фактура

Найдено помещение для офиса, заключен договор аренды, по договору аренды услуги принимаются к учету ежемесячно, в сумме оказания, НДС учтен как входящий.

Произведена оплата аренды

Договор, акт приемки-передачи, счет –фактура, плат поручение

Найдено помещение для офиса, заключен договор аренды, по договору аренды услуги принимаются к учету ежемесячно. На основании платежного поручения и договора на расчетно-кассовое обслуживание осуществляется оплата аренды офиса.

Отнесены на расходы услуги транспортной компании

Договор, акт приемки-передачи, счет-фактура.

Найдена транспортная компания, с который был заключен договор об оказании транспортных услуг, по договору ОТУуслуги принимаются в момент предоставления услуг на основании акта приемки-передачи, в сумме оказания услуг без НДС.

Договор, акт приемки-передачи, счет –фактура

Найдена транспортная компания, с который был заключен договор об оказании транспортных услуг, по договору ОТУ услуги принимаются в момент предоставления услуг на основании акта приемки-передачи, в сумме оказания услуг, НДС исчислен и учтен как входящий.

Произведена оплата транспортной компании

Договор, акт приемки-передачи, счет –фактура, плат поручение

Найдена транспортная компания, с который был заключен договор об оказании транспортных услуг, по договору ОТУ услуги принимаются в момент предоставления услуг на основании акта приемки-передачи в сумме оказанных услуг. Оплата производится по условиям договора в момент предоставления услуги на основании акта приемки-передачи. На основании платежного поручения и договора на расчетно-кассовое обслуживание осуществляется оплата транспортных услуг

Штатное расписание, табель учета раб. времени, ведомость по начислению ЗП, личные карточки по исчислению ЗП

Приглашен на работу сотрудник согласно штатному расписанию, с ним заключен трудовой договор, на основании отмеченного в табеле отработанного рабочего времени начислена ЗП продавцам и работникам складов, которая отражена в ведомости по начислению ЗП.

Карточки по исчислению ЗП, ведомость для исчисления взносов.

Приглашенному на работу сотруднику на основании ТК РФ обеспечены соц. гарантии в виде взносов в соц. внебюджетные фонды: СФ РФ, ПФР, ФОМС. Исчисляются в процентах, установленных законодательством РФ.

Начислена заработная плата управленцам

Штатное расписание, табель учета раб. времени, ведомость по начислению ЗП, личные карточки по исчислению ЗП

Приглашен на работу сотрудник согласно штатному расписанию, с ним заключен трудовой договор, на основании отмеченного в табеле отработанного рабочего времени начислена ЗП управленцам, которая отражена в ведомости по начислению ЗП.

Начислены соц. взносы от ЗП управленцев

Карточки по исчислению ЗП, ведомость для исчисления взносов.

Приглашенному на работу сотруднику на основании ТК РФ обеспечены соц. гарантии в виде взносов в соц. внебюджетные фонды: СФ РФ, ПФР, ФОМС. Исчисляются в процентах, установленных законодательством РФ.

Отгружены товары покупателю

Договор, накладная, счет-фактура,

Найден покупатель, с ним заключен договор поставки товаров. Товары отгружены на основании накладной, доверенности лица, получающего товар.

Исчислен НДС в бюджет

Счет-фактура

Найден покупатель, с ним заключен договор поставки товаров. Товары отгружены на основании накладной, доверенности лица, получающего товар. Исчислен НДС в бюджет на основании счета-фактуры, которая предоставлена в течение пяти дней.

Справка-расчет бухгалтера

На счете 41 сформирована себестоимость товаров, которая за отчетный период перенесена на 90_2 расходы по себестоимости.

Отражена себестоимость в части расходов на продажу

Справка-расчет бухгалтера

На счете 44 сформирована себестоимость расходов на продажу, которая за отчетный период перенесена на 90_2 расходы по себестоимости

Справка-расчет бухгалтера

На счете 26 сформирована себестоимость управленческих расходов, которая за отчетный период перенесена на 90_2 расходы по себестоимости

Выявлен финансовый результат

Справка-расчет бухгалтера

По кредиту 90 отражается доход, вкл НДС. По дебету 90_3 сумма НДС отражается как исчисленная в бюджет. По дебету 90_2 формируется себестоимость за отчетный период. Разница между дебетом и кредитом дает финансовый результат. По дебету 90_9 положительный финансовый результат.

Исчислен налог на имущество

Справка-расчет бухгалтера,

декларация

По данным бухгалтерского учета производится расчет налога на имущество, который отражается в налоговой декларации и относится на прочие расходы.

Отнесен на финансовый результат - отрицательный

Справка-расчет бухгалтера

По данным бухгалтерского учета производится расчет налога на имущество, который отражается в налоговой декларации и относится на прочие расходы. Исчисленный налог на имущество уменьшает финансовый результат.

Номер проводки

наименование

Номер проводки

наименование

Поступил и оприходован товаров от поставщика 1, принят к учету НДС

Учтен входящий НДС в расчете

Оприходованы услуги по разгрузке товара

Принят к учету НДС

Отнесены расходы по аренде учтен НДС

Отнесены расходы по аренде учтен НДС

Исчислен и отнесен НДС по оказанию транспортных услуг

Номер проводки

наименование

Номер проводки

наименование

Отнесены расходы по аренде на затраты

Отнесены на расходы услуги транспортной компании

Начислена заработная плата продавцам и работникам складов

Начислены соц. взносы от ЗП продавцам и работникам складов

Номер проводки

наименование

Номер проводки

наименование

Исчислен НДС в бюджет

Отгружены товары покупателю

Отражена себестоимость в части себестоимости товаров

Отражена себестоимость в части расходов на продажу

Отражена себестоимость в части управленческих расходов

Деятельность хозяйствующего субъекта состоит из определенных последовательных событий, которые оказывают влияние на формирование итогового материального результата работы. Рассмотрим в статье типы хозяйственных операций в бухгалтерском учете, их отражение на счетах в проводках.

Общие понятия хозяйственных операций

Хозяйственная операция заключается в определенном действии, отражающем данные о расчетах, изменениях состава собственных средств, источниках их формирования. На ее основании бухгалтером составляется проводка. Операция признается совершенной только при наличии подтверждающих документов.

Каждое хозяйственное действие изменят либо размер имущества, либо величину и состав источников его формирования, либо два показателя одновременно. Их уменьшение или увеличение одинаково влияет на итоговую сумму актива и пассива баланса.

Основные этапы работы организации

В ходе деятельности предприятия можно выделить 3 процесса, которые учитываются отдельными операциями:

1. Снабжение - учитывается поступление ТМЦ от сторонних компаний, погашение транспортных и заготовительных расходов.
2. Производство - ТМЦ отпускаются в производство, начисляется зарплата, налоги.
3. Реализация - фиксируется полученная выручка от продажи товаров (оказания услуг) контрагентам, списание соответствующих издержек, определяется прибыль.

Итоги актива (средства в обороте и внеоборотные) и пассива (капитал, резервы, обязательства) именуются валютой баланса.

Типы бухгалтерских операций

В зависимости от взаимодействия активов и источников выделяют 4 типа операций.

• Активные - влияют на состав средств, т. е. на актив баланса, не затрагивая итоги. К ним относятся действия по использованию ТМЦ, ликвидации задолженности дебиторов, поступлению денег с банковского счета в кассу, выдаче денег под отчет и т. д.

Первый вид изменений отражается формулой:

А + ΔИ – ΔИ = П, где

А - актив баланса;

П - пассив;

ΔИ - изменение в имуществе вследствие хозяйственного действия.

• Пассивные операции влияют на источники образования активов, т. е. на пассив баланса. Итог постоянен. К таким операциям относятся: удержания из заработка, формирование резервов или начисление дивидендов из прибыли к распределению, пополнение уставного фонда из средств добавочного и т. д.

Данный тип операций можно отразить так:

А = П + ΔИ – ΔИ.

• Активно-пассивные увеличивающие - увеличивают актив, пассив и валюту на идентичную сумму. К ним относятся: погашение долга по вкладам в уставный фонд, начисление износа основных средств, авансы покупателей, получение заемных средств и т. д.

Этот вид операций выглядит так:

А + ΔИ = П + ΔИ.

• Активно-пассивные уменьшающие - уменьшают актив, пассив и итог баланса на одинаковую величину. Это выплата заработка, оплата задолженности кредиторам.

А – ΔИ = П – ΔИ.

Пример 1. Операция 4-го типа

На основании платежек и выписок банка поставщику перечислено 214 тыс. р. за полученные материалы. Итогом операции будет изменение в двух статьях: в активе уменьшится сч. 51 на 214 тыс. р., в пассиве уменьшится сч. 62 на 214 тыс. р. Итоги актива и пассива изменились на равную сумму. Тождество баланса сохранилось.

Рассмотрение четырех видов хозяйственных операций привело к следующим выводам:

• Каждый факт деятельности отражается минимум в двух статьях баланса;
• Изменения в активе (типы 1, 2) не меняют валюту документа;
• Изменения актива и пассива (типы 3, 4) меняют валюту на тождественную сумму;
• Любые операции сохраняют равенство итогов баланса.

Таблица. Примеры проводок по типам операций.

Как определить тип операции?

Чтобы понять, к какому из четырех рассмотренных выше видов относится операция, нужно определить, какие счета участвуют в проводке, и что происходит с валютой баланса.

Особенности отражения бухгалтерских проводок

Каждое производственное действие обязательно имеет документальное отражение. Изменения, возникающие от операции, имеют двойственную природу и происходят в двух взаимосвязанных учетных объектах. Характерной чертой операции является то, что она показывается на счетах дважды: в дебете и кредите. Данная зависимость представляет собой корреспонденцию счетов.

Операции отражают на счетах в момент их возникновения, т. е. по мере их совершения. Двойная запись раскрывает противоположную сущность счетов актива и пассива, связывая их с формой баланса. Слева отражают остатки имущества (дебетовые), справа - источников его появления (кредитовые).

Корсчета и баланс образуют единую систему, связанную двойной записью, которая основана на трех принципах:

• Двойственность отражения;
• Фиксация сумм по Дт и Кт счетов;
• На обоих счетах изменения показаны в тождественной сумме.

Для контроля регистрация действия в учете повторяется дважды. Первостепенно она отражается как подтвержденный документами свершившийся факт, затем - распределением сумм по корсчетам.

Пример 2. Составление проводки

Рассуждения:

Изменения коснулись двух счетов: сч. 10 - увеличились остатки ТМЦ и сч. 60 - вырос долг перед поставщиком.

Сч. 10 - активный, учитывает имуществ, рост ставится в Дт;

Сч. 60 - пассивный, рост - по Кт.

Увеличение актива и пассива соответствует операциям третьего типа. Проводка записывается так: Дт 10 Кт 60.

Документальное подтверждение записей

Записи на счетах производятся по документам, поэтому все поступившие бухгалтеру бумаги подлежат обработке. Документы установлены для однородных групп операций. По каждому действию в них составляют корреспонденцию счетов. Текст с указанием корреспонденции и суммы называется проводкой. Составляют ее непосредственно на документе, в ведомости, специальном журнале.

Для облегчения занесения данных каждому счету присвоен номер. Контрольная функция двойного занесения информации состоит в проверке равенства оборотов по дебету и кредиту за период. Неравенство говорит о наличии ошибки в проводке. Познавательная функция двойной регистрации состоит в том, что по корсчетам легко сформулировать содержание операции.

Пример 3. Формулировка содержания корсчетов

Дана запись: Дт 69 Кт 51 на сумму 15 300 р.

Расшифровка:

Дт сч. 69 - пассивный, фиксируется уменьшение источников образования средств компании;

Кт сч. 51 - активный, стоимость средств снижается.

Значения на этих счетах снижаются, значит, операция принадлежит к четвертому типу.

Основные проводки баланса

Проводки по некоторым хозяйственным действиям представлены в таблице.

Ответы на вопросы про хозяйственные операции

Вопрос №1. Что такое сложная проводка?

Это запись, отражающая действие, которое основано на сочетании минимум трех счетов: нескольких дебетовых с одним кредитовым или наоборот.

Вопрос №2. Как учитываются издержки по аренде?

Вопрос №3. Для чего нужен журнал учета хозяйственных операций?

В нем каждый факт работы компании превращается в проводку, указывающую корреспонденцию счетов и сумму.

Вопрос №4. В каком порядке учитывают хозяйственные действия?

Сначала их регистрируют по подтверждающим бумагам согласно календарной очередности, затем в определенном порядке заносят в регистры учета в корреспонденции счетов.

Вопрос №5. Что такое контировка?

Это написание непосредственно на документе корсчетов исходя из его содержания перед регистрацией проводки в учете.

Итак, каждая операция в бухгалтерии приводит к изменению в составе средств фирмы и источниках образования: капитале, резервах, обязательствах. Операция подтверждается документально, регистрируется соответствующей проводкой и впоследствии фиксируется в учетных регистрах.

Книга учета фактов хозяйственной деятельности предназначена для регистрации в ней хозяйственных операций малыми предприятиями. В нашей статье мы рассмотрим, на что обратить внимание при ее заполнении.

Кто использует книгу учета фактов хозяйственной деятельности

Малое предпринимательство в РФ набирает обороты. С каждым годом людей, желающих отделиться от больших компаний-работодателей и начать свой бизнес, становится больше. Государство поощряет такие начинания и дает малым предприятиям (МП) не только налоговые льготы, но и возможность вести бухучет более простым способом, чем это делают крупные предприятия.

Например, МП с количеством ежемесячных хозяйственных операций не более 30, не занимающиеся производством и не выполняющие затратные работы, имеют право вести учет, используя книгу учета фактов хозяйственной деятельности . Она сочетает в себе синтетический и аналитический учет счетов, используемых МП, дает возможность учитывать операции на каждом из них.

По данным, собранным в книге, есть возможность узнать, имеет ли МП имущество, природу его появления, составить бухгалтерскую отчетность.

ВНИМАНИЕ! Вместе с формой № К-1 МП необходимо заполнять ведомость учета зарплаты (форма № В-8, утвержденная приказом Минфина РФ от 21.12.1998 № 64н).

Как не ошибиться при составлении отчетности МП, читайте в статьях:

Пример заполнения книги учета хозяйственных операций

Форма книги учета для малого бизнеса (№ К-1) представлена в приложении № 1 к приказу Минфина РФ «О Типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства» от 21.12.1998 № 64н. Ее можно скачать на нашем сайте.

МП может заполнять книгу ежемесячно, т. е. заводить отдельную книгу на каждый месяц, или вести одну в течение всего отчетного периода. Если книга будет одна на весь период, то ее нужно пронумеровать, прошить, на последней странице проставить количество листов. Руководитель и ответственный за ведение учета заверяют эти данные своими подписями и печатью МП (если она есть).

Первой строкой в книге учета фактов хозяйственной деятельности вписывают суммы остатков на начало отчетного периода по каждому имеющемуся обязательству.

Все документы, подтверждающие факты деятельности МП, собирают и в хронологическом порядке вносят в книгу. Все суммы по каждой операции отражаются с помощью двойной записи в графах «дебет» и «кредит» счета, соответствующего виду операции, и эта же сумма ставится в графе 4 «сумма». Чтобы было несложно обосновать содержание статей баланса, нужно все занесенные данные подробно расписывать, заполняя графы 2 и 3.

В конце месяца нужно подвести итоги по Дт и Кт каждого счета. Как только это будет сделано, можно по каждому из них выводить конечное сальдо.

Итоги

Для МП существует немало льгот, и одна из них — право вести упрощенный бухучет. Но не нужно забывать о том, что он так же, как и обычный, требует кропотливого сбора первичных документов и их хронологического отражения на страницах книги учета фактов хозяйственной деятельности.

Условие задачи

журнал хозяйственная операция

Решить сквозную задачу посредством регистрации фактов текущей финансовой и инвестиционной деятельности организации в Журнале хозяйственных операций, обобщить их на счетах бухгалтерского учета, составитьоборотно-сальдовую ведомости, а также заполнить форму бухгалтерской отчетности «Бухгалтерский баланс» и «Отчет о прибылях и убытках» на примере общества с ограниченной ответственностью «Ромашка» (далее - ООО «Ромашка»).

Методической основой сквозной задачи являются нормативные документы, действующие в области бухгалтерского учета.

Факты хозяйственной деятельности приводятся за первый квартал 2011 г. Начальные остатки по счетам бухгалтерского учета сформированы на 31 декабря 2010 г. В условии задачи приводится выписка из учетной политики ООО «Ромашка», в которой установлены варианты учета отдельных активов и обязательств организации. В процессе решения задачи можно использовать действующий План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации, который представлен в табл. 2.

Для решения задачи необходимо:

• 1. Указать корреспонденцию счетов по фактам хозяйственной деятельности в Журнале хозяйственных операций (табл. 4).
• 2. Открыть синтетические счета (образцы приводятся в Приложении 1), отразить сальдо начальные по данным остатков на 31 декабря 2010 г. (табл. 3) и операции за первый квартал 2011 г., определить обороты и сальдо конечные.
• 3. Произвести расчет первоначальной стоимости здания, принятого в эксплуатацию в первом квартале 2011 г. и предназначенного для последующей сдачи в аренду (Приложение 2).
• 4. Определить величину налога на добавленную стоимость (НДС), подлежащего возмещению из бюджета по оприходованным объектам учета, произвести расчет налога на имущество и налога на прибыль за первый квартал 2011 г. В целях упрощения задачи расчет налоговых платежей выполняется в произвольной форме.
• 5. Определить и списать сальдо прочих доходов и расходов на финансовые результаты (Приложение 3).
• 6. Составить на основании данных счетов оборотно-сальдовую ведомость (Приложение 4), а затем бухгалтерский баланс с указанием данных на начало года и 31 марта 2011 г. (Приложение 5) и отчет о прибылях и убытках за первый квартал 2011 г. (Приложение 6). В указанных приложениях приведены формы отчетности, рекомендованные приказом Минфина РФ № 67н от 22 июля 2003 г. (в ред. от 18 сентября 2006 г.). Отчетные формы можно представить на отдельных бланках соответствующих форм.

В процессе решения практической задачи необходимо исходить из следующих условий:

• 1) предметом деятельности организации является операционная аренда;
• 2) в соответствии со ст. 12 Федерального закона «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» № 212-ФЗ от 24 июля 2009 г. с 1 января 2011 г. применяются следующие тарифы страховых взносов:
  • *в Пенсионный фонд Российской Федерации - 26%;
  • *в Фонд социального страхования Российской Федерации - 2, 9%;
  • *в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования: с 1 января 2011 г. - 3, 1%, с 1 января 2012 г. - 5, 1%;
  • *в территориальные фонды обязательного медицинского страхования: с 1 января 2011 г. - 2%, с 1 января 2012 г. - 0%.

Порядок применения тарифов страховых взносов в Пенсионный фонд РФ для всех страхователей (за исключением отдельных категорий страхователей, для которых установлены пониженные тарифы страховых взносов) приведен в табл. 1. Все сотрудники ООО «Ромашка» попадают в категорию лиц «1967 г. рождения и моложе».

Таблица 1

Тарифы страховых взносов в Пенсионный фонд РФ в 2011 г., %

Необходимо также принимать во внимание, что для организаций - плательщиков страховых взносов база для начисления страховых взносов в отношении каждого физического лица в 2011 г. устанавливается в сумме, не превышающей 463 000 руб. нарастающим итогом с начала расчетного периода. С сумм выплат и иных вознаграждений в пользу физического лица, превышающих 463 000 руб. нарастающим итогом с начала расчетного периода, страховые взносы не взимаются. Предельная величина базы для начисления страховых взносов подлежит ежегодной (с 1 января соответствующего года) индексации в соответствии с ростом средней заработной платы. Размер индексации определяется Правительством РФ.

В ООО «Ромашка»:

• *превышение предельного значения выплат физическим лицам не допускалось;
• * составляют 0, 2%;
• *основные средства, которые не признаются объектом налого-обложения при исчислении налога на имущество, отсутствуют. Налог на имущество исчисляется с использованием норм главы 30 Налогового кодекса РФ, налоговая база определяется в соответствии со ст. 376 НК РФ, налоговая ставка составляет 2, 2%;
• *для упрощения решения задачи допускается, что величина налогооблагаемой прибыли соответствует прибыли, исчисленной по данным бухгалтерского учета. ?

Выписка из учетной политики ООО «Ромашка» на 2011 г. положений, используемых при решении задачи

«2. 1. Объекты недвижимости, по которым закончены капитальные вложения, оформлены соответствующие первичные учетные документы по приемке-передаче, документы переданы на государственную регистрацию и фактически эксплуатируемые, принимаются к бухгалтерскому учету в качестве основных средств.

• 2. 2. Начисление амортизации объектов основных средств производится линейным способом.
• 2. 3. Фактическая себестоимость приобретения материалов формируется на счете 10 «Материалы» (без использования счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»).
• 2. 4. Учет затрат и исчисление себестоимости услуг по операционной аренде организуется непосредственно на счете 20 «Основное производство».
• 2. 5. Общехозяйственные расходы, учтенные на счете 26, по окончании отчетного периода полностью списываются на счет 90 «Продажи».

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации

2. 6. ООО «Ромашка», являясь субъектом малого бизнеса, в соответствии с положениями учетной политики не применяет ПБУ 18/02... «

Таблица 2

Таблица 3

Журнал хозяйственных операций за I квартал 2012 г.

Документирование всех процессов, происходящих в хозяйственной жизни компании, является одной из главных задач бухгалтера. Для этих целей используется журнал хозяйственных операций, а также другие бухгалтерские регистры. Какие именно и как их правильно заполнять, подскажет эта статья.

Любое событие в хозяйственной деятельности организации обязательно должно быть оформлено первичным документом (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Этот постулат все бухгалтеры знают с самых первых минут обучения. Без документирования ничего принимать к учету нельзя, поэтому документирование хозяйственных операций в бухгалтерском учете является тотальным и непрерывным.

На основании полученных из «первички» данных бухгалтер заполняет специальные регистры: журналы-ордера, ведомости и главную книгу. Данные из них служат для составления финансовой отчетности и бухгалтерского баланса, который и является итогом работы бухгалтерии за отчетный период. Какие нормы законодательства требуют постоянно исполнять документирование хозяйственных операций и ведение бухгалтерского учета, какие нюансы нужно учитывать? Будем разбираться на одном простом примере.

Факт совершения хозяйственной операции

Общество с ограниченной ответственностью «Весна» купило для производственных нужд 3 банки автомобильной краски за 1200 рублей (400 руб. за шт.) по безналичному расчету. Для того чтобы бухгалтерия признала факт этой покупки, уполномоченный работник по этой сделке должен предоставить в бухгалтерию для документирования:

1. Договор купли-продажи в письменной форме с указанием стоимости товара, если компания, у которой купили краску, занимается оптовыми поставками (). При розничной покупке договор не обязателен.
2. Товарную накладную по форме ТОРГ-12, предназначенную для документирования операций по продаже товаров. Бланк накладной вместе с указаниями по ее заполнению утвержден Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 . Первый экземпляр формы ТОРГ-12 остается у организации-продавца, реализующей товарно-материальные ценности, и также является основанием для учета бухгалтерией списания ТМЦ. Второй экземпляр получает организация-покупатель, именно на основании его бухгалтерия может оприходовать ТМЦ, в нашем примере краску.
3. Счет-фактуру (если организация-продавец краски является плательщиком НДС). Счет-фактура — это самый важный и основной документ, на основании которого ООО «Весна» имеет право принять к вычету НДС, уплаченный компании-поставщику (п. 1 статьи 169 Налогового кодекса РФ). Счет-фактура является формой налогового учета и применяется исключительно для целей правильного исчисления и уплаты НДС, но этот вид учета также осуществляет бухгалтер, а суммы налогов подлежат разнесению на счетах бухучета наравне с другими суммами.
4. Платежное поручение об оплате организации-поставщику 1200 рублей за полученную краску. При безналичном расчете применяется именно этот документ. Если бы ООО «Весна» купило краску за наличный расчет, то документами об оплате являлись бы квитанция к приходному кассовому ордеру и чек ККТ (п. 1 статьи 252 НК РФ , Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и(или) расчетов с использованием платежных карт»).

Реквизиты первичных документов

Из приведенного списка видно, что главной формой, на основании которой бухгалтер может смело оприходовать, задокументировать и оплатить краску, является накладная ТОРГ-12. Выглядеть в заполненном виде ее часть, которая касается непосредственно оприходования товара, будет так:

Эта накладная, как и остальная «первичка», имеет обязательные реквизиты, наличие и правильность заполнения которых должен проверить бухгалтер, прежде чем принять документ в работу. К таким реквизитам, в частности, относятся:

• наименование формы и ее код по Общероссийскому классификатору управленческой деятельности (ОКУД) в правом верхнем углу. Этот код необходим только для унифицированных форм. Если бланк разработан самостоятельно, этого реквизита в нем может не быть;

• номер документа и дата его составления. Эти реквизиты важны для документирования, так как позволяют точно определить время совершения сделки. Обычно дату пишут арабскими цифрами: вначале день и месяц, представленные двумя парами цифр, разделенными точкой, затем год четырьмя цифрами;

• название компании-поставщика (покупателя), от имени которой составлена форма. А также ее адрес и реквизиты;

• содержание хозяйственной операции, которое должно соответствовать типу и названию формы. Например, накладная ТОРГ-12 предназначена для передачи товарно-материальных ценностей сторонним организациям, и с ее помощью невозможно оформить никакую другую хозяйственную операцию;
• измерители события, которые могут быть указаны в натуральном и денежном выражении. Денежный измеритель используется чаще, так как он является обобщающим, и в нем обычно отображаются все показатели хозяйственной деятельности компании в бухучете;
• должности и фамилии, имена, отчества лиц, ответственных за совершение сделки или события и правильность ее оформления, а также их личные подписи.

Также могут применяться дополнительные реквизиты по мере надобности. Но все реквизиты из списка являются обязательными и должны быть в любом первичном документе, иначе принципы документирования будут не соблюдены.

Документирование в бухгалтерских регистрах

Если с «первичкой» все в порядке, то бухгалтерия ООО «Весна» может смело оприходовать купленную краску, то есть внести данные об этом событии хозяйственной жизни в соответствующие регистры бухучета, иначе говоря, провести документирование. В данной операции будут задействованы такие журналы и регистры аналитического учета:

• журнал регистрации хозяйственных операций (если компания его ведет, так как это не является обязательным);
• журнал-ордер № 6 по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• ведомость по субсчету 10.8 «Строительные материалы»;
• карточки ТМЦ;
• журнал-ордер № 2 по счету 51 «Расчетный счет»;
• ведомость по субсчету 68.4 «НДС»;
• главная книга.

Очевидно, что всего одна хозяйственная операция для документирования потребует записи нескольких проводок и разноски данных по всем вышеперечисленным регистрам. Раньше бухгалтерам приходилось все это делать вручную, сейчас учет автоматизирован практически повсеместно, поэтому занесение в систему сведений о хозяйственной операции позволяет сделать автоматическую разноску по счетам.

Для того чтобы ничего не пропустить и проверить, все ли хозяйственные операции учтены, часто используется журнал регистрации всех осуществленных операций. Это обычная табличная форма, в которой делается запись о сути каждой хозяйственной операции, документирование которой на основании «первички» осуществила бухгалтерия. Пример заполнения журнала регистрации хозяйственных операций будет выглядеть примерно так:

Очевидно, что заполнение такого журнала помогает проверить, все ли операции учтены. Поэтому желательно формировать его по окончанию каждого операционного дня. Форма журнала является произвольной, поскольку он не относится к обязательным регистрам. Ее даже можно не утверждать в учетной политике и не вести на бумаге. Это исключительно вспомогательный документ.