Система учета в аптечной организации. Организация учета в аптечной сети. Расчет показателей экономической эффективности проекта
Одна из особенностей учета в торговых организациях, имеющих сеть филиалов - необходимость структурировать доходы и расходы в разрезе подразделений и видов деятельности. Эта задача иногда осложняется тем, что филиалы осуществляют виды деятельности как облагаемые, так и необлагаемые ЕНВД. В данной статье мы рассмотрим, как эти задачи были решены в МП "Нижегородская аптечная сеть" - крупнейшей сети аптек г. Нижний Новгород. Внедрение было выполнено компанией "ЭКОС", г. Нижний Новгород, на платформе "1С:Предприятие 7.7".
Методология учета
Первоочередной задачей при автоматизации МП "Нижегородская аптечная сеть" было четкое разделение структуры доходов и расходов. Это, в конечном итоге, должно было помочь получить ясную картину прибыльности каждой из аптек в разрезе видов деятельности.
|
Кроме того, необходимо было обеспечить правильный расчет и начисление налогов, ведь в крупной организации учет, как правило, на порядок сложнее, чем в небольшой фирме, а многоуровневая структура предприятия приводит к усложненным расчетам по распределению затрат и определению доходности подразделений (в МП "Нижегородская аптечная сеть" их около 60-ти.
Предприятие, осуществляющее виды деятельности, облагаемые единым налогом на вмененный доход (далее - ЕНВД) и подпадающие под общий режим налогообложения, сталкивается с проблемой организации учета в рамках двух кардинально отличных друг от друга систем налогообложения. Их совмещение приводит к необходимости распределения как затрат, так и налогов, которые в момент начисления не всегда можно идентифицировать с конкретным видом деятельности.
При анализе структуры центров доходности становится очевидной первая проблема - необходимость нормирования оплаченного "входящего НДС" как по товарам, так и по прочим материальным ценностям и услугам. Стоит заметить, что база нормирования для каждого центра и уровня затрат своя. Анализируя валовую прибыль, в каждом конкретном случае можно определить, какая часть НДС подлежит возмещению:
Дебет 68.2 Кредит 19,
а какая будет включена в себестоимость (по проданным товарам):
Дебет 90.2.2 Кредит 19,
или взатраты (по прочим ТМЦ и услугам):
Дебет 44.1.2 Кредит 19 либо Дебет 26 Кредит 19 .
Основная сложность при неавтоматизированном учете связана с колоссальным объемом данных, которые на крупном предприятии могут многократно перегруппировываться и систематизироваться, прежде чем эту информацию можно будет использовать для принятия решений и составления отчетности.
Подобные проблемы возникают при расчете и начислении налогов с фонда оплаты труда (далее - ФОТ), которые приходится распределять по видам деятельности, облагаемым и необлагаемым ЕНВД. В данном случае наиболее приемлемым решением представляется следующее:
- в полной мере начислить все налоги с ФОТ на счета затрат вне зависимости от видов деятельности;
- в конце месяца, когда будет известна валовая прибыль по аптекам в разрезе видов деятельности, сторнировать излишне начисленные налоги в части, приходящейся на виды деятельности, облагаемые ЕНВД.
Проблема усугубляется при начислении взносов на обязательное пенсионое страхование по страховой и накопительной части. Предприятие имеет право уменьшить свои платежи по единому налогу на вмененный доход за счет платежей в Пенсионный фонд РФ (страховой и накопительной части), но лишь в объеме, не превышающем 50 % данного налога. Эта часть сторнируется со счета затрат, например:
Точно такие же схемы применяются при распределении затрат со счета 44.1.3 "Издержки обращения, подлежащие распределению", и счета 26 "Общехозяйственные расходы".
В конечном итоге при закрытии счета 90 "Продажи" определяется прибыль или убыток в разрезе аптек и видов их деятельности. Это и являлось одной из основных задач данного проекта.
Автоматизация
На практике в процессе разработки и внедрения системы автоматизации к методологическим проблемам добавились чисто технические нюансы. Нужно было осуществить состыковку тринадцати удаленных баз данных с центральной базой.
Данная проблема была решена частично с помощью компоненты "Управление распределенными базами данных", а частично - с помощью технологии обмена данными в XML- формате.
В конфигурации реализован учет в разрезе филиалов по всем участкам бухгалтерского учета. Вследствие того, что учет товаров на предприятии ведется в розничных ценах, был внесен ряд изменений, связанных с суммовым учетом в рознице (см. рис. 1).
Рис. 1. Поступление товаров.
Основной проблемой при реализации проекта был большой объем данных, вводимых в систему. Например, количество документов, поступающих от поставщиков, составляет порядка 30 тысяч в месяц. Это приводит к невозможности использования ряда типовых документов конфигурации из-за снижения быстродействия системы. Так, для автоматического формирования книги покупок было принято решение о разделении учета НДС по поступившим товарам и НДС по прочим ТМЦ и услугам. Кроме того, для уменьшения объема одновременно обрабатываемых данных и повышения оперативности работы регламентный документ "Формирование записей книги покупок" вводится в систему ежедневно, обрабатывая данные только за определенную дату и по определенному участку учета. Следует отметить, что книга покупок за месяц в стандартном формате занимает около 500 страниц.
Аналогичным образом был проработан блок взаиморасчетов с поставщиками и покупателями. По сути, на справочнике "Договоры" была организована "подокументная оплата".
Автоматизация двустороннего обмена с системами "Клиент-Банк" позволила практически полностью автоматизировать процесс ввода информации по состоянию банковских счетов, а документ "Выписка" с табличной частью в 300-700 строк вводить за 10-15 минут (см. рис. 2). Это существенно облегчило работу сотрудников, уменьшило вероятность ошибки.
Рис. 2. Документ "Выписка".
Все основные расчеты и обработки (загрузка данных из филиалов, заполнение книги покупок и книги продаж, расчет и корректировка налогов, распределение затрат, закрытие счетов) в основном выполняются запуском задач в фоновом режиме в нерабочее время. Подобное решение проблемы позволяет использовать на 100 % не только время сотрудников, но и "машинное" время.
Как результат проведенной работы может быть составлена сводная отчетная форма по составу прибыльности предприятия в разрезе подразделений - аптек (см. рис. 3).
Рис. 3. Отчет о прибыли.
Таким образом, в процессе автоматизации удалось выполнить все поставленные задачи. Сотрудникам бухгалтерии стало гораздо проще оперировать информацией - теперь они могут быстро и достоверно формировать требуемые отчеты как для внутренних, так и для внешних пользователей. Полнота и оперативность ввода информации позволяет с достаточной точностью говорить о наличии и размере дебиторской и кредиторской задолженности, о состоянии взаиморасчетов с контрагентами, а на основе анализа состава активов и пассивов предприятия - о его финансовом состоянии, что является информацией первостепенной важности для любого руководителя.
Успешное взаимодействие сотрудников бухгалтерии предприятия и сотрудников компании-внедренца на данном этапе дало повод для продолжения сотрудничества. В настоящий момент ведутся работы по автоматизации налогового учета, кадрового учета и расчета зарплаты, планируются работы по автоматизации финансового планирования на предприятии.
Пензенский государственный университет
Кафедра “Информационно-вычислительные системы”
ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА УЧЕТА ПРОДУКЦИИ И ОКАЗАНИЯ УСЛУГ В ФАРМАЦЕВТИЧЕСКОЙ ОБЛАСТИ
Пояснительная записка к курсовому проекту по дисциплине
“Сетевая экономика”
Руководитель: к.т.н.
Бобрышева Г.В.
____________(подпись)
_______________(дата)
Выполнил:
студент гр.04ВЭ
Козлова Т.
____________(подпись)
_______________(дата)
Введение
1. Описание программного продукта
2. Маркетинг-план
4. Финансовый план
5. Анализ рисков
Заключение
Список использованных источников
Приложение А. Описание аналогов
Введение
Последнее время в фармацевтической отрасли все чаще и чаще внедряются автоматизированные системы управления предприятием. Процесс этот является следствием объективных причин развития рынка и подстегивается как бурным развитием самой вычислительной техники и ее возможностей, так и большими ожиданиями от ее использования.
Автоматизация позволяет предприятиям расширить список товаров и услуг, сократить издержки производства или продаж, улучшить планирование. И, хотя автоматизация никогда не была дешевым удовольствием, можно уверенно предположить, что рано или поздно не будет ни одного фармацевтического предприятия без автоматизированной системы управления.
Однако внедрение автоматизации даже на одном предприятии не является простым и безболезненным процессом – приходится преодолевать и организационные проблемы, и технические, не говоря уже о временных и материальных затратах.
Большим спросом пользуется программный комплекс сбора и регистрации информации о движении товара и оформления соответствующих документов, принятие решения о закупке товара у поставщика, его реализация, обмен с поставщиками через сеть….
Системы существенно облегчают работу всем сотрудникам аптеки и предназначены для сведения воедино различных элементов работы по управлению аптечным предприятием.
На сегодняшний день на рынке представлены следующие аналоги:
1. Описание программного продукта
Разрабатываемый программный продукт «Farm-Help» предназначен для автоматизации деятельности аптечных предприятий.
«Farm-Help» будет направлен на то, чтобы с одной стороны максимально облегчить труд сотрудников аптек, а с другой стороны обеспечить соблюдение всех правил и норм данной деятельности.
Любое фармацевтическое предприятие может рассматриваться с одной стороны, как предприятие, оказывающее услуги населению, а с другой - как производственно-торговое предприятие. Конкурентоспособность аптеки напрямую зависит от качества предоставляемых услуг и эффективности организации бизнес-процессов на предприятии. Разрабатываемая система позволит успешно решить задачи автоматизации фармацевтического бизнеса.
На уровне автоматизации система «Farm-Help» позволит:
а) Автоматизировать основные бизнес-процессы предприятия:
1. - закупка товара у поставщиков, в том числе автоматическое формирование заявок;
2. - обмен с поставщиками через сеть;
3. - определение срока годности (автоматическое списание);
4. - распределение препаратов на фармгруппы;
5. - продажа медицинской техники;
б) Автоматизировать оперативный учет товарно-материальных ценностей и денежных средств, в том числе вести учет оплаты услуг клиентами.
в) Существенно повысить качество обслуживания:
1. - уменьшить время ожидания заказа;
2. -практически исключить ошибки персонала;
3. - внедрять новые технологии обслуживания;
4. -вести прием заказов через Интернет;
Требования к оборудованию
Для эксплуатации системы необходимо иметь персональные компьютеры, обладающие следующими характеристиками:
Сервер: Процессор не ниже Pentium II – 233 МГц, оперативная память 128 Мб, жесткий диск 2 Гб.
Рабочее место: Процессор не ниже Pentium II – 233 МГц, оперативная память 64 Мб, жесткий диск 2 Гб, видеокарта объемом памяти 4Мб.
Операционная система: Windows 2000 Server/Professional (Service Pack 3 и выше), наличие 1 Gb свободной дисковой памяти; файловая подсистема NTFS - рекомендуется.
Рабочее место
Операционная система: Windows XP Professional (Service Pack 1 и выше), наличие 512 Mb свободной дисковой памяти; файловая подсистема FAT32 - рекомендуется.
При любых изменениях законодательства в программу будут вноситься соответствующие обновления продукта в течение всего срока лицензионного обслуживания. Более того, пользователи будут иметь постоянную возможность информационно-технологического сопровождения и консультирования по вопросам работы программы бесплатно в течение 1 года.
В настоящее время на российском рынке представлены системы автоматизации фармацевтической деятельности, такие как «ФОРТ:АПТЕКА2000», «Магазин: Компания Элайтс», «М-АПТЕКА плюс», Представленные на рынке программные продукты обладают либо высокой стоимостью, либо требуют специального обучения рабочего персонала, либо не учитывают всех особенностей предприятия. Предлагаемый к разработке продукт «Farm-Help» предложит клиентам простое и быстро реализуемое решение. Разрабатываемый программный продукт будет обладать следующими преимуществами:
Простота освоения;
Широкие функциональные возможности;
Высокая надежность функционирования;
Стабильная и надежная работа системы;
Разграничение доступа;
Удобство и продуманность интерфейса;
Легкое и быстрое обучение работе с системой;
Учет индивидуальных потребностей каждого заказчика;
Низкая стоимость комплекта и его сопровождения;
Возможность переноса данных из программ сторонних разработчиков.
Разрабатываемая система будет создаваться коллективом разработчиков, куда войдут бизнес-аналитик, 5 программистов, архитектор информационной системы, аналитик-проектировщик, консультант-разработчик ИС, системный аналитик, программист-проектировщик, оператор и руководитель проекта. Для продвижения товара на рынке будет принят на работу дилер (с зарплатой 1% с продаж) и оператор множительной техники (зарплата, которого зависит от числа копий).
Срок разработки программного продукта составит 80 дней.
Стоимость разработки составит.
Данный проект будет привлекателен для инвестора тем, что:
Чистая дисконтированная стоимость проекта оценивается в рублей.
Индекс прибыльности равен
Срок окупаемости составит месяцев.
Цена одного рабочего места составит рублей. Следующее дополнительное рабочее место можно будет приобрести со скидкой 20%. При одновременном приобретении более 10 рабочих мест скидка 30%.
Следует заметить, что цена системы «Farm-Help» ниже цен многих аналогов, хотя по своим параметрам этот программный продукт не уступает системам конкурентов.
Проект будет финансироваться за счет акционерного капитала 1000 000р.
Обучение и сопровождение нового программного продукта включено в его стоимость.
2. Маркетинг-план
В настоящее время на рынке существует относительно небольшое количество систем, позволяющих автоматизировать деятельность предприятия фармацевтического бизнеса. В связи с этим спрос на подобные системы велик и продолжает расти. Среди программных продуктов, занимающих заметное место на рынке можно выделить:
I. ФОРТ:АПТЕКА-2000
Цена: 12500руб.
Специализированная конфигурация ФОРТ: АПТЕКА-2000 предназначена для автоматизации оперативного, бухгалтерского и налогового учета предприятий, занимающихся розничной продажей медикаментов. Возможность изменения и дополнения первоначальной (типовой) конфигурации программы позволяет настроить ее на требования любого предприятия и даже конкретного пользователя.
II. М-АПТЕКА плюс
Раздел: розничная продажа медикаментов
Цена: 8200руб.
Система может использоваться практически на любых предприятиях.
III. Компания Элайтс
Цена: 5740руб
Система комплексной автоматизации аптек. Отличительные особенности комплекса Организация количественного учета товаров по сериям и по срокам годности. Минимизация складских запасов. Автоматический расчет торговых наценок. Ускорение процесса продажи за счет использования автоматизированных рабочих мест кассиров на базе технологии штрихового кодирования. Оптимизация закупок.
Подробное описание аналогов приведено в приложении А.
Для наглядного рассмотрения аналогов рассмотрим таблицу 1, в которой приведены как слабые, так и сильные их стороны.
Таблица 1 – Сильные и слабые стороны аналогов
| Сильные стороны |
Слабые стороны |
|
| Форт-Аптека |
Возможность изменения конфигурации программы позволяет настроить ее на требования любого предприятия |
Очень дорогостоящий программный продукт. |
| М-аптека плюс |
Программный комплекс сбора и регистрации информации о движении товара и оформления соответствующих документов, от принятия решения о закупке товара у поставщика до его реализации. |
В результате использование такой универсальной программы для доступа увеличивается вероятность несанкционированного доступа. |
| Компания |
Ускорение процесса продажи за счет использования автоматизированных рабочих мест кассиров на базе технологии штрихового кодирования. |
Многие службы только на английском языке. Большая вероятность несанкционированного доступа. |
Предлагаемый продукт «Farm-Help» имеет ряд серьезных преимуществ перед уже существующими системами. Планируемая его цена будет ниже, чем у аналогов того же класса, и при этом система обеспечит более высокое качество, гораздо более надежную защиту данных, простоту внедрения и применения и более понятный интерфейс.
Цена разрабатываемого программного продукта рассчитана с использованием параметрического метода ценообразования на основе данных о ценах имеющихся на рынке аналогичных программных продуктов и затрат на производство нового.
Параметрические методы основаны на установлении цены нового продукта на основании цен и параметров аналогичных изделий, составляющих параметрический ряд. Простейшей разновидностью параметрических методов является определение цены товара на основе учета влияния одного главного параметра изделия. Главным называют параметр, определяющий функциональное назначение и характеризующий важнейшее свойство продукта.
Метод главного параметра прост, но на практике чаще всего бывает затруднительно выделить только один главный параметр. Поэтому чаще используют многопараметрические ряды для функционально однородных изделий, имеющих одно и то же назначение и отличающихся друг от друга только величиной технико-экономических параметров.
Данные о трех анализируемых продуктах сведены в таблицу 1, где указываются и рассчитанные взвешенные параметрические индексы.
Ц А1 =12500руб; Ц А2 =8200руб; Ц А3 = 5740руб
После заполнения таблицы суммируем взвешенные параметрические индексы для всех четырёх продуктов - в результате получаем некоторый интегральный показатель качества (ИПК) соответствующего программного продукта. На основе этих значений определяем цену нового продукта по формуле:
Таким образом, цена предполагаемого программного продукта «Farm-Help» составляет 8725,6 руб.
Для использования системой на двух и более компьютерах в пределах одной локальной вычислительной сети требуется приобретение дополнительных лицензий. Следующее дополнительное рабочее место можно будет приобрести со скидкой 20%. При одновременном приобретении более 10 рабочих мест скидка 30%.
При принятии положительного решения по реализации системы «Farm-Help» и инвестировании средств в разработку данного программного продукта для продвижения данного программного продукта на рынок предлагается провести следующий комплекс мероприятий:
б) регулярное участие в тематических выступлениях;
в) размещение рекламных материалов в специализированных печатных изданиях (журналах «Главная книга», «Аптека», «Морион», «Медицинский портал», и т.д.), а также размещение рекламы в Internet – на сайте компании и в баннерных сетях;
д) заключение договоров о поставке с фирмами.
Усилия фирмы по рекламе и поддержке сбыта будут сконцентрированы в тех областях, где они дают наивысшую отдачу. Это, прежде всего выставки продукции на показах, ярмарках, в том числе и международных, организованных торговыми ассоциациями, где сразу же могут быть заключены договоры на поставку и продажу данного программного продукта.
На проведение рекламной компании предполагается выделить средства в размере 90000 руб. Распределение этих средств по месяцам приведено в таблице 2 и отображено на рисунке 1. Проведение рекламной компании предполагается начать с четвертого месяца после начала разработки.
| Сумма, тыс.руб. |
Предполагается, что продажа копий программного продукта начнется с четвертого месяца после начала разработки. Разработку программного обеспечения планируется осуществить в течение трех месяцев. Объем продаж на каждый месяц приведен в таблице 3 и отображен на рисунке 1.
Таблица 3 - Прогнозируемый объем продаж
| Объем продаж, шт. |
Рисунок 2 – Прогнозируемый объем продаж
3. Производственный план
Производственный план.
Информационная система «Farm-Help»
Производственный план начинается с определения специалистов:
1. Руководитель проекта (1)
2. Бизнес-аналитик (1)
3. Аналитик-проектировщик (1)
4. Системный аналитик (1)
5. Консультант - разработчик (1)
6. Ведущий программист (1)
7. Программист – проектировщик (1)
8. Программисты (5)
9. Оператор (1)
Разработка системы будет включать следующие этапы:
· Анализ предметной области.
· Разработка технического задания.
· Разработка базы данных и определение входных и выходных данных
· Проектирование информационной системы
· Кодирование и отладка информационного обеспечения.
· Промежуточное тестирование и анализ результатов
· Доработка системы программы
· Разработка документации
· Испытание и приемка информационной системы
· Установка и внедрение информационной системы
Этапы разработки программного продукта приведены в таблице:
| Наименование разработки |
Исполнители |
Период (дни) |
|
| Анализ ПО |
Руководитель проекта, Бизнес-аналитик, Проектировщик ИС |
||
| Разработка технического задания. |
Руководитель проекта, Проектировщик ИС, Ведущий программист. |
||
| Разработка базы данных и определение входных и выходных данных |
Руководитель проекта, Аналитик – проектировщик, Программист –проектировщик, Архитектор ИС Системный аналитик |
||
| Проектирование информационной системы |
Руководитель проекта, Ведущий программист, Программисты Системный аналитик |
||
| Кодирование и отладка информационного обеспечения |
Руководитель проекта, Ведущий программист, Программисты. |
||
| Промежуточное тестирование и анализ результатов |
Руководитель проекта, Программисты, Аналитик – проектировщик, |
||
| Доработка системы программы |
Руководитель проекта, Программисты Бизнес-аналитик Программист-проектировщик |
||
| Разработка документации |
Руководитель проекта, Оператор |
||
| Испытание и приемка информационной системы |
Руководитель проекта, Ведущий программист, Программисты Консультант-разработчик |
||
| Установка и внедрение информационной системы |
Руководитель проекта, Ведущий программист, Программист ИС. |
График распределения трудовых ресурсов приведен на рисунке 3
Длина критического пути (время необходимое для разработки) равна 80 дням.
Количество разработчиков, их зарплата и число рабочих дней приведены в таблице 5. Для расчета заработной платы примем, что число рабочих дней в месяце равно 26
Таблица 5 - Состав персонала
Общие затраты в течение разработки приведены в таблице 6. Отчисления в социальную сферу составляют 26% , при этом не учитывается страхование от несчастных случаев.
Заработная плата специалистов рассчитывается следующим образом:
Отчисления в социальную сферу определяются как:
Таблица 6 - Расходы на заработную плату
Для работы этих специалистов будут использованы 9 компьютеров. Стоимость оборудования в целом составила 225000 руб., стоимость одного компьютера – 25000 руб. Аренда и содержание помещения обходится в 15000 рублей за месяц. Годовая норма амортизации компьютеров 20%. Расходы на обслуживание оборудования составляет 15% амортизационных отчислений.
Энергопотребление каждого компьютера составляет 300 Вт/ч. Стоимость одного кВт/ч электроэнергии составляет 1,80 руб. Компьютеры будут работать по 8 часов в день. Кроме этого будут работать другие электробытовые приборы, потребляющие 270 Вт/ч. Расчет затрат на обслуживание оборудования приведен в таблице 7.
Таблица 7 – Затраты на обслуживание оборудования
Затраты на энергопотребление компьютеров за месяц рассчитываются следующим образом:
Затраты на электроэнергию (в месяц):
0,2 кВт *1,8 руб/(кВт*ч).*8 ч *8*26 = 599,04 руб. (за компьютеры)
0,27 кВт *1,8 руб./(кВт*ч).*8 ч*26 = 101,08 руб (бытовые приборы)
599,04 + 101,08 =700,12 (всего за месяц)
700,12*4 = 2800,48 (за 4 месяца разработки)
Общая сумма затрат на разработку приведена в таблице 8.
Таблица 8 - Общая сумма затрат
Из таблицы 8 следует, что на разработку программного продукта потребуется 340780,52 рубля.
4 Финансовый план
В финансовом плане подробно описано как, когда и на что будут расходоваться средства.
В таблице 9 показаны суммы средств, направленных на финансирование каждого этапа (средства на оплату труда, затраты на амортизацию, а также затраты на электроэнергию).
Таблица 9 - Затраты по этапам разработки
На основании полученных итоговых сумм затрат строится график распределения денежных средств по этапам разработки, который представлен на рисунке 4.
| Исполнители |
Зар.плата и отчисления, руб. |
Обслужи-вание оборудова-ния |
Электро-энергия, руб. |
|||||
| Анализ предметной области |
Руководитель проекта |
|||||||
| Бизнес-аналитик |
||||||||
| Проектировщик ИС |
||||||||
| Разработка технического задания |
Руководитель проекта |
|||||||
| Проектировщик ИС |
||||||||
| Ведущий программист |
||||||||
| Разработка структуры базы данных, входных и выходных данных |
Руководитель проекта |
|||||||
| Аналитик-проектировщик |
||||||||
| Программист-проектировщик |
||||||||
| Архитектор ИС Системный аналитик |
||||||||
| Исполнители |
Зар.плата, руб. |
Обслужи-вание оборудова-ния |
Электро-энергия, руб. |
|||||
| Проектирование системы |
Руководитель проекта |
|||||||
| Ведущий программист, |
||||||||
| Программист |
||||||||
| Системный аналитик |
||||||||
| Кодирование |
Руководитель проекта |
|||||||
| Ведущий программист, |
||||||||
| Программист |
||||||||
| Тестирование и анализ результатов |
Руководитель проекта |
|||||||
| Аналитик – проектировщик, |
||||||||
| Программист |
||||||||
| Доводка системы |
Руководитель проекта |
|||||||
| Бизнес-аналитик |
||||||||
| Программист |
||||||||
| Программист-проектировщик |
||||||||
| Разработка документации |
Руководитель проекта |
|||||||
| Оператор |
||||||||
| Испытание и приемка информационной систем |
Руководитель проекта, Ведущий программист, Программисты Консультант-разработчик |
|||||||
| Установка и внедрение системы |
Руководитель проекта |
|||||||
| Ведущий программист, |
||||||||
| Программист ИС. |
||||||||
Рисунок 4 - График распределения денежных средств на этапах разработки
Из графика распределения денежных средств можно сделать вывод, что максимальная сумма (35006,78руб.) будет затрачена на этапе кодирования и отладки системы, т. к. этот этап займет довольно длительный срок (10 дней).
После завершения разработки системы «Farm-Help», на четвертом месяце, планируется задействовать оператора множительной техники, заработная плата которого будет зависеть от числа сделанных им копий (90 руб. за одну копию) и дилера (с зарплатой 3% с продаж), а также программиста, осуществляющего сопровождение системы (с зарплатой 7000 руб. в месяц). Постоянные расходы на месяц приведены в таблице 10.
Таблица 10 - Постоянные расходы (в месяц)
К переменным расходам относятся зарплата дилера (3% от продаж), оператора, бизнес аналитика, программистов, архитектора информационных систем, программиста, сопровождающего систему, а также расходы на тиражирование (40 руб. за копию) и затраты на электроэнергию. В течение 12 месяцев затраты на электроэнергию распределяются неравномерно. В первые 4 месяца, когда идет разработка программного продукта, работают 7 компьютеров и другие электробытовые приборы, а в остальные месяцы затраты на электроэнергию будут ниже, так как будет работать только 2 компьютера и другие электробытовые приборы. Переменные расходы по месяцам приведены в таблице 11.
Таким образом, можно составить бизнес-план на первый год исходя из прогнозируемого объема продаж. Бизнес-план приведен в таблице 12.
Из этой таблицы 12 видно, что чистую прибыль компания будет получать в 5 месяце, чистый денежный поток становится положительным уже с начала продажи программного продукта (с 5 месяца), ЧДП нарастающим итогом будет положительным с 5 месяца.
Оценка эффективности проекта
Оценим эффективность данного проекта. Показателями эффективности проекта являются:
а) чистая дисконтированная стоимость (ЧДС);
б) ТС – окупаемость;
в) ТС - индекс (индекс прибыльности)
Продисконтируем платежи и поступления и вычислим текущую дисконтированную стоимость ТДС и ЧДС по формуле:
где Pt- результат (доход) на t -м расчете,
Зt- затраты (размер инвестиций) на t -м расчете,
t - временный период, принимаемый по срокам реализации проекта (ежемесячно);
i - ставка дисконта, отражающая относительную величину убывания стоимости денег.
Эта ставка соответствует промежуточной величине между ставкой процента по кредитам и средней процентной ставкой по депозитам. Ежегодная ставка дисконта для рубля равна 15%, среднемесячная ставка равна 1,25.
Выражение l/(l+i)t называется коэффициентом дисконтирования (d). Он всегда меньше единицы, т.е. сумма денег, находящаяся на руках сегодня, больше той же суммы в будущем.
ЧДC = (Pt-Зt)×d
Если разность положительна, то инвестировать средства в данный проект целесообразно, т. к. в будущем инвестор получит больше средств, чем было им вложено. Расчет ТДС и ЧДС показан в таблице 13.
Таблица 13 – Вычисление ТДС и ЧДС
| Коэффициент дисконтирования (d) |
||||
Окупаемость показывает время, которое потребуется компании для возмещения инвестиций. Ее вычисляют путем суммирования поступлений до определения того периода, в котором они превзойдут расходы денежных средств.
Срок окупаемости можно определить графически. На графике окупаемости (рисунок 5) видно, что проект начал приносить прибыль с восьмого месяца. Это объясняется тем, что в этом месяце чистая дисконтная стоимость (ЧДС) становится положительной.
Рисунок 5 – График окупаемости
Необходимо определить точку безубыточности (критический объем продаж),которая имеет количественное отношение, определяется количеством копий программного продукта, который нужно продать компании.
ТС-индекс (индекс прибыльности) определяется путем суммирования всех дисконтированных поступлений с последующим делением их на дисконтированную стоимость инвестиций. Расчеты приведены в таблице 14.
Таблица 14 – Расчет индекса прибыльности
| Коэффициент дисконтирования |
Поступление денежных средств с учетом коэффициента дисконтирования |
Выплата денежных средств |
||
Любое значение индекса прибыльности, большее 1, считается приемлемым с финансовой точки зрения. В данном случае индекс прибыльности = 4321572/1549523=2,78.
Каждый из показателей отражает эффективность с различных сторон, поэтому рекомендуется использовать совокупность показателей. Проект считается эффективным, если ЧДС>0, ТС-индекс ≥ 1.
Для данного программного продукта ЧДС = 2772048рублей,
ТС-индекс = 2,78, окупаемость находится в пределах норматива (1 год).
Таким образом, разработка данного проекта является целесообразной и выгодной.
Таблица 15- Показатели экономической эффективности проекта
5 Анализ рисков
Анализ проекта создания программного продукта показывает его реальную осуществимость. Однако при реализации любого проекта неминуемо существуют и риски, с ней, связанные. К наиболее значимым рискам, связанных с данным проектом, можно выделить такие как:
а) риск рынка (вероятность риска потери вложенных средств в связи с проблемой сбыта продукта) планируется свести к минимуму путем постоянного проведения маркетинговых исследований и поиск новых рынков сбыта;
б) технический риск связан с необходимостью обеспечения эффективной технической поддержки для реализации проекта. Чтобы снизить этот риск производится закупка надежного аппаратного обеспечения.
в) бюджетный риск (вероятность риска остановки проекта в связи с недостаточным финансированием) достаточно высок, но для его снижения планируется привлекать кредитные ресурсы за счет акционерного капитала;
г) финансовый риск возникает при больших инвестиционных затратах, при длительном сроке окупаемости, инфляции, колебании валютных курсов. Для предупреждения этого риска срок окупаемости проекта должен быть меньше нормативного срока (1 год). Срок окупаемости рассматриваемого проекта равен 8 месяцам.
д) проектный риск связан с неполным анализом предметной области и возникает в том случае, когда степень сложности проекта не соответствует квалификации и опыту разработчиков. Чтобы снизить этот риск, для реализации проекта будут привлечены специалисты с достаточным опытом и высокой квалификацией.
е) коммерческие риски в основном связаны с появлением новых конкурентоспособных программных продуктов. Чтобы снизить этот риск, программный продукт будет постоянно дорабатываться и усовершенствоваться.
Для снижения общего влияния рисков на эффективность программного продукта необходимо предусмотреть страхование на первом месяце разработки продукта в размере 100000 рублей.
Заключение
Анализ полученных значений показателей эффективности для данного проекта «Farm-Help» показывает, что в целом он достаточно надежен и прибылен, и имеет все шансы стать одним из наиболее приемлемых программных продуктов в данной области применения.
Обобщающим показателем, характеризующим деятельность предприятия, является прибыль. Если проект способен приносить прибыль, то его на данном этапе можно считать успешным. Для данного проекта планируемый финансовый результат положителен.
Для определения эффективности проекта были рассчитаны относительные показатели, такие как индекс прибыльности (равен 2,78), ЧДС (равна 2772048 руб.) и срок окупаемости находится в пределах норматива. Эти показатели характеризуют проект как эффективный. В совокупности с серьезными конкурентными преимуществами программного продукта это должно сделать его привлекательным для инвесторов и покупателей.
Исходя из всего вышесказанного предлагаемый проект автоматизированной информационной системы контроля деятельности предприятия ресторанного бизнеса «Farm-Help» можно считать эффективным, а его разработку экономически выгодной.
Список использованных источников
1 Сухова Л.Ф.Практикум по разработке бизнес-плана и финансовому анализу предприятия: Учеб. Пособие //Л.Ф. Сухова, Н.А. Чернова. – М.: Финансы и статистика, 1999.
2 Шуляк П.Н. Ценообразование: Учебно-практическое пособие., 2-изд. – М.:ИВЦ «Маркетинг», 1998.
3 Продукты . – http://www.1C.ru
4 Компания БЭСТ. Программы. БЭСТ – 5. – http://www.bestnet.ru
5 ПАРУС – Предприятие 7. Корпорация ПАРУС. – http://www. parus.ru
ОПИСАНИЕ АНАЛОГОВ
Приложение А
(справочное)
I. ФОРТ:АПТЕКА-2000
Раздел: розничная продажа медикаментов
Специализированная конфигурация ФОРТ:АПТЕКА-2000 предназначена для автоматизации оперативного, бухгалтерского и налогового учета предприятий, занимающихся розничной продажей медикаментов.
Возможности программы: В конфигурации реализованы следующие особенности учета розничной торговли медикаментами:
· возможность серийного учета товаров, серия имеет идентификатор (текстовый или числовой), срок годности, производитель, данные сертификата и регистрационного удостоверения;
· учет в отделе розничной продажи по розничным ценам (по номенклатуре и/или суммовой);
· продажи со скидками, бесплатные передачи, льготные рецепты;
· фармакотерапевтические группы: каждый препарат можно отнести к одной или нескольким фармгруппам;
· у препаратов могут указываться лекарственные формы, фасовки, дозировки и упаковки, завод-изготовитель;
· формирование операций по переоценке и пересортице.
Приходование купленных товаров осуществляется в один или несколько отделов розничной торговли, учет в которых ведется по розничным ценам, с возможностью последующей передачи в другие розничные отделы.
Кроме прямых продаж, можно проводить инвентаризацию склада/отдела, причем товар будет списан (продан) или дооприходован.
В конфигурации оставлена возможность выписки счета для мелкооптовых продаж, на основании которого выписываются документы расходная и налоговая накладные.
Поддерживается проведение переоценки товаров и ведение взаиморасчетов с удаленной торговой точкой.
Для товаров могут быть определены нормы их остатков. Это дает возможность автоматического формирования заявки на поставку товара в случае достижения минимального остатка (дефектуры).
Специальные возможности программы:
· автоматическое формирование бухгалтерских документов, которые отражают бухгалтерский учет;
· автоматическое формирование заказов поставщикам по минимальным остаткам;
· подключение кассовых аппаратов в режиме фискального принтера и через кассовый сервер.
II.Уникальный продукт для автоматизации аптек и аптечных сетей любых размеров и разных схем работы
Инструмент для эффективного труда фармацевтов - система автоматизации и управления аптечным предприятием М-АПТЕКА плюс представляет собой программный комплекс сбора и регистрации информации о движении товара и оформления соответствующих документов, от принятия решения о закупке товара у поставщика до его реализации. Простота и удобство системы - это основа комфортной и безошибочной работы персонала аптеки
Современный и удобный Windows интерфейс, встроенный Help. Индивидуальная настройка программы для каждого сотрудника предприятия в соответствии с функциональными обязанностями. Вместе с программным обеспечением поставляется комплект основных электронных справочников (производители, медикаменты, единицы измерения)
Работа с поставщиками лекарственных средств
Система позволяет получать прайс-листы от поставщиков в электронном виде консолидировать их в зависимости от формы расчета за поставляемый товар.
Система предоставляет возможность сформировать заявки как на основании дефектуры, так и на основании расчета потребного количества в соответствии с темпами реализации и определенных заранее не уменьшаемых остатков и с учетом аналогов.
Предусмотрена возможность получения электронных накладных от поставщиков и автоматическое оприходование по ним, а также получение и хранение графических
Работа с товаром
Расценка товара производится с учетом всех правил и ограничений наценок в полуавтоматическом и, после выбора и настройки схемы ценообразования, в автоматическом режимах.
Одноименный товар учитывается под одним номенклатурным номером аптечного справочника одновременно с разбивкой по партиям, срокам годности, и ценам.
Предусмотрена возможность пакетной печати штрих-кодовых этикеток на весь товар по накладной поставщика.
Возможна строгая привязка товара к подразделению и материально-ответственному лицу. Проведение инвентаризации с составлением всех выходных форм согласно нормативной документации, сертификатов.
Офис с функциями аналитического центра.
Функции системы, установленной в аналитическом центре, заключаются в поддержании во всех торговых подразделениях сети единой нормативно-справочной информации, организации сбора данных о движении товара и заказах поставщикам со всех торговых подразделений. Важную роль играет наличие в системе аналитической отчетности, которая позволяет подготавливать первичные данные для анализа деятельности всей сети в целом и осуществлять контроль над каждым торговым подразделением в отдельности.
http://www.esc.ru/project/iapt/sh_big_1.gifОфис с функциями аналитического центра и заказа товара.
Функции системы в офисе дополняются возможностью редактирования первичных заказов торговых подразделений поставщикам и формированием дополнительных заказов.
Подключение указанных функций в офисе становится возможным на основании включения возможности дополнительного анализа движения товара, данные по которому приходят по электронной почте от каждого торгового подразделения. Все заказы для поставки товара в торговые подразделения направляются поставщикам из офисной части программы. Товар и накладные от поставщика поступают непосредственно в торговые подразделения.
Офис с функциями аналитического центра, заказа, получения и распределения товара.
При такой функциональной структуре фармацевтического предприятия офисная часть АСУ должна позволять консолидировать заказы от торговых подразделений и формировать общие заявки поставщикам на получение товара непосредственно в офисе.
Товар и накладные от поставщиков поступают в офис предприятия, где производится их приемка, формирование розничной цены и предпродажная подготовка.
Товар, хранящийся в офисе, распределяется системой в полуавтоматическом режиме и направляется в торговые подразделения с соответствующими сопроводительными документами.
Роль офиса в этом случае дополняется функциями отдела запасов розничной аптеки.
Функции офиса, в зависимости от структуры предприятия, могут быть дополнены возможностью поставки товара мелкооптовым покупателям непосредственно из офиса.
III. Магазин: Компания Элайтс
Цена: 13710руб. / $550.00
Наличие: В наличии (на 2007-10-18)
Доставка: Россия, Другие
Способы оплаты: наличными по безналичному расчету кредитной картой интернет-платеж
Кредит: нет
Система комплексной автоматизации аптек. Отличительные особенности комплекса Организация количественного учета товаров по сериям и по срокам годности. Минимализация складских запасов. Автоматический расчет торговых наценок. Ускорение процесса продажи за счет использования автоматизированных рабочих мест кассиров на базе технологии штрихового кодирования. Оптимизация закупок. Расширение ассортимента, контроль за обязательным ассортиментным минимумом. Наличие стандартной отчетности и возможность создания собственных отчетов. Анализ товародвижения. Работа с большой номенклатурой и большим количеством документов. Что может "Панацея" Обеспечить оперативный учет большого ассортимента лекарственных препаратов на складе и в торговых секциях аптеки. Автоматизировать работу сотрудников склада по ведению базы данных, подготовке сопроводительных документов и маркировке всех поступающих на склад аптеки лекарственных препаратов этикетками со штрих-кодом. Обеспечить контроль за финансовыми взаимоотношениями с поставщиками товаров, провести расчеты потребностей аптеки по ассортименту и предоставить результаты расчетов в наглядном табличном и графическом изображении. Это позволит: увеличить общий оборот предприятия; значительно расширить ассортимент товаров; сократить количество остатков до минимума; сформировать все необходимые отчетные формы. Оперативно представлять отчетные формы для контролирующих организаций, в том числе по обязательному ассортиментному минимуму. Как организуется торговый учет? В основе организации учета лежит принцип отслеживания движения партии товара с учетом серийности, сроков годности и пр., основанный на базе технологии штрихового кодирования. На каждое поступление товара заводится учетная карточка с автоматической генерацией внутреннего штрих-кода, служащего идентификатором данной партии. Одновременно производится автоматический расчет розничной цены исходя из цен производителя и оптового поставщика, а также настраиваемых ставок торговых наценок. Это необходимо для контроля за торговой наценкой по различным группам фармпрепаратов (входящих в обязательный перечень, доступных для продажи по льготным рецептам). На основании приходной накладной автоматически можно распечатать этикетки штрих-кода с ценой и наименованием товара, которыми маркируется каждая упаковка. После маркировки товар поступает в торговые секции (операция перемещения) для дальнейшей его продажи. При продаже используется сканер штрих-кодов, с помощью которого происходит автоматическая идентификация не только товара, но и партии поставки. При этом обеспечивается учет нескольких партий одного и того же товара по различным учетным ценам и ценам продажи. Кроме непосредственной продажи провизор может получать информацию о наличии и стоимости того или иного препарата в своей торговой секции или в соседней. Проданный товар списывается с товарных складских остатков, поэтому контроль за наличием препаратов в секции осуществляется непрерывно, что позволяет регулярно пополнять запасы. Благодаря учету по каждой партии поставки обеспечивается полный учет по проданным товарам. Это позволяет рассчитываться только за реализованный товар. Установка и сопровождение комплекса "Панацея" Технология и этапность выполнения работ по запуску комплекса практически гарантирует Вам работу аптеки без остановки. Примерный поэтапный план по вводу комплекса "Панацея" в эксплуатацию: анализ существующей в Вашей аптеке технологии работы; подготовка и согласование проекта автоматизации; предварительная отладка работы комплекса в режиме имитации реальной деятельности; проектирование и установка информационной сети, с учетом имеющегося в аптеке оборудования; установка программных модулей комплекса "Панацея"; настройка экранных форм и индивидуальное обучение персонала; последующее сопровождение и оказание консультативной поддержки по эксплуатации комплекса; рекомендации по использованию комплекса в новых сферах деятельности Вашей аптеки. Работа с торговым оборудованием На автоматизированном рабочем месте (АРМ) кассира используется POS-терминал на основе фискального регистратора СПАРК-617ТФ. Связь осуществляется путем передачи файлов (прайс-листов и отчетов о продаже) по сети или на носителях. В начале рабочего дня формируется прайс-лист. Он создается в модуле "Прайс-листы", причем формирование может происходить по ценам продажи, с наценкой, по последней дате прихода и т.д., прайс-листов может быть столько, сколько необходимо для эффективной работы торгового зала. При выгрузке прайс-листа для АРМ кассира имеется возможность выбора прайс-листа. Обновление прайс-листа происходит по мере надобности в любое время рабочего дня путем переноса нового прайс-листа. Режим продажи осуществляется автоматически с помощью сканера штрих-кода. Отчет о продажах снимается в конце рабочей смены и передается в модуль "Товарный склад" где программа автоматически производит списание со склада и формирует документы на продажу товара с комментарием "Продажа. Касса". Одно рабочее место, оборудованное фискальным регистратором СПАРК-617ТФ может работать с одним или несколькими складами, для этого при настройке работы ККМ предлагается "Выбор подразделения".
Управление аптечной организацией требует от руководителя умелое сочетание использования финансовых показателей, полученных на основании анализа данных бухгалтерской отчетности, с другими показателями для обоснования управленческих решений на временных промежутках, когда еще нет законченной отчетности. Это составляет основу управленческого учета, который рассматривается как внутренняя информационная система, предоставляющая информацию для принятия управленческих решений и осуществления контроля деятельности организации. Информация для управленческого учета формируется на одной и той же базе, что и информация для финансового и налогового учета. Отличие заключается в группировках предоставляемой информации для принятия управленческих решений. Отсутствие единого стандарта по ведению управленческого учета позволяет формировать различные подходы к разработке системы управленческого учета и к методам его веления.
управленческие решения.
аптечная организация
финансовый анализ
управленческий учет
1. Акчурина Е. В. Управленческий учет / Е. В. Акчурина, Л. П. Солодко, А. В. Казина. – М.: Проспект, 2004. – 480 с.
2. Блаженкова Н. М. Стратегический управленческий учет как информационная подсистема предприятия // Бухгалтер. учет. – 2008. – №12. – С. 43-46.
3. Вахрушина М. А. Управленческий анализ. – 2-е изд. – М.: Омега – Л, 2005. – 432 с.
4. Войко Д. В. Сущность управленческого учета и его место в управлении предприятием. Управленческий учет № 3/2005. [Интернет]. – URL: Режим доступа: http://www.upruchet.ru/articles/2005/3/4022.html. Загл. с экрана. (Дата обращения: 19. 04. 2011.)
5. Другова З. К. Система внутреннего контроля и качества управления / З. К. Другова, А. М. Битерякова // Рос. аптеки. – 2007. – №2. – С. 17-21.
6. Керимов В. Э., Минина Е. В. Управленческий учет и проблемы классификации затрат. [Интернет]. – URL: Электр. дан. – Менеджмент в России и за рубежом. – №1. – 2002. – режим доступа: http://www.iteam.ru/publications/finances/section_50/article_1389/.- – Загл. с экрана. (Дата обращения: 09.03.2011.)
7. Кубышкин И. Использование финансового анализа для управления компанией // Финансовый директор. – 2005. – № 4. – С.5-17.
8. Мишин Ю. А. Система управленческого учёта на современном предприятии // Менеджмент в России и за рубежом. – 2001. – № 3. – С. 75-84.
9. Орехов Н. Нужен ли аптеке управленческий учет? // Российские аптеки. – 2003. – № 7–8. – С. 79-81.
10. Савчук В. П. Финансовая диагностика предприятия как система принятия управленческих решений. [Интернет]. URL: Электр. дан. – Корпоративный менеджмент: Режим доступа: http://www.cfin.ru/finanalysis/finance_diagnostics.shtml). – Загл. с экрана. (Дата обращения: 12.06.2011.)
11. Селезнева Н. Н. Анализ финансовой отчетности организации / Н. Н. Селезнева, А. Ф. Ионова. – М.: Изд-во ЮНИТИ-Дана, 2007. – 583 с.
12. Чернов В. А. Управленческий учет и анализ коммерческой деятельности / под ред. М. И. Баканова. – М.: Финансы и статистика, 2001. – 320 с.
Новые условия хозяйствования в фармации требуют принципиально нового подхода к управлению. В этих условиях актуальной становится необходимость повышения качества управления аптечной организацией. Руководитель аптечной организации для выполнения своих функций и принятия решений нуждается в определенной информации, которую он получает самостоятельно от объекта управления, либо в обработанном виде от специальных информационных служб. Такой службой в аптечной организации является бухгалтерия, которая предоставляет информацию о фактическом наличии ценностей, использовании имущества и ресурсов организации, о хозяйственных процессах и результатах деятельности, о кредитных обязательствах, затратах, расчетах и претензиях.
В этом случае управленческая деятельность ограничивается контролем над соблюдением законности совершения хозяйственных операций, установленных правил оборота товарно-материальных ценностей, правильным расходованием фонда заработной платы, за соблюдением платежной, финансовой и кассовой дисциплин, взыскания дебиторской и погашения кредиторской задолженностей.
Для осуществления текущего руководства руководители аптечных организаций могут использовать три направления финансовой диагностики эффективности и устойчивости функционирования организации :
1. Операционный анализ или «CVP-анализ» - эффективность продаж, т.е. комплексный анализ объемов реализации, издержек и прибыли, с учетом деятельности по управлению издержками и целевому планированию прибыли.
2. Эффективность использования ресурсов «расширенная формула Дюпона», позволяет определить и проанализировать чистую рентабельность собственного капитала и активов, а также степень использования займов.
3. Эффективность использования кредитных ресурсов при привлечении заемных финансовых средств - «эффект финансового рычага». Эффект является положительным, если рентабельность собственного капитала выше рентабельности активов, или отрицательным вследствие высокой стоимости привлеченных заемных финансовых ресурсов.
Используя результаты анализа, руководитель получает возможность не только оценить итоги хозяйственной деятельности по основным финансовым показателям, но использовать их для оперативного управления. Основу анализа хозяйственной деятельности таких организаций составляет финансовый и управленческий анализ, который основывается на внутрипроизводственном и внутрифинансовом (рис. 1).
Разделение анализа хозяйственной деятельности на финансовый и управленческий может являться условным, и связано это не только с различными целями анализа, но и используемыми для анализа источниками.
В связи с этим для эффективного управления организацией руководителю необходимо умелое сочетание и интерпретация полученных финансовых показателей для обоснования управленческих решений. Финансовый анализ, основывающийся на данных только бухгалтерской отчетности, отражает конечные результаты деятельности и представляет собой совокупность показателей, отражающих наличие, размещение и использование финансовых ресурсов. Особенность этого анализа заключается в разнообразии целей и задач, поставленных руководителем. Для проведения используются типовые методики, широко дополненные многими исследователями разнообразными показателями.
Все используемые методики финансового анализа констатируют результат деятельности предприятия, а задача руководителя заключается в умелом сочетании полученных результатов для принятия обоснованных управленческих решений. Все это составляет основу управленческого учета.
Управленческий учет (от англ. management accounting) возник на стыке двух дисциплин - финансового учета и менеджмента. Законченный финансовый учет большей частью построен на основе бухгалтерской отчетности, которая не всегда позволяет объективно оценить оперативное внутреннее состояние, т.к. фиксирует прошлые события, и рассчитан на использование информации внешними и внутренними пользователями. Управленческий учет возник в развитие бухгалтерского учета, как новая самостоятельная дисциплина, использующая не только фактические сведения о совершенных операциях, но и аналитические, оценочные данные, а также плановые показатели, и представляет руководителю не только количественную, но и качественную неформальную информацию. Это позволяет руководителю аптечной организации увязывать показатели произведенных затрат с показателями дохода от реализации товара.
Современный руководитель использует основные показатели финансового анализа в своей деятельности, но вместе с тем испытывает затруднения в группировке показателей финансового анализа при комплексной оценке деятельности на временных промежутках, когда нет еще результатов финансовой отчетности.
В настоящее время, когда сложилась инфраструктура фармацевтического рынка, руководители и собственники аптечных организаций все больше связывают понятие успеха с внутренней экономикой своих организаций, с повышением эффективности финансово-хозяйственной деятельности. В этих условиях приоритетной задачей является налаживание эффективного управления организацией, неотъемлемой частью которого и является система управленческого учета.
Официального определения управленческого учета в нормативных документах не выявлено. В связи с этим нет и единых правил его ведения, и создание системы управленческого учета - это внутреннее дело каждой организации.
Изучению проблем теории и практики организации управленческого учета в различных отраслях экономики посвящены работы зарубежных специалистов. Ведут исследования в этой области такие отечественные ученые, как: П. С. Безруких, М. В. Вахрушина, В. Б. Ивашкевич, Т. П.Карпова, В. Ф. Палий, В. И. Петрова, В. И. Ткач, А. Д. Шеремет, Т. В. Шишкова . Общие аспекты методологии и организации управленческого учета отражены в трудах М. М. Каверина, В. Э. Керимова, И. Г. Кондратова, А. Ф. Крюкова, Ю. А. Мишина .
Подходы, принципы и методы использования информации управленческого учета представлены в работах специалистов в области управленческого анализа М. И. Баканова, В. В.Ковалева, Р. Ю. Симионова, М. Л. Слуцкина, В. А.Чернова, Н. Г.Чумаченко, а влияние управленческого учета на результативность хозяйственной организации в работах Н. М. Блаженковой . Работы Е. В. Акчурина, А. В. Казина, В. В. Ковалевой, И. Г. Кондратова, Л. В. Поповой, А. М. Прониной, Л. П. Солодко посвящены анализу взаимосвязи финансового анализа и управленческого учета .
Анализ доступных работ показал, что до настоящего времени продолжают быть остро дискуссионными вопросы о месте управленческого учета в структуре бухгалтерского учета, его соотношении с другими видами экономической информации, о необходимости и целесообразности внедрения и развития систем управленческого учета в практику деятельности различных организаций, в том числе и фармацевтических.
При определении управленческого учета многими авторами используются два подхода, которые могут быть использованы в аптечных организациях :
Первый, управленческий учет рассматривается как составная часть традиционного бухгалтерского учета;
Второй, управленческий учет рассматривается как система, включающая функции традиционного бухгалтерского учета, экономического анализа и планирования.
Второй подход наиболее приемлем для руководителей аптечных организаций, которые принимают решения на основе ежедневного анализа экономических показателей деятельности, особую актуальность это принимает при отсутствии достаточного количества собственных денежных средств.
В связи с этим управленческий учет можно рассматривать как внутреннюю информационную систему, предоставляющую информацию для принятия управленческих решений и осуществления контроля деятельности организации. Информация для управленческого учета формируется на одной и той же базе, что и информация для финансового и налогового учета. Отличие заключается в отобранных показателях и группировке предоставляемой информации для принятия управленческих решений .
Под системой управленческого учета в аптечных организациях понимается комплекс мероприятий по организации наблюдений, регистрации, измерения, обработки, систематизации информации о результатах хозяйственной деятельности и произведенных затратах для оперативного и стратегического управления организацией. Для аптечных организаций в условиях недостаточности финансовых средств анализ произведенных затрат и статей, формирующих доход, является основополагающим для принятия управленческих решений.
В настоящее время на фармацевтическом рынке только государственные и муниципальные унитарные предприятия сохранили выполнение социально важных и финансово затратных функций и своей деятельностью должны обеспечить эффективное экономическое функционирование. Обоснование принимаемых решений в этом случае играет наиболее важную роль. Для таких организаций управленческий учет может стать интегрированной внутрихозяйственной информационной системой текущего наблюдения и контроля как за отдельными хозяйственными операциями в ходе их свершения, так и за всей финансово-производственной деятельностью организации, с целью информационно-аналитического обеспечения принятия управленческих решений. Для организаций, выполняющих социальные финансово затратные функции, формирование управленческого учета, на наш взгляд, является необходимостью.
В связи с этим целью управленческого учета является информационное обеспечение руководителя по контролю, достижению и регулировке оперативных целей и задач деятельности аптечной организации, а также обоснование управленческих решений.
Основными функциями управленческого учета в аптечных организациях являются:
Формирование информации о результатах деятельности аптечной организации на основании данных структурных подразделений при выполнении основных функций;
Обеспечение руководителей информацией, необходимой для текущего планирования, контроля и принятия оперативных управленческих решений;
Обоснование принятия и контроль оперативных управленческих решений структурными подразделениями;
Контроль текущего финансового состояния аптечной организации и измерение результатов деятельности;
Перспективное планирование основных показателей на основе анализа и оценки фактических результатов деятельности и координация развития организации в будущем.
Объектами управленческого учета в аптечных организациях являются, с одной стороны, материальные, трудовые и финансовые ресурсы, с другой - совокупность хозяйственных процессов и их результаты, составляющие финансово-хозяйственную деятельность. Объекты находят отражение в информационной системе организации посредством определенных приемов, способов и показателей, которые вместе образуют метод управленческого учета. Система управленческого учета основывается на результатах внутреннего аудита как одного из способов контроля над эффективностью и результативностью деятельности аптечной организации. Основными объектами управленческого учета являются затраты и результаты деятельности .
Отличие финансового учета от управленческого заключается в том, что в финансовом учета осуществляется констатация и учет произведенной операции, а в управленческом учете для принятия решения необходимо увязать систему финансовых и нефинансовых показателей на временных промежутках при выполнении определенной функции. При проведении управленческого внутрихозяйственного производственного анализа в качестве источников информации кроме бухгалтерской отчетности используют данные синтетического и аналитического бухгалтерского учета, нормативную и плановую информацию. Аптечная организация занимается реализацией специфического товара - лекарственных средств, потребность в которых не всегда является постоянной, а спрос, как правило, не эластичен. В связи с выполнением социальной функции, в ассортименте аптечной организации необходимо наличие обязательного ассортимента лекарственных препаратов, которое контролируется государством не только по номенклатуре, но и по стоимости. Для эффективного управления движением товарного ассортимента необходимо сочетание множества показателей.
Еще одним важным отличием управленческого учета от бухгалтерского является отсутствие какого-то единого стандарта: управленческий учет индивидуален для каждой аптечной организации, ведь стиль управления и экономические цели зависят от множества факторов, в том числе от выполняемых функций, месте расположения и уровня развития фармацевтического рынка на территории. В связи с этим, в отличие от финансового и налогового учетов, которые строго регламентированы стандартами и законодательством, управленческий учет ведется в соответствии с информационными потребностями руководства конкретной аптечной организации. Это обуславливает множество различных подходов к разработке системы управленческого учета и к методам его ведения.
Для обоснования и принятия управленческих решений руководителю необходимо владеть информацией о текущих финансовых показателях и их влиянии на результаты деятельности организации и использовать показатели затратности выполнения социально важных функций. Умелое сочетание этих показателей позволяет обосновать управленческие решения, рисунок 2.
Для оперативного управления организаций могут использоваться показатели, объединенные в финансовые, нефинансовые и дополнительные группы. Важным является тот факт, что выбранные показатели должны иметь количественную оценку и алгоритм расчета, быть сопоставимыми на каждом уровне развития предприятия, целевые значения показателей должны быть достижимыми и являться стимулом. Разрабатывая систему финансовых показателей, необходимо учитывать конкретные задачи и цели аптечной организации. Учитывая тот факт, что аптечные организации испытывают финансовые затруднения и невысокие показатели деловой активности, необходимо понимание взаимосвязи показателей. Это позволяет заранее предвидеть нежелательные тенденции в деятельности и приступить к их устранению.
Таким образом, управленческий учет является информационной системой и позволяет руководителю аптечной организации получить достоверную информацию о деятельности организации, установить проблемные моменты и обосновать управленческие решения.
Рецензенты:
Гацан В.В., доктор фармацевтических наук, профессор, заведующий кафедрой организации и экономики фармации Пятигорской государственной фармацевтической академии, г. Пятигорск.
Хаджиева З.Д., доктор фармацевтических наук, доцент кафедры технологии лекарств Пятигорской государственной фармацевтической академии, г. Пятигорск.
Библиографическая ссылка
Гаврилина Н.И. УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ В АПТЕЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ КАК ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ДЛЯ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ // Современные проблемы науки и образования. – 2013. – № 1.;URL: http://science-education.ru/ru/article/view?id=7632 (дата обращения: 01.02.2020). Предлагаем вашему вниманию журналы, издающиеся в издательстве «Академия Естествознания»
1. Реализация потребности аптек в управлении большими объемами данных.
2. Оказание высококачественных услуг по низкой цене.
Преимущества компьютеризации аптечного дела:
1) Точное, полное и своевременное ведение учета всех аспектов лекарственной терапии, являющееся непременным атрибутом высококачественного лечения пациента. Использование компьютерной системы для ведения истории лекарственных назначений обладает теми же преимуществами. что и ведение компьютеризованной истории болезни перед бумажной.
2) Принятие управленческих решений по сбору и анализу информации о приобретении, хранении и отпуске лекарственных средств, а также мерах по повышению производительности труда обслуживающего персонала аптеки.
3) Компьютеризация фармацевтических справочно-информационных служб.
Функции аптечной информационной системы:
· Оперативный ввод рецептов . В наиболее развитых аптечных системах медицинский персонал вводит сведения о лекарственных назначениях врачей непосредственно в систему с помощью терминалов, расположенных в клинических отделениях. Эти сведения тотчас же передаются в аптеку для обработки и отпуска. Таким образом, весь процесс написания, передачи и чтения бумажных рецептов полностью исключается. В менее развитых системах бумажные рецепты заполняются и передаются в аптеку, и персонал аптеки вводит их данные в свою автономную систему.
· Утверждение фармацевтом . После того, как рецепт введен в систему, он предоставляется фармацевту для профессионального суждения. Фармацевты могут обращаться к истории лекарственных назначений пациента для выявления потенциальных проблем (например, дублирования назначений или лекарственных взаимодействий), но компьютер может выявлять такие проблемы автоматически, просматривая информацию, содержащуюся в базе данных. В последнем случае система может выдавать на терминал фармацевта предупреждающие сообщения. После этого фармацевт на основании своего профессионального опыта определяет наилучший образ действий.
· Пополнение истории лекарственных назначений . После того, как рецепт утвержден фармацевтом, система автоматически пополняет историю лекарственных назначений пациента, внося туда новое назначение. Благодаря этому база данных всегда содержит последнюю информацию о лекарственной терапии пациента, если только она известна аптеке.
· Печатание этикеток. Информация из истории лекарственных назначений может использоваться для печатания этикеток, с указанием идентификации пациента и его местонахождения, а также инструкций по приему лекарства. Автоматическая печать этикеток является практически необходимой при технологии отпуска в разовых дозах из-за большого числа актов отпуска.
· Подборки на отпуск. Большинство аптечных компьютерных систем автоматически генерирует подборки на отпуск, которые позволяют аптечным работникам рассортировать отпускаемые лекарства по постам медсестер. Такие компьютерные подборки на отпуск особенно полезны в больницах, использующих технологию отпуска в разовых дозах, поскольку такую подборку легко выдать заново в случае изменений, сделанных в самую последнюю минуту.
· Подборки на прием . Базы данных, в которых хранится история лекарственных назначений, позволяет периодически выдавать на посты медсестер специально подобранную информацию об этих назначениях. Эти подборки предусматривают детальную информацию о том, какое лекарство и в какое время должен принять пациент; тем самым значительно улучшается управление процессом применения лекарств.
· Управление запасами и автоматический заказ лекарств . Сведения о текущем запасе лекарств могут постоянно обновляться, отражая количества лекарств, отпущенных из аптеки. Наличие информации о фактическом наличии позволяет выполнять автоматический заказ лекарств и позволяет управляющим аптекой анализировать расход лекарств по номенклатуре лекарств и по поставщикам.
· Сводки об использовании лекарств . Базы данных с историей лекарственных назначений могут быть использованы для выявления и отслеживания проблем, связанных с недостаточно оптимальной лекарственной терапией. К таким проблемам относятся рецепты с завышенной или заниженной дозой, завышенной или заниженной длительностью курса лекарственной терапии, применение дорогих лекарств в то время, когда в наличии имеются более дешевые, а также недостаточный контроль состояния пациента в течение курса приема лекарств. При выявлении проблем фармацевты могут разрабатывать и воплощать в жизнь программы обучения, рассчитанные на врачей, медсестер или на других фармацевтов.
· Сводки об использовании учетных лекарств. Информация из баз данных по истории лекарственных назначений и складскому учету может использоваться для выдачи сводок по номенклатуре и по пациентам для лекарств, назначение которых контролируется государственными органами, например снотворных и наркотических средств. Эти сводки обеспечивают ведение точного контроля и учета, требуемое действующими юридическими актами.
Почти все современные АИС в лечебных учреждениях выполняют по меньшей мере приведенный выше набор базовых функций. Кроме того, во многих системах предусмотрены средства, обеспечивающие административно-финансовые и управленческие функции. Например, они могут формировать счета для пациентов или других плательщиков за лекарства и проводить расчет заработной платы для работников аптеки. АИС могут также собирать статистику по изготовлению лекарств, объему продаж, поступлению рецептов и использованию лекарств, то есть ту информацию, что требуется руководителям для эффективного управления работой аптеки. В состав некоторых систем входят также программы, обеспечивающие выполнение клинических функций, например вычисление дозировки лекарства и контроль индивидуальной терапии.
Во многих отношениях функции амбулаторных аптечных систем, связанные с отпуском лекарств, оценкой лекарственной терапии и управлением аптекой близки к функциям больничных систем. Они различаются в силу особенностей, присущих амбулаторному лечению, например необходимости обслуживать гораздо большее число пациентов, выполняя при этом меньшее число трансакций в расчете на пациента и обладая гораздо меньшей информацией о состоянии пациента. Кроме того, системы, обеспечивающие амбулаторное обслуживание, должны выполнять большее число фискальных функций, включая формирование счетов на оплату лекарств для страховых компаний и других плательщиков медицинских услуг, а также учет оплаченных счетов.
Скорость и качество обслуживания покупателя, оптимизация учета и пополнения товарных запасов, возможность оперативно отслеживать и регулировать уровень розничных цен и многие другие аспекты, влияющие на конечный результат работы аптеки, актуальны всегда. Без учета этих факторов выжить нельзя. Что же тогда говорить о современной ситуации, когда проблема борьбы за покупателя давно уже стала самой насущной. Резко возросло стремление руководителей использовать любую возможность для повышения конкурентоспособности своего бизнеса. В частности, заметно усилился спрос на различные компьютерные и программные решения, позволяющие комплексно автоматизировать весь цикл деятельности аптеки.
Для аптеки как торгового учреждения характерна высокая степень отчетности. Учитывая значительный объем и темпы оборота товара, специфические требования к его хранению и реализации, здесь очень важно наладить быстрый и качественный сбор, обработку и анализ информации, относящийся к коммерческой деятельности аптеки. Сделать это возможно путем внедрения автоматизированных систем управления, позволяющих объединить весь процесс оборота товара - от заказа очередной партии у поставщика и до момента реализации и учета поступающих от нее средств.
Программные продукт представляет собой информационную систему, предназначенную для всеобъемлющего автоматизированного учета и анализа движения всех категорий товара в аптеках или аптечных сетях. Они охватывает все стороны деятельности аптеки и учитывает все особенности ее работы.
Вот какие достоинства системы отмечают работники аптек давно и успешно использующие программный продукт в повседневной практике. Во-первых, это полный учет товаров в реальном времени с ведением необходимой финансовой документации. Вы всегда точно знаете прибыль и остаток товара в любом отделе своей аптеки, можете контролировать закупки, отпуск, ассортимента и розничные цены товара. Естественно все это снижает трудозатраты, упрощает работу провизоров, а руководству аптеки позволяет оптимизировать ассортиментную политику предприятия, избавившись от "балластных" позиций и сведя к необходимому минимуму количество товарных запасов. Скажем, инвентаризацию, при необходимости, можно провести всего за несколько часов. Отчёты, формируемые системой, позволяют своевременно выявлять возможные ошибки, упрощать ведение бухгалтерского учёта и предоставлять аналитическую информацию для руководителя аптеки. Любой отчёт можно составить за несколько минут.
Благодаря автоматизированной системе ускорилась работа провизора-информатора. Информация о наличии ЛС и ценах поступает на городскую справку и в лечебно-профилактические учреждения. Система проста в использовании, это позволяет быстро обучить персонал без отрыва от работы. Кроме того, система предоставляет аптеке большие аналитические возможности для планирования своей деятельности. Например, можно осуществить полный расчет рейтингов всех препаратов за год менее чем за 5 минут. Такая высокая скорость функционирования достигается, в частности, за счет того, что при работе система не создает никаких временных, ненужных файлов, что характерно для многих компьютерных программ. Обычно эти файлы остаются на диске и замедляют работу программы. Сравнительный анализ ассортимента проводится с учетом "точки безубыточности" отдельных групп товаров, определяется структура объемов продаж, рентабельность товарных позиций. Таким образом, становится возможным планировать объемы продаж, товарно-денежные потоки, прибыли и затраты.
Наиболее предпочтительными и выгодными для аптеки является интегрированные программно - аппаратные комплексы, или автоматизированные системы управления. Такие системы позволяют всесторонне учитывать и контролировать финансово-хозяйственную деятельность аптеки или аптечной сети, т.е. формировать полную и достоверную информацию о хозяйственных процессах и результатах деятельности предприятия. А это, в свою очередь, означает освобождение руководителей и бухгалтеров от утомительных расчетов, позволяя им полностью сосредоточиться на анализе и планировании бизнеса. На протяжении последних лет разработка информационных продуктов связана с использованием экономико-математических методов для осуществления маркетинговых функций по прогнозированию потребления товаров аптечного ассортимента, а также для тестирования рынка.
Автоматизированная система позволяет обеспечить точное знание прибыли и остатка товара в любом отделе в любой момент времени (это необходимо для того, чтобы свести к минимуму товарный запас на складе, сохраняя при этом неснижаемые запасы медикаментов, установленных специальными перечнями).
С недавних пор в аптеке применяется программный комплекс «Поставщики». Система предназначена для автоматизированного учёта и анализа движения товаров аптечного ассортимента. Она охватывает все стороны деятельности - от прихода товара на склад до его реализации в торговом зале. Эта программа учитывает особенности работы аптеки, позволяя вести предметно-количественный учёт товаров, финансовый контроль и оперативный мониторинг товарных остатков. С помощью программы поддерживаются контакты с поставщиками и проводится актуализация заказа. Быстрое определение реальных остатков - одно из главнейших достоинств. Кроме того, применение кассовых аппаратов с использованием штрихового кодирования в составе программного комплекса упрощает процесс отпуска лекарств и их учёта, значительно облегчает работу провизоров, повышая качество контроля и снижает затраты на ошибки персонала. Поступление товара в аптеку от поставщиков составляет несколько часов.
Аптеки, приобретающие программное обеспечение прекрасно знают, насколько важную роль в этом случае начинает играть сервисное обслуживание. В общем, система решает практически любые задачи современной аптеки. Но главное, как считают ее пользователи, она позволяет делать лекарственную помощь действительно "экстренной".