Förhandsrapport (formulär nr. AO-1)

Förhandsrapport- det här är ett dokument primär redovisning, som bekräftar utgifterna för redovisningsbelopp som utfärdats i förväg med bifogade styrkande handlingar. Förhandsrapporten fylls initialt i av den ansvarige personen (som tog emot kontanterna) och lämnas av denne till redovisningsavdelningen för ytterligare verifiering, godkännande av chefen och avskrivning av uppkomna utgifter. Blankett för förhandsrapport finns i albumet med enhetliga redovisningsformulär kontanttransaktioner och inventeringsresultat Pengar berättigad - Blankett nr AO-1.

Utfärdandet av kontanter på konto sker genom organisationens kassadisk med hjälp av en utgiftsbeställning, som anger speciell anledning detta antal. Organisationens redovisningsavdelning ska ha en beställning innehållande en förteckning över personer som har rätt att få medel att redovisa för affärsutgifter (inklusive inköp av drivmedel och smörjmedel). Motsvarande order måste också godkänna villkoren för vilka sådana förskott utfärdas (de är inte begränsade enligt lag). Grunden för att ge ut medel för resekostnader fungerar som ett resebevis eller en order från en chef att skicka en anställd till affärsresa.

Senast 3 arbetsdagar från dagen för utgången av den period för vilken förskottet utfärdades, eller återkomst från en affärsresa, ansvarig person ska lämnas till redovisningsavdelningen kostnads ​​rapport med dokument som bekräftar utgifterna och gör slutbetalningen. Förhandsanmälan görs i ett exemplar.

Blankett för förhandsrapport dubbelsidig På framsidan måste den ansvarige personen ange organisationens namn, numret på förhandsrapporten och datum för dess slutförande, hans fullständiga namn, den avdelning där han är registrerad och Personalnummer, om någon, samt din position och syftet med avancemang. Nedan, på vänster sida av förskottsrapportens framsida, fyller den ansvarige personen i en tabell där han anger information om det tidigare förskottet, medel som för närvarande erhållits, deras utgifter, överutgifter eller saldo.

På baksidan av AO-1-formuläret skriver den ansvarige personen ner en lista med dokument som bekräftar uppkomna utgifter (resecertifikat, kvitton, transportdokument, kassakvitton, försäljningskvitton och andra styrkande handlingar), och kostnadsbeloppet för dem (kolumnerna 1 - 6). Handlingar som bifogas utgiftsredovisningen numreras i den ordning som de antecknas i rapporten. Rad 1a på framsidan, blanketter och kolumner 6 och 8 på baksidan av förskottsrapportformuläret fylls i om förskottet har utfärdats i utländsk valuta(till exempel på en affärsresa utomlands), i enlighet med reglerna och gällande lagstiftning.

Ytterligare utarbetande av förhandsrapporten utförs av en revisor. I tabellen "Redovisning" på framsidan anger han numren på motsvarande konton och belopp på baksidan av formuläret, beloppen för utgifter som accepteras för redovisning anges (kolumnerna 7 - 8), och kontona (; underkonton) som debiteras för dessa belopp (kolumn 9) . Efter att ha kontrollerat riktigheten av att fylla i utgiftsredovisningen, upprätta styrkande handlingar och avsedd användning av medel, ska revisorn markera att rapporten har verifierats och godkänts till lämpligt belopp (i siffror och ord), fylla i ett kvitto på framsidan av blanketten och lämna över den till den ansvarige personen. Därefter placeras revisorns och chefsbokförarens underskrifter med sina utskrifter på den främre delen av förskottsrapportformuläret, om nödvändigt, beloppen för saldot eller överutgifterna och uppgifter om utgiften eller kvittot för vilka den slutliga avräkningen; görs skrivs in.

Verifierad utgiftsrapport måste undertecknas (med utskrift) av chefen för organisationen eller en behörig person, för vilken en motsvarande rad finns längst upp på framsidan av utgiftsredovisningsformuläret. Efter godkännande accepteras dokumentet för redovisning för avskrivning av redovisningsskyldiga medel. Återstoden av det outnyttjade förskottet ska krediteras kassan och det överutnyttjade beloppet ska utställas till den redovisningsskyldige på föreskrivet sätt.

Det är inte tillåtet att ge ut kontanter till en redovisningsskyldig person som har en skuld på ett tidigare förskott, och att överlåta kontanter som emitterats på konto till annan person.

Se även:

När man utfärdar redovisningsbelopp på ett företag till en anställd, blir det nödvändigt att utarbeta en förhandsrapport.

Låt oss överväga vad förfarandet för att upprätta ett sådant dokument är i kraft 2019, för att inte bryta mot lagen och inte stöta på anspråk från inspektionsstrukturer.

Den rapporterande medarbetarens skyldighet är att inom den fastställda tidsramen lämna en rapport och handlingar som kan motivera uppkomna utgifter.

Men när man förbereder sådana rapporter är det värt att följa tydliga regler som fastställs inte bara av rysk lagstiftning, utan också av företagets chef genom godkännande av lokala dokument.

Allmänna punkter

En förhandsrapport är ett av de dokument som upprättas på ett företag, vars utarbetande bör följa lagarna.

Låt oss ta reda på vad regleringsdokument en definition ges och vilka bestämmelser i lagen som ska åberopas av revisorer och redovisningsskyldiga anställda i företaget.

Vad det är?

Med förhandsrapport menar vi typen redovisningsdokument, vilket är nödvändigt för att en företagsanställd ska rapportera om utgifterna för pengar på köp av varor, tjänster och arbete.

Ett sådant dokument måste tillhandahållas revisorn tillsammans med dokumentation som bekräftar giltigheten av de uppkomna kostnaderna.

Förskottsbelopp kan endast utfärdas i en publikation som innehåller en förteckning över ansvariga personer, reflekterar villkoren, syften för vilka pengar kan ges ut och deras belopp.

Syftet med dokumentet

Med hjälp av en förhandsrapport ger företagets anställda bekräftelse på de belopp som tidigare utfärdats på uppdrag av arbetsgivaren.

Hur fyller man i en förskottsrapport korrekt?

Utgiftsredovisningar ifyllda av anställda som utfärdats riktade medel organisation. Den ifyllda blanketten överlämnas till en anställd på företagets redovisningsavdelning, den kontrolleras och undertecknas av behöriga personer.

Den rapporterande medarbetaren ska återföra alla återstående medel till företagets kassa i enlighet med godkända regler.

Det belopp som överstiger den angivna gränsen utfärdas kl. På grundval av förhandsrapporter skrivs pengarna ut från kontot av.

Unified new form of form (AO-1)

De använder den reglerade formen av primär redovisningsunderlag AO-1 (OKUD 0302001), som antogs av regeringen (i enlighet med).

Vi kommer att använda följande formulär för att registrera pengar som ges till en person som anses ansvarig för affärs- eller andra utgifter.

Efter godkännande av den upprättade förhandsredovisningsblanketten skriver revisorn av den och bokför den i bokföringen.

Vid behov genomförs ersättning för utgifter som överstiger gränserna. En sådan handling bör upprättas i ett exemplar på papper eller elektroniskt.

För att förhindra detta, låt oss ta reda på när vi ska lämna en rapport till ledningen och hur länge sådana formulär ska sparas på företaget.

Inlämning till redovisning

Den som fått redovisningspengar ska lämna en anmälan inom 3 dagar efter utgången av den period för vilken de utfärdats. Alla tidsfrister för tillhandahållande av dokumentation bestäms av företagets chef.

Sådana funktioner diskuteras i klausul 11 ​​i reglerna för att genomföra alla kontanttransaktioner i Ryssland, som antogs.

Skicka en rapport:

Lagring i organisationen

Perioden under vilken förhandsrapporter kommer att lagras fastställs av Ryska federationens lagstiftning.

Det finns ett "Men" - det finns 3 sådana perioder Dokumentation med information om lagringsperioder kan delas in i följande grupper:

• skatt (vid beräkning av skattebetalningar);
• bokföring

Tidsfristerna anges i följande bestämmelser:

Företaget ska säkerställa säkerheten för sådana dokument och tillhandahålla säkra förhållanden.

Vid byte av ledning måste dokument överföras i enlighet med reglerna som föreskrivs i företagets lokala dokument ().

Huvudkällan är, som anger att rapporten ska lagras i minst 5 år (4 mom., punkt 4 i andra avsnittet).

Tillgänglighet av dokument som bekräftar utgifter

Om du behöver skicka en anställd på tjänsteresa utfärdas följande intyg:

• ett dokument som bekräftar den anställdes anvisningar till;
• till företag.

Efter att beställningen presenterats och en kontantbeställning upprättats får den redovisningsskyldige pengar från kassan.

Om en sådan anställd använder de utfärdade medlen måste han skaffa intyg som bekräftar utgifterna.

	Det anses inte vara en sort primär dokumentation, Men skattearbetare under inspektioner kan de begära det, eftersom det bekräftar faktisk betalning. Kvitton ska vara tydligt stämplade och all information ska vara läsbar. Om sådan handling inte uppvisas kan utlägg accepteras om andra intyg finns tillgängliga. Det vill säga att det är tillåtet att lämna en förskottsrapport utan kassakvitto under 2019
Form av strikt ansvarighet	Vid kontroll av en sådan handling kommer det att kontrolleras om den är korrekt upprättad och om föreskriven blankett används. Den bör visa följande data: namn, serie och blankettnummer; företagets namn, den enskilde företagarens fullständiga namn; plats för den juridiska personen; service; pris; betalning; datum; ställning hos den som utfärdat handlingen m.m.
	Som inte har en enhetlig form. Hur registrerar man utgifterna för belopp på checkar? I obligatorisk du måste återspegla följande information: dokumentets namn; det datum då dokumentet upprättas; Företagsnamn; affärsoperation; belopp; information om den person som upprättade checken; signatur. Att ange nummer och sigill är inte ett obligatoriskt krav
Fakturor
	—
Kassakvitton	—
Betalningsdokument	Genom kassakvitto beställningar

Efter återkomsten ska den utstationerade medarbetaren lämna in en förhandsrapport och tillhörande handlingar till ekonomiavdelningen.

Om en anställd spenderar mer pengar och inte motiverad, överskottsbelopp från förskottsrapporten dras från vinsten för sådan anställd.

Alla certifikat upprättas i enlighet med de krav som anges i lagstiftningsdokument. Om du bryter mot dem kommer du att möta krav från representanter skattestrukturer, böter.

FAQ

Det finns ett antal nyanser som är värda att komma ihåg för företag som övar på att ge ut ansvariga medel till sin personal.

Till exempel vet inte alla vad de ska göra med numreringen av utgiftsrapporter, eller vad är funktionerna i att upprätta ett dokument för affärsbehov. Nybörjare gör också misstag när de fyller i formuläret i 1C-programmet.

Hur skapar man ett aktiebolag för affärsbehov?

Till exempel får en anställd pengar för affärsbehov i kassan. Han undertecknar .

Efter avslutad uppgift presenteras ett intyg om avslutat arbete, som undertecknas av kommissionen. Bör redovisningsavdelningen tillhandahålla ett dokument som bekräftar avslutandet av förskottet?

Men för att få rapporteringsbeloppet måste alla anställda skriva ett uttalande som återspeglar följande data:

• storleken på beloppet;
• den period för vilken medel tas emot;
• datum för;
• ledningens signaturer.

Tidigare markerade direktören belopp och tidsfrister för varje. Under 2019 kan sådan information skrivas in på en persondator.

Chefen behöver endast skriva under. Exempel på ansökan:

Om arbetstagaren inte redovisar de medel som tidigare redovisats har han inte rätt att få ytterligare ett belopp.

Rätten att göra överföringar till löpande konton av redovisningsskyldiga medel dök upp efter godkännande.

För att överföra till ett kort behöver du:

1. Sätt en bock i redovisningsunderlag en anteckning som visar att kontanter från kassan överförts till den anställdes kort.
2. Få ett utlåtande från den anställde med samma märke och kontouppgifter.
3. måste innehålla en anteckning om att medlen är redovisningsskyldiga.
4. I redovisningsprincip Bokföringsavdelningen utvecklar och säkrar en förskottsrapporteringsblankett, där det kommer att finnas en post för att spegla pengarna som förs över till kortet.
5. Be den anställde att behålla lappen efter att betalning har skett.

Kontanter måste nu också återspeglas i skatte- och redovisningshandlingar:

Det är tillåtet att spegla redovisningsskyldiga pengar som är noterade på företagskort. Ett uttalande skrivs i fri form, och en order utfärdas av chefen.

Tänk på att du inte behöver skriva av redovisningsbelopp för inkomstskatt förrän den anställde lämnar in en förhandsrapport med alla nödvändiga handlingar.

Du ska inte heller ta betalt försäkringspremie och hålla inne inkomstskatt enskild. Moms kan ingå på flygbiljetter. Annars är det bara att följa de enkla reglerna.

Vid behov kan vissa anställda få medel för företagets representation eller affärskostnader. De har rätt att få pengar baserat på chefens order om de ansvariga personerna, om deras fullständiga namn. och position anges i listan över personer som har denna möjlighet.

Dokumentformulär

Utgifterna för pengar som ges till en anställd i förväg bekräftas med hjälp av ett primärt redovisningsdokument - en förskottsrapport. Formen representerar enhetlig form Nr AO-1, ​​varav en del fylls i av den anställde, den andra av revisorn.

Återföring av redovisningsbelopp enligt förskottsrapporten

Det finns vissa tidsfrister för att lämna in en förhandsrapport från den redovisningsskyldige, inom vilka den anställde är skyldig att rapportera om de anslagna medlen.

Efter mottagandet av medlen är den redovisningsskyldige skyldig att, inom en period som inte överstiger tre arbetsdagar efter det utgångsdatum för vilket medlen utfärdades på konto, eller från dagen för återgång till arbetet, uppvisa en förhandsrapport med bifogade styrkande handlingar. (klausul 6.3 i instruktion nr 3210-U).

Om den anställde inte har använt medlen fullt ut, upprättas en förskottsrapport för den använda delen, som anger mängden outnyttjade pengar - detta är återbetalningen av de redovisningsskyldiga beloppen enligt förskottsrapporten.

Det är inte heller ovanligt att en anställd först spenderar sina egna pengar, sedan tar med handlingar och får pengarna tillbaka. I detta fall måste han kontakta redovisningsavdelningen med en ansökan om ersättning för uppkomna kostnader. Revisorn gör också sådana beräkningar med hjälp av en förhandsrapport. Därför kan denna situation även hänföras till återföring av förskottsbelopp enligt förskottsrapporten.

Om den anställde inte har gjort några utgifter alls, lämnar han tillbaka det redovisningsskyldiga beloppet till kassan och upprättar ingen förskottsrapport.

Det måste komma ihåg: om tidsfristen för att lämna in en förhandsrapport från den ansvarige personen inte uppfylldes, anses detta vara ett brott mot kontantdisciplin (artikel 15.1 i Ryska federationens kod för administrativa brott).

Fyllningsprocedur

Låt oss nu titta närmare på proceduren för att fylla i dokumentet.

Fylls i av en anställd

Framsida.

Så på framsidan av blankett nr AO-1 måste den anställde:

Ange företagsnamn och OKPO-kod.

2. Ange datumet då dokumentet kompilerades och tilldela ett nummer.

3. I kolumnen "rapport i belopp" anger vi det belopp som den anställde spenderade på företagets hushållsbehov. Till exempel fick han fem tusen rubel, men han spenderade fyra tusen. Därför indikerar han i denna kolumn fyra tusen.

4. Vi anger namnet och koden för den strukturella enheten.

5. Efter detta, ange ditt fullständiga namn. den ansvarige personen, dennes personalnummer och yrke (befattning).

6. Ange syftet med förskottet.

7. På vänster sida av tabellen på framsidan av formuläret, ange det belopp som tagits emot från företagets kassadisk (eller bankkort). Ange vid behov hur mycket pengar som utfärdats i utländsk valuta.

8. Vi anger det totala beloppet för mottagna medel.

9. Vi anger det belopp som spenderas på företagets affärsbehov.

10. Ange saldobeloppet.

Baksidan.

11. På baksidan av formuläret, i kolumnerna 1-6, måste den anställde lista alla dokument (försäljningskvitton, kassakvitton, etc.) som bekräftar de utgifter som den anställde gjort, med angivande av spenderade belopp. Handlingar ska numreras i den ordning de är upptagna i utgiftsredovisningen.

Nu om vilken information den anställde ska ange i lämpliga kolumner:

• 1 — Betalningsnummer tilldelat dokumentet som bekräftar utgifterna.
• 2 - datum för kontroll;
• 3 — kontrollnummer;
• 4 - namnet på dokumentet som bekräftar utgifter;
• 5 - beloppet för utgifter i rubel anges här;
• 6 - fylls i vid behov. Det indikerar beloppet av utgiften i utländsk valuta;
• raden "Totalt" anger det totala beloppet av utgifter.

12. Efter att den anställde har fyllt i de obligatoriska fälten ska han sätta sin underskrift på blanketten med utskrift. Därefter måste du skicka in dokumentet till redovisningsavdelningen. Revisorn kommer att kontrollera att fyllningen är korrekt.

Fylls i av en revisor

Framsida.

13. Efter att ha mottagit blanketten ska revisorn se till att den är korrekt ifylld. Om inga fel hittas gör revisorn en anteckning om detta i kolumnen "rapport verifierad" och skriver under.

Efter detta fortsätter revisorn med att fylla i formuläret ytterligare.

15. Revisorn fyller i den avtagbara delen av blanketten, undertecknar den och ger den till den anställde

Baksidan.

16. Revisorn registrerar information i kolumnerna 7 och 8. Här anges vilka utgifter som godkänts för redovisning. Kolumn 9 anger antalet redovisningskonton som debiteras för utgiftsbeloppet. De belopp som anges av den anställde och revisorn ska vara desamma.

Efter detta fyller revisorn i framsida förhandsrapport.

Framsida.

17. På framsidan i den högra tabellen anger revisorn följande information:

• saldo eller överutnyttjande av föregående förskott;
• beloppet av förskottet som erhållits från företagets kassadisk;
• summa pengar som spenderas;
• saldo eller överutgifter för förskottsbelopp;
• bokföringspost - information hämtas från uppgifterna i kolumn 9, som finns på baksidan.

19. Direktören godkänner dokumentet och returnerar det till redovisningsavdelningen. Därefter lagras den på företagets redovisningsavdelning i 5 år. Efter denna period förstörs den.

Du kan ladda ner provet på vår hemsida.

Förhandsrapport (formulär AO-1)är ett enhetligt dokument för redovisning av personalkostnader under en affärsresa. Vid återkomst från en tjänsteresa är den anställde anmälningsskyldig, för vilken han lämnar in ett ifyllt reseintyg, som du kan ladda ner, och en förhandsrapport, vars form är i enhetlig form AO-1.

Förhandsrapport JSC -1 är det primära dokumentet som krävs för att redogöra för mängden kontanter som utfärdats till den anställde för vissa ändamål, såsom:

• reseersättningar utgifter ;
• administrativ eller produktion utgifter .

Utfärdandet av redovisningsbeloppet formaliseras i företagets kassa med hjälp av en utgiftsbeställning (RKO). De erhållna pengarna får endast användas för de ändamål som anges i RKO. Kassören är skyldig att personligen lämna ut pengar endast till en anställd som har ingått ett anställningsavtal med organisationen, och hans namn finns med i listan över beställningen om personer som kan ta hänsyn till pengar. Grunden för att utfärda beloppet kommer också att vara en beställning som ska skickas på en affärsresa eller affärsresa certifikat .

Efter att revisorn har förbrukat de utgivna medlen ska en förhandsberättelse upprättas och lämnas till redovisningstjänsten inom tre arbetsdagar.

Hur fyller man i AO-1 korrekt? Vi inbjuder dig att ladda ner ett exempel på kostnadsrapport, som du hittar i slutet av artikeln. Tom form Du kan också ladda ner kostnadsrapporten nedan.

Om resecertifikatet bekräftar själva det faktum att den anställde är på affärsresa, är förhandsrapporten en bekräftelse på den anställdes arbete. Dokument som bekräftar utgifterna för de utfärdade beloppen bifogas förhandsrapporten.

Vid utgivande av medel mot anmälan till anställda för olika behov fylls även i en förhandsrapport. Samtidigt måste du komma ihåg att pengar för rapportering endast kan ges till en anställd om han ingår i ordern om ansvariga personer.

Förfarandet för att upprätta en förhandsrapport (blankett AO –1)

Dokumentet upprättas av både medarbetaren och ekonomiavdelningens medarbetare.
Den anmälande personen måste fylla i följande uppgifter:
1 . Organisationens namn;
2. Datum för beredning ;
3. Utnämning av förskottsbetalning ( produktion, representativ, reseersättningar utgifter etc.);
4 . Personuppgifter, nämligen: efternamn och initialer, strukturell enhet där revisorn arbetar, personalnummer, befattning;
5 . Information om beloppet på det senaste förskottet;
6. Beloppet för delrapporten som utfärdats av kassan;
7. Kolumnerna "Spendat", "Saldo/Överkonsumtion", samt information om antalet dokument som är bifogade JSC –1, fylls i efter att ha skrivit och beräknat nödvändiga uppgifter på andra sidan av rapporten;
8 . Tabelldel om tillbringade betyder, nämligen:

• serienummer . Alla handlingar som bifogas utgiftsredovisningen ska numreras enligt den sammanställda listan;
• nummer, datum för varje dokument, bekräftande riktad användning av medel;
• namn på dokument som bifogas JSC –1 (försäljningskvitto (kontant), kvitton för PKO, affärsresa ID, faktura etc.), vad pengarna användes på;
• utgiftsbeloppet kopieras från varje dokument. Den rapporterande personen fyller endast i kolumn 5 eller 6 (detta beror på avräkningsvalutan);
• beräkning av slutbeloppet. Därefter skrivs summan om i kolumnen "Spendat" (punkt 7).

Efter att revisorn har godkänt AO-1 måste redovisningstjänstemannen kontrollera närvaron av varje dokument som bekräftar mängden pengar som spenderas, deras korrekta utgifter för de avsedda ändamålen och måste också fylla i de återstående avsnitten. För att bekräfta att rapporten i blankett AO -1 har lämnats till ekonomiavdelningen får den anställde ett kvitto. Efter att ha granskat alla dokument i originalet som bekräftar utgiften, kontrollerat att ifyllningen är korrekt, undertecknas förhandsrapporten för JSC -1 av chefsrevisorn, revisorn och direktören och accepteras sedan för redovisning.

Förhandsrapport AO-1. Provfyllning

Blanketten för förhandsanmälan är en dubbelsidig blankett som fylls i av både redovisningsavdelningen och den anställde själv.

Vad ska en ansvarig person fylla i i formulär AO-1?

På framsidan av formuläret är följande rader skrivna:

• företagets namn;
• datum för rapporten;
• strukturell indelning där han arbetar;
• ditt fullständiga namn, befattning, personalnummer;
• syftet med förskottet, det vill säga vad det är planerat att spendera de utgivna pengarna på (hushållsbehov, pappersvaror, resekostnader etc.);

På baksidan av formuläret fyller den ansvarige personen i en tabell som anger hur pengarna har använts. För varje tillgängligt stödjande dokument fylls en tabellrad i, där nummer, datum, namn på detta dokument och det spenderade beloppet som återspeglas i detta dokument skrivs sekventiellt i kolumnerna. Efter att ha fyllt i hela tabellen i förhandsrapportformuläret, summeras resultaten i slutet, det totala beloppet beräknas, vilket skrivs på raden "totalt". Efter detta lämnar den redovisningsskyldige in förhandsrapporteringsformuläret till redovisningsavdelningen, med bifogat alla underlag.

Vad fyller revisorn i i utgiftsredovisningen?

Efter att ha mottagit rapporten måste revisorn kontrollera att kompletteringen är korrekt och jämföra uppgifterna i tabellen med de som anges i de bifogade dokumenten. Dokumentet tilldelas ett individuellt nummer.

Längst ner på framsidan fyller revisorn i "kvittoraderna": från vem rapportformuläret togs emot, dess nummer och datum, det använda beloppet, antalet bifogade dokument, datumet då rapporten accepterades och revisorns signatur. Det på detta sätt ifyllda kvittot rivs av från huvuddelen av AO-1-blanketten och överlämnas till den redovisningsskyldige som ett tecken på att anmälan är godkänd och verifierad.

MED baksidan av blanketten fyller revisorn i raderna 7 och 8, i vilka han återspeglar det för bokföring accepterade beloppet, och rad 9, där debiteringen av kontot skrivs där uppkomna utgifter skrivs av.

Sedan måste du gå tillbaka till framsidan och fylla i två små tabeller:

• den första återspeglar saldot eller överutgifterna tidigare framsteg, om det fanns några, skrivs det utfärdade förskottsbeloppet i fältet "totalt mottagen" och det faktiska beloppet skrivs på raden "förbrukat". Om den anställde spenderade mindre pengar utgivna, fylls "saldot" i, om mer, då "överskottet". Om det finns ett saldo förs de över till kassan enl

Förhandsrapport - ett urval av dess slutförande diskuteras i den här artikeln. Detta är ett dokument som upprättats av en anställd som har fått kontanter för utgifter som gjorts i organisationens intresse. Därefter kommer vi att berätta inom vilken tidsram, i vilken form utgiftsredovisningen ska upprättas och vilka dokument som behöver bifogas den.

Varför upprättas en förhandsrapport?

En förhandsrapport är ett dokument som bekräftar lagligheten av att spendera tidigare mottagna belopp och fullständigheten av uppgörelser för dem av en anställd i en organisation eller enskild entreprenör.

Det måste upprättas senast 3 dagar (klausul 6.3 i instruktionen från Ryska federationens centralbank "Om förfarandet för att genomföra kontanttransaktioner" daterad 11 mars 2014 nr 3210-U):

• efter utgången av den period för vilken redovisningsbeloppet utfärdas;
• återgå till arbetet i slutet av en affärsresa eller period av arbetsoförmåga och semester (om den sista dagen av rapporten inföll på deras anställningstid).

Bifogat till förhandsrapporten:

• kontroller;
• försäljningskvitton;
• dokument utfärdade av hotell;
• strikta rapporteringsformulär;
• fakturor;
• fakturor.

Samt andra dokument som bekräftar utgifter som den anmälande personen gjort.

Vilken blankett används förhandsrapporten på?

Förhandsrapporteringsformuläret (AO-1) godkändes genom dekret från Ryska federationens statliga statistikkommitté daterat den 1 augusti 2001 nr 55. Resolutionen ger korta instruktioner om hur man fyller i förhandsrapporteringsformuläret.

För närvarande är detta formulär inte obligatoriskt, och varje organisation eller enskild företagare har rätt att självständigt utveckla sitt eget förhandsrapporteringsformulär efter att ha godkänt det i redovisningsprincipen. Samma ståndpunkt bekräftades i brevet från Ryska federationens finansministerium daterat den 6 mars 2013 nr 03-03-06/1/6700.

Men många organisationer fortsätter att använda detta exempelformulär för att fylla i en förhandsrapport. Det är även implementerat i de flesta redovisningsprogram.

Ett exempel på att fylla i en förhandsrapport kan laddas ner ovan.

Tillvägagångssätt och syften för att ge ut ansvariga medel

Klausul 2 i instruktionen från Ryska federationens centralbank "Om kontantbetalningar" daterad den 7 oktober 2013 nr 3073-U tillåter organisationer och företagare att ge ut kontanter som tas emot vid deras kassa på konto för betalning:

• brevpapper,
• porto;
• kommunikationstjänster;
• hushållsutrustning;
• underhållnings- och resekostnader.

Redovisningsbelopp utfärdas enligt kassakvittobeställningen.

Listan över anställda som systematiskt tar emot pengar godkänns på order av chefen, vars kopia överförs till företagets eller enskild entreprenörs kassadisk. För att ta emot pengar skriver engångsrevisorer ett uttalande som anger önskat belopp och den period för vilken den måste utfärdas. Ansökan är undertecknad av chefen.

Ansvarsskyldiga pengar kan endast utfärdas till anställda i organisationen. Dessutom, för att få ett nytt redovisningsbelopp för utgifter, behöver den anställde inte längre fullt ut redovisa de pengar som tidigare erhållits.

Det belopp som kan ges till en revisor en gång är inte begränsat i lag (punkt 6 i instruktion nr 3073-U).

Notera! Lagstiftningen förbjuder inte överföring av redovisningsskyldiga pengar till företag eller debitering plastkort(Finansdepartementets skrivelse den 21 juli 2017 nr 09-01-07/46781). I detta fall måste förfarandet för överföring av belopp och rapportering för dem definieras i organisationens interna dokument.

Hur man fyller i framsidan av dokumentet

Förhandsrapporten ska fyllas i både för hand och med hjälp av datorverktyg. Det godkänns av företagets chef.

Rubriken på dokumentet anger:

• namn och OKPO för företaget eller enskilda företagare;
• rapportens serienummer och datum för dess utarbetande;
• organisationens strukturella enhet (om någon);
• Fullständigt namn på den rapporterande personen;
• yrke, befattning och personalnummer för den rapporterande anställde.

Den tabellformade delen av dokumentet består av två delar:

• Saldot eller överutgiften av medel visas till vänster. Vid ifyllning för hand kan detta göras av revisorn själv.
• De rätta är gjorda bokföringshandlingar, vilket återspeglar kostnaderna för revisorn och uppgörelser med honom.

Nedan visas antalet handlingar som bifogas rapporten och det totala beloppet för den godkända rapporten i ord och siffror.

Det korrekta ifyllandet av rapporten bekräftas av underskriften av den revisor som accepterade förhandsrapporten och den revisor som kontrollerade den.

Följande är information om det uttagna saldot av förskottsbelopp och kontant beställning, för vilken denna penningbehållning satts in i kassan eller omräkning erhölls. Korrektheten av denna transaktion bekräftas av kassans underskrift.

På kvittot står:

• datum för godkännande av dokumentet;
• rapportens serienummer och datum;
• spenderat belopp;
• antal handlingar som bifogas rapporten.

Kvittot är undertecknat av revisorn som accepterat rapporten, separerat längs klipplinjen från huvudhandlingen och överlämnat till revisorn.

Så här fyller du i baksidan av rapporten

När den rapporterande medarbetaren fyller i denna del av rapporten manuellt fyller den i tabellkolumnerna 1 till 6.

De anger datum och nummer på dokumentet som den ansvarige personen mottagit från säljaren, syftet med kostnaderna, det spenderade beloppet och i vilken valuta köpet gjordes.

Information om varje utgift registreras av revisorn på en ny rad. Om information om en betaltjänst eller beskrivning av ett köp tar upp flera rader, läggs information om nästa köp in på raden nedan.

Alla anteckningar som görs av revisorn numreras i ordning och kostnaderna summeras.

Kolumnerna 7, 8 och 9 fylls i av organisationens revisor för varje köp som görs av revisorn.

Vid ifyllning på dator genereras hela tabellen i ett bokföringsprogram eller liknande.

Anteckningarnas riktighet bekräftas av revisorns underskrift.

Exempel på att fylla i en förhandsrapport

Låt oss nu se hur man fyller i en förhandsrapport och ett exempel på att fylla i en rapport i en specifik situation.

Exempel

Låt oss ge ett exempel på att fylla i en förhandsrapport av en anställd på LLC " Nytt hus»Chanov I.I., som fick 07/02/2018 för inköp av inventarier och material för behoven hos organisationens motorfordonsflotta 3 600 rubel.

Den 07/06/2018 sammanställde vaktmästaren I.I. Chanov en förskottsrapport om de pengar som spenderades till ett belopp av 3 540 rubel. och lämnade in 2 dokument.

Den 07/05/2018 köpte han:

• En uppsättning skruvmejslar och skiftnycklar värda 1 200 RUB. enligt följesedel nr 14.
• En uppsättning låssmedsverktyg värda 2 340 RUB. enligt fraktsedel nr AT002/1.

Till båda fakturorna bifogades kassakvitton.

De återstående 60 rubel till hands. Chanov I.I. återvände 07/06/2018 till organisationens kassadisk.

Ett exempel på att fylla i en förhandsrapport 2018 för nedladdning presenterades i vår artikel ovan.

Förhandsbesked lämnas av den anställde i företaget eller enskild företagare senast kl deadline på formuläret som fastställts av Ryska federationens statliga statistikkommitté, eller enligt ett oberoende utvecklat formulär. Den fylls i för hand eller med hjälp av en dator och skickas till ekonomiavdelningen tillsammans med underlag.