Typer av redovisningsdokument och förfarandet för deras genomförande. Reflektion av affärstransaktioner i redovisning Innehållet i en affärstransaktion är en obligatorisk förutsättning

Journalen för affärstransaktioner Oavsett typ och metod för bildande finns alla affärer utan undantag i transaktionsjournalen, vilket är ett bekvämt verktyg för visning, redigering och utskrift. Att öppna tidningen

Redovisningskrav och antaganden.

När du väljer metoder för redovisning i en organisation styrs de av följande antaganden och krav.

Antaganden inkluderar:

1. Fastighetsisolering organisationer, dvs. organisationens egendom och skulder existerar separat från ägarens egendom och skulder.

2. Fortsatt oro för organisationen, d.v.s. organisationen kommer att fortsätta sin verksamhet under överskådlig framtid och den har inga avsikter eller behov av att likvidera eller väsentligt minska sin verksamhet.

3. Tillämpningsförloppet för redovisningsprinciper från ett rapporteringsår till ett annat.

4. Temporär säkerhet om fakta om ekonomisk verksamhet, dvs. fakta om ekonomisk aktivitet avser rapporteringsperioden (och återspeglas därför i redovisningen) under vilken de ägde rum, oavsett tidpunkten för mottagande av medel i samband med dessa fakta.

Kraven inkluderar:

1. Fullständighet av reflektion av fakta om ekonomisk verksamhet.

2. Aktuell återspegling av fakta om ekonomisk verksamhet.

3. Diskretion, dvs. större beredskap att redovisa kostnader och skulder i redovisningen än möjliga inkomster och tillgångar, undvika dolda reserver.

4. Innehållets prioritet framför formuläret (det vill säga att utvärdera fakta om ekonomisk aktivitet inte så mycket från deras juridiskt dokument hur mycket av det ekonomiska innehållet).

5. Konsekvens, dvs. identitet för data om analytiska och motsvarande syntetiska konton.

6. Rationalitet.

Dokumentation av affärstransaktioner bestäms av den federala lagen "On Accounting", föreskrifterna för underhåll av bokföring och finansiell rapportering i Ryska federationen.

Det faktum att en affärstransaktion bekräftas av ett primärt dokument upprättat vid transaktionens tidpunkt, och om detta inte är möjligt - omedelbart efter att det har slutförts. Primära dokument accepteras för redovisning om de är upprättade i formuläret i albumen med enhetliga (standard) former av primär redovisningsdokumentation. Dokument vars form inte finns i albumen kan godkännas av organisationen oberoende och måste innehålla följande obligatoriska detaljer:

· Dokumentets titel;

· Datum för sammanställning;

· Namnet på den organisation för vilken dokumentet upprättades;

· Namnen på positionerna för de personer som är ansvariga för operationen och riktigheten av dess utförande;

· Personliga signaturer och deras dekryptering;

Vid behov kan ytterligare detaljer inkluderas i de primära dokumenten. Dokument bör upprättas med sådana medel som säkerställer att dokumenten bevaras under lång tid (bläck, kulspetspenna, skrivmaskin, skrivare).

Förlusten av det primära dokumentet eller dess felaktiga sammanställning leder till snedvridning och ofullständig reflektion av ekonomisk aktivitet, vilket är oacceptabelt. Eftersom dokumentering av affärstransaktioner är det första steget i bokföringsprocessen beror fullständigheten, aktualiteten och tillförlitligheten i redovisningen direkt på kvaliteten på utarbetandet av primära dokument.

Klassificering av dokument.

Dokument som registrerar fakta för en affärstransaktion kallas primära.

Efter överenskommelse är primära dokument uppdelade i:

· Organisatorisk och administrativ;

• befriande;

· Kombinerat;

· dokumenten bokföringsregistrering.

Organisatoriska och administrativa dokument innehåller en uppgift eller tillstånd att utföra en operation (order, instruktioner, fullmakter etc.). Sammansättningen och kraven för utförandet av sådana dokument bestäms av Rysslands statliga standard. Informationen i dem återspeglas inte i bokföringsregistren.

Stödjande dokument bekräftar det faktum att operationen (fakturor, kvitton, utgiftsrapporter, acceptans- och överföringshandlingar etc.). Informationen i dem registreras i bokföringsregistren.

Kombinerade dokument kombinerar funktionerna i administrativa och stödjande dokument (lön, kontantfaktura, etc.).

Deras information är också föremål för redovisning.

Bokföringshandlingar fylls i av en revisor. Det här är olika typer av beräkningar, information, Förklarande anteckningar... Uppgifterna i dessa handlingar förs in i redovisningsregistren.

Formerna för primära dokument är enade och godkända av Rysslands statliga statistikkommitté (med undantag för dokument om bankverksamhet, som upprättas av Bank of Russia).

Enade primära dokument kan skickas via redovisningssektioner:

· Kontanttransaktioner (inkommande kontantorder-KO-1, utgående kassaorder KO-2, register över inkommande och utgående kassaorder KO-3, etc.);

· Avräkningskonto (betalningsorder - 0401060, betalningsbegäran - 0401061, etc.);

Betalningar för arbete ( löner T-49, lönesedel T-51, personkonto T-54, etc.);

· Redovisning av varor (godkännandehandling av varor TORG-1, fraktsedel TORG-11, etc.);

· Och andra dokument.

En separat grupp bör tilldelas redovisningsregister.

Dokumentflödesschema och dess organisation.

Förfarandet för att skapa, acceptera och reflektera i redovisning, samt lagring av primära dokument fastställs i den federala lagen "On Accounting".

Primära dokument som tas emot av redovisningsavdelningen är föremål för obligatorisk kontroll:

1. Genom fyllningsform (dokumentets fullständighet och riktighet, fyll i detaljerna).

2. I huvudsak (laglighet och ändamålsenlighet för de utförda operationerna).

3. Kontroll av aritmetiska beräkningar.

Efter verifiering accepteras dokumentet för bokföring:

1. Gruppering av dokument utförs - urval av homogena dokument, vid behov upprättas ett konsoliderat dokument.

2. Beskattning utförs - beräkning av det monetära värdet på materiella tillgångar som anges i dokumenten.

3. Kontotilldelning bokförs - registrering av kvittningskonton för varje operation som återspeglas i dokumenten.

De primära dokument som har behandlats måste märkas i enlighet med detta.

Till exempel, kontantbeställningar transaktioner som utförs för måste vara märkta "Mottagna" eller "Betalda" för att utesluta möjligheten för deras sekundära användning. Efter bearbetning av dokumenten i bokföringsregistren görs motsvarande poster och själva dokumenten, tillsammans med bokföringsregistren, lagras på företagets redovisningsavdelning i ett år och överförs sedan till arkivet.

Förflyttning av ett dokument från det att det upprättades eller från det att det kom in i organisationen tills det skickades till arkivet kallas dokumentflöde. Och för att göra arbetsflödet optimalt för företaget utvecklar chefsredovisningen och upprättar ett arbetsflödesschema som godkänns av företagets chef.

Följande information återspeglas i arbetsflödesschemat:

· Namn på dokument;

· Förteckning över artister;

· Villkor för mottagande av handlingar på redovisningsavdelningen;

· Villkor för deras behandling i redovisning;

"Redovisning", N 6, 1999
DOKUMENTATION AV EKONOMISK VERKSAMHET
SOM EN GRUND FÖR REDOVISNING
Värdet av dokumentation i redovisning. Huvuduppgifterna för någon organisations redovisningstjänst är:
- bildande av fullständig och tillförlitlig information om affärsprocesser och ekonomiska resultat av organisationens verksamhet, som är nödvändig för den operativa förvaltningen, liksom för dess användning av investerare, borgenärer, skatte- och finansmyndigheter, banker och andra intressenter.
- säkerställa kontroll över tillgången och förflyttningen av egendom, användningen av material, arbetskraft och ekonomiska resurser i enlighet med godkända normer, standarder och uppskattningar;
- förebyggande av negativa fenomen i ekonomisk och ekonomisk verksamhet i tid, identifiering och mobilisering av jordbruksreserver.
Utförandet av dessa uppgifter beror direkt på fullständigheten och aktualiteten i reflektionen över bokföringskontona för de affärstransaktioner som utförs av organisationen under sin verksamhet, vilket i sin tur är en följd av den dokumentära registreringen av transaktionerna genomförde. Korrektheten av den bokföringsinformation som tillhandahålls av organisationens redovisningsavdelning till dess användare beror på att dess genomförande är korrekt. Därför, i organisationer, bör processen att dokumentera affärstransaktioner ägnas stor uppmärksamhet, inte bara av anställda inom redovisningstjänster, utan också av anställda i andra strukturella avdelningar, eftersom effektiviteten i redovisning i organisationer beror på korrekt organisation av arbetet med dokument som är en skriftlig bekräftelse på det faktum att en affärstransaktion (deras juridiska bevis).
Om organisationen inte har skapat ett system för organisation och underhåll primär redovisning, då fungerar inte ledningssystemet effektivt när de fattar nödvändiga ledningsbeslut.
När det gäller dokumentation av affärer från den nuvarande lagstiftningens synvinkel, enligt artikel 9 Federal lag från 21.11.1996 N 129-FZ "Om bokföring" måste alla affärstransaktioner återspeglas i redovisningen på grundval av underlag. Samtidigt kan primära redovisningsdokument endast beaktas om de är upprättade enligt formulärerna i albumen med enhetliga former av primär dokumentation. Således är en av de grundläggande principerna för redovisning uppenbar - en affärstransaktion som inte utförs korrekt, eftersom en juridisk ekonomisk händelse inte äger rum (det finns inget bokföringsobjekt).
Dessutom bör uppmärksamhet ägnas åt det faktum att skattemyndigheterna har rätt att på administrativt ansvar ta de tjänstemän i organisationen som är skyldiga till att föra bokföringsregister i strid med det förfarande som fastställs i lag. I detta fall är en sådan överträdelse bristande efterlevnad av kraven i artiklarna 1 och 2 i artikel 9 i nämnda lag och rörande dokumentär registrering av genomförda affärer.
Krav på primär redovisningsdokumentation. Grunden för reflektion av uppgifter om genomförda affärstransaktioner i redovisningsregistren är primära handlingar. Primära dokument registrerar det faktum av en affärstransaktion. De viktigaste kraven för primära redovisningsdokument inkluderar följande:
- endast de dokument som är upprättade i formuläret i albumen med enhetliga former av primär dokumentation accepteras för redovisning. I processen för att utföra finansiell och ekonomisk verksamhet måste organisationer tillämpa standardövergripande former av primära dokument som godkänts av Ryska federationens statliga kommitté på föreskrivet sätt för att formalisera genomförda affärer. Vid behov ges organisationer rätten att självständigt utveckla separata former av primära dokument och bokföringsregister, som inte finns i albumen med enhetliga former av primär redovisningsdokumentation och album med branschspecifika former av dokument (till exempel handels- och upphandlingsakter för inköp av material från privatpersoner). Dessutom är det tillåtet att göra ändringar i de befintliga blanketterna som detaljerar och förtydligar dem, samt kompletterar formulärens krav, förutsatt att huvudkraven förblir oförändrade;
- De primära handlingarna för att ge dem rättslig kraft måste ha följande obligatoriska uppgifter: dokumentets namn, datum då dokumentet upprättades, namnet på den organisation för vars räkning dokumentet upprättades, affärstransaktionens innehåll, mätinstrumenten för affärstransaktionen i fysiska och monetära termer, namnen på positionerna för de personer som är ansvariga för affärstransaktionen och riktigheten av dess genomförande, personliga underskrifter av dessa personer.
Förutom de angivna obligatoriska detaljerna kan ytterligare detaljer anges i den primära redovisningsdokumentationen, vars karaktär bestäms av innehållet i en viss operation och vars syfte är att stärka kontrollen, kognitiva och operativa värdet av dokument.
- primära redovisningsdokument måste upprättas vid transaktionen, i undantagsfall - omedelbart efter genomförandet.
- all nödvändig information bör återspeglas i de primära dokumenten, vilket gör det möjligt att exakt fastställa innehållet och villkoren för transaktioner, dvs. det blir nödvändigt att fylla i alla uppgifter som tillhandahålls i form av dokument.
- Rättelser som finns tillgängliga i den primära dokumentationen måste bekräftas av underskrifterna från de personer som undertecknade dokumenten, med angivande av datum för ändringarna.
- att fylla i primära dokument måste säkerställa bevarande av poster under den tid som är inställd för lagring i arkivet.
Klassificering av primära redovisningsdokument. Alla dokument som för närvarande används i ekonomisk verksamhet kan klassificeras enligt följande huvudkarakteristika.
Enligt överenskommelse:
administrativa - dokument som innehåller tillstånd att utföra en viss affärstransaktion (chefens ordning om utfärdande av medel på grund av rapporten);
verifikationer - dokument som innehåller information om genomförandet av beställningen (förhandsrapport);
bokföringsregistrering - dokument som används för att upprätta bokföringsposter för vidare användning i bokföringsprocessen (beräkning av avgifter från löner);
kombinerat - dokument som kombinerar tecknen på administrativa, verkställande och bokföringsdokument (avräkning - lön för löner).
Enligt innehållet i affärer:
material - dokument som används för att registrera transaktioner för transporter av varor och material (kvitto);
kontanter - dokument avsedda för registrering av transaktioner med företagets kontanter och icke -kontanta medel (betalningsorder);
avräkning - används för att formalisera företagets avvecklingsförhållande med dess motparter för de uppkomna förpliktelserna (faktura).
Enligt mängden reflekterade transaktioner:
primära - dokument som innehåller information om en affärstransaktion (kvitto och utbetalningar);
sammanfattning - dokument avsedda att sammanfatta information om hela uppsättningen affärstransaktioner av samma typ under en viss tidsperiod (kassörsrapport).
Som användning:
engångshandlingar - dokument som används för att registrera en engångsaffärstransaktion (faktura - ett krav på frigivning (intern överföring) av material);
ackumulativ - används för flera engångstransaktioner (gräns - staketkort).
Med antalet positioner som beaktas:
enrad - dokument som innehåller en bokföringsposition;
multi -line - dokument som innehåller två eller flera redovisningspositioner (avräkning och lön).
På sammanställningsplatsen:
internt - dokument upprättade i organisationen själv för registrering av interna affärstransaktioner (fullmakt att ta emot varor och materiella värden);
externa - dokument mottagna från tredjepartsorganisationer och som återspeglar organisationens förhållande till dess motparter (betalningsförfrågningar - order).
Genom fyllningsmetod:
manuellt fylld;
fylld med datorteknik.
Dessutom kan alla de listade typerna av redovisningsdokumentation grupperas villkorat enligt följande kriterier:
organisatoriska och administrativa - dokument som återspeglar frågorna om allmän ledning av organisationen och dess produktions- och operativa verksamhet. Dessa dokument upprättas av organisationens styrande organ;
ekonomisk - avveckling - dokument som bidrar till rationell användning av medel och sammanfattar information om organisationens ekonomiska situation och uppgörelser med andra aktörer i marknadsförhållanden. Denna typ av dokument upprättas av organisationens redovisningsavdelning;
leverans- och försäljningsdokument - materialdokument.
Behandling av primära dokument inom redovisning. Huvudstadiet i bokföringshanteringen av dokument i organisationen är verifiering av de mottagna primära dokumenten i form, aritmetisk verifiering och verifiering i huvudsak.
Genom att kontrollera formuläret kan du se till att ett formulär med motsvarande formulär har använts för att registrera en specifik affärstransaktion och att alla detaljer i dokumentet är ifyllda.
Aritmetisk kontroll är utformad för att identifiera fel som kan uppstå när du fyller i ett dokument. Om misstag görs i dokument som tjänar till registrering kontanttransaktioner(inkommande och utgående kontantuppdrag), och bankhandlingar (checkar, betalningsuppdrag etc.), bör dessa dokument inte godtas för bokföring, utan måste sammanställas på nytt, oavsett felets karaktär, eftersom korrigeringar i kontanter resp. bankdokument är förbjudna.
En materiell kontroll är nödvändig för att fastställa den utförda affärstransaktionens laglighet och ändamålsenlighet.
Enligt det nuvarande redovisningsförfarandet bör primära dokument om affärer som strider mot lagstiftningen och det fastställda förfarandet för att ta emot, lagra och spendera pengar, lager och andra värdesaker inte accepteras för utförande. Om bokföringsavdelningen mottar sådana primära handlingar måste huvudrevisoren informera chefen för organisationen om olagligheten i en viss affärstransaktion. I händelse av oenighet mellan chefen för organisationen och huvudrevisor vid genomförandet av vissa affärsverksamheter kan de primära redovisningsdokumenten om dem godtas för utförande med en skriftlig order från chefen för organisationen, som i detta avseende, har det fulla ansvaret för konsekvenserna av sådan verksamhet och införandet av uppgifter om dem i redovisning och bokföringsuttalanden.
Dokument som bifogas kvitton och utgifter för kontantkuponger, samt dokument som fungerade som grund för beräkningen av löner, omfattas av obligatorisk avbokning med stämpel eller handskriven inskription "Mottagen" eller "Betald" som anger datum (dag, månad, år) ).
Organisation av dokumentflöde. I processen för att utföra ekonomiska aktiviteter hanterar organisationen många primära dokument. Förfarandet för deras behandling och förflyttning i organisationen från det att de skapades eller mottogs till deras inlämning till arkivet utförs på grundval av det dokumentflöde som godkänts i organisationen. Regler för dokumentflöde och teknik för redovisning av information godkänns som en del av den redovisningsprincip som antagits av organisationen.
För den rationella organisationen av dokumentflödet i organisationen måste schemat för dokumentflödet godkännas av chefens ordning (ordning).
Anställda på produktionsavdelningar och funktionella tjänster i organisationen fyller i och skickar in dokument relaterade till deras verksamhetsområde, enligt arbetsflödesschemat. För att göra detta får varje artist ett utdrag från schemat. Den listar de huvudsakliga dokumenten som rör entreprenörens verksamhetsområde, tidpunkten för deras inlämning till organisationens avdelningar.
Personerna som undertecknat dokumentet är ansvariga för att dokumentflödesschemat följs, fyllning av dokument av hög kvalitet, riktigheten av informationen i dem och tidig överföring av dokument för att återspegla uppgifterna i bokföringen.
Huvudbokföraren utövar kontroll över hur arbetsgivarens schema följs. Enligt klausul 3 i artikel 7 i den federala lagen "On Accounting" är huvudrevisorens krav för att dokumentera affärer och att lämna nödvändiga dokument och information till bokföringsavdelningen obligatoriska för alla anställda i organisationen.
Förfarandet för beskattning av primära redovisningsdokument. Primära dokument återkallas på grundval av ett motiverat beslut från en tjänsteman. Beslagtagande av handlingar är obligatoriskt i närvaro av intygande personer och upprättas av ett beslagsprotokoll, vars kopia överlämnas mot mottagande till organisationens chef eller revisor. De beslagtagna dokumenten listas och beskrivs i protokollet eller i de medföljande inventeringarna med en exakt angivelse av namnet, antalet beslagtagna dokument.
I de fall beslag på kopior av dokument inte är tillräckligt för att utföra specifika aktiviteter skattemyndigheter det finns tillräckliga skäl att tro att originalen i dokumenten kommer att förstöras, döljas, korrigeras eller bytas ut, tjänstemannen har rätt att dra tillbaka originaldokumenten på det sätt som föreskrivs i artikel 94 i Ryska federationens skattekodex.
Signerad för tryck av A.V. Lugovoi
20/05/1999 chefsrevisor