Mokesčių deklaracijų pildymo elektronine forma ir popieriuje taisyklės. Kaip geriausia pateikti mokesčių deklaraciją: popieriuje, magnetinėse laikmenose, elektroniniuose, telekomunikacijų kanaluose, paštu

2017 m. Birželio 29 d. 12:55

Vienu metu raštininkai priešinosi perėjimui nuo popierinių žurnalų prie elektroninių dokumentų valdymo sistemų. Dabar daugumoje organizacijų vidinis dokumentų tvirtinimas jau vykdomas EDMS ir nekelia susirūpinimo. Dabar turime naujų galimybių, suteikiančių dar daugiau galimybių pereiti prie visiškai „popierinio“ darbo. Tačiau tuo pat metu mus pradeda nugalėti naujos baimės.

Kai kuriems žmonėms skaitant frazę „elektroninis dokumentas“ gali kilti nemalonus netikrumo ir abejonių jausmas. Iš karto kyla daug klausimų: ar tai patikima? Kaip laikyti? Ar teismai sutiks?

Bet kodėl dirbdamas su popieriumi niekas neužduoda tų pačių klausimų, o vien todėl, kad jis yra pažįstamas ir atrodo patikimas. Nors „popieriniai“ teisės aktai nėra tobuli ir galite rasti trūkumų. Taip, elektroninio dokumentų valdymo reguliavimo sistema taip pat toli gražu nėra tobula ir vis dar yra baltų dėmių, tačiau ji vystosi ir nuolat tobulėja, o „popieriniai“ teisės aktai pamažu sensta.

Bet kaip apie mūsų klausimus? Turime į juos atsakyti. Elektroninis dokumentas -saugokite jį ir teismai.

Dabar pats metas neatsilikti nuo elektroninių dokumentų ir negyventi su popieriniais vokais. Atėjo laikas gauti atsakymus į savo klausimus ir rūpesčius, kad vėliau nesulauktumėte pasivijimo vaidmens.

Elektroninio dokumento teisinė reikšmė

Norint suprasti, ką dokumentai gali padaryti be popieriaus, pirmiausia reikia išsiaiškinti, kaip elektroninis dokumentas vertinamas teisiniu požiūriu.

Tačiau elektroniniai dokumentai užkariauja ir šią konservatyvią sritį. Net tokį iš pažiūros nepajudinamą popierinį dalyką, kaip darbo knygą, įstatymų leidėjai netrukus pavers elektronine forma.

Tačiau yra personalo įrašų, kuriuos jau galima visiškai paversti elektronine forma:

• darbo sutarčių registravimo ir jų pakeitimų žurnalas;
• įsakymų įsidarbinti registras;
• forma T-60 (užrašas-skaičiavimas dėl atostogų darbuotojui suteikimo);
• forma T-61 (užrašas-skaičiavimas nutraukus (nutraukus) darbo sutartį su darbuotoju (atleidžiant));
• darbo laiko apskaitos žiniaraštis ir kt.

Kalbant apie šių dokumentų saugojimą, pagal teisės aktus elektroniniai dokumentai saugomi tiek pat laiko, o tai susiję su popieriniais analogais. Tačiau dėl to, kad tai ne tik dokumentas, kurį galima tiesiog išimti iš lentynos kaip popierių, jis papildomas indėlio reikalavimas užtikrinti elektroninių dokumentų atgaminimą, taip pat priemones elektroninio parašo autentiškumui patikrinti. Šių lėšų saugojimo laikotarpis yra lygus dokumento saugojimo laikotarpiui.

Naudojant elektroninius dokumentus reikia atsiminti, kad sandorio šalys, reguliavimo institucijos ir, jei reikia, teisminiai dokumentai turi būti paruošti perdavimui. Visų pirma FTS nustato griežtus keitimosi formato ir metodo reikalavimus. Su sandorio šalimis keitimasis yra lengvesnis.

Žemiau esančioje lentelėje pateikiami visi galimi dokumentai, kuriuos šio rašymo metu priima Federalinė mokesčių tarnyba (pagal Federalinės mokesčių tarnybos 2012 m. Birželio 29 d. Įsakymą Nr. ММВ-7-6 / [apsaugotas el. paštas]). Dokumentai skirstomi į tuos, kurie turi būti siunčiami griežtai tam tikru formatu (xml), ir tuos, kuriuos galima siųsti nuskaitytais vaizdais.

Elektroniniai dokumentai, sukurti pagal patvirtintus formatus, kuriuos galima pateikti patikrinimui xml faile (įforminti dokumentai)

Dokumento tipas	Dokumento paskirtis	Papildoma informacija
Sąskaita		Elektroninė sąskaita faktūra yra teisiškai reikšmingas originalas, kaip ir popierinė sąskaita. Jame yra tie patys rekvizitai ir duomenys, juos turi pasirašyti vadovas ar įgaliotas asmuo ir pateikti per penkias dienas. Elektroninė sąskaita faktūra taip pat turi būti užregistruota knygoje ir pirkimo bei pardavimo knygose bei saugoma elektroniniu būdu mažiausiai 4 metus. Jis gali būti pateiktas kaip pagrindas PVM atskaitai gauti. Remiantis Rusijos Federacijos mokesčių tarnybos 2015-03-04 įsakymu Nr. ММВ-7-6 / [apsaugotas el. paštas] turi būti elektroninio dokumentų valdymo operatoriaus identifikatorius. Pardavėjas ir pirkėjas privalo turėti tas pačias sąskaitas faktūras (tik elektronines arba tik popierines). Iki 2017 m. Birželio 30 d. Naudojamos sąskaitos, sukurtos iki 2017 m. Liepos 1 d., Priimamos iki 2020 m. Gruodžio 31 d.
Pirkinių knyga	Jis skirtas registruoti dokumentus, patvirtinančius PVM sumokėjimą už prekių, atliktų darbų, suteiktų paslaugų pirkimą, siekiant nustatyti išskaičiuojamo (grąžintino) mokesčio sumą Rusijos Federacijos mokesčių kodekso nustatyta tvarka .	Jis pildomas griežtai pagal vieningą formą. Savavališkas formas draudžiama naudoti ir mokesčių institucijos jas atmeta. Pirkimo ir pardavimo knygos forma buvo patvirtinta 2011 m. Gruodžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu Nr. 1137. Jis turi būti saugomas mažiausiai 4 metus (nuo paskutinio įrašo). Elektroninių pirkimo ir pardavimo knygų formatas, patvirtintas Rusijos Federacijos mokesčių tarnybos 2015 m. Kovo 4 d. Įsakymu Nr. ММВ-7-6 / [apsaugotas el. paštas]
Pardavimo knyga	Jis skirtas registruoti sąskaitas faktūras, o kartais ir kitus dokumentus, kai organizacijos ir verslininkai parduoda prekes (atlieka darbus, teikia paslaugas) visais atvejais, kai yra pareiga
Gautų ir išrašytų sąskaitų faktūrų žurnalas	Pridėtinės vertės mokesčio (PVM) ataskaitinis dokumentas, kuriame atsispindi gautos ir išrašytos sąskaitos faktūros.	Nepriklausomai nuo pirminės registracijos (popieriuje arba elektronine forma), ji reguliavimo institucijoms teikiama tik elektronine forma. Reikėtų pažymėti, kad teisės aktuose nenumatyta būtinybė pateikti pataisytą žurnalą, jei jame buvo rasta klaida, nusiuntus jį priežiūros institucijai. Tačiau dauguma ekspertų rekomenduoja tai padaryti pirmiausia atšaukus klaidingus įrašus. Žurnalas turi būti saugomas mažiausiai 4 metus kartu su visais pagrindiniais dokumentais.
Papildomas pirkinių knygos lapas		Panašiai kaip pirkti ir parduoti knygas.
Papildomas pardavimo knygos lapas	Naudojamas užregistruoti ištaisytas sąskaitas pasibaigus mokestiniam laikotarpiui, kai buvo padaryta klaida
		Netaikoma nuo 2017 m. Liepos 1 d.
		Iki 2017 m. Birželio 30 d. Naudojamos korekcijos sąskaitos, sukurtos iki 2017 m. Liepos 1 d., Priimamos iki 2020 m. Gruodžio 31 d. Nuo liepos 1 d. Jie formuojami pagal Federalinės mokesčių tarnybos 2016 m. Balandžio 13 d. Įsakymą Nr. ММВ-7-15 / 189.
Dokumentas apie prekių perdavimą vykdant prekybos operacijas	Dokumente įforminamas prekių priėmimas ir perdavimas vykdant sutartis pagal pirkimo ir pardavimo santykius.	Veikia pagal Rusijos Federacijos federalinės mokesčių tarnybos 2015-11-30 įsakymą Nr. ММВ-7-10 / [apsaugotas el. paštas]
Dokumentas apie darbo rezultatų perdavimą (dėl paslaugų teikimo)	Dokumentas, įforminantis atlikto darbo (suteiktų paslaugų) rezultatų priėmimą ir perdavimą	Veikia pagal Rusijos Federacijos federalinės mokesčių tarnybos 2015-11-30 įsakymą Nr. ММВ-7-10 / [apsaugotas el. paštas]
Sąskaita faktūra ir dokumentas apie prekių išsiuntimą (darbų atlikimą), nuosavybės teisių perleidimą (dokumentas apie paslaugų teikimą), įskaitant sąskaitą faktūrą	Universalus perdavimo dokumentas, pakeičiantis pradinį dokumentą arba sandorio užbaigimo dokumentų rinkinį. UPD pakeičia: Sąskaita faktūra; Pagrindinis dokumentas: sąskaita faktūra / aktas; Dokumentų rinkinys: sąskaita faktūra + sąskaita faktūra / aktas.	Priklausomai nuo kokybės, kuria kompiliatorius naudoja formatą, xml faile bus tam tikrų reikalingų detalių rinkinys. Tai privaloma nuo 2017 m. Liepos 1 d. Jei FRT naudojamas kaip pagrindinis dokumentas, tada jį galima perkelti nedalyvaujant elektroninio dokumentų valdymo operatoriui. Jei UPD naudojamas kaip sąskaita faktūra ir pagrindinis dokumentas, negalima išsiversti be EDM operatoriaus.
Pataisymo sąskaita faktūra ir dokumentas apie išsiųstų prekių vertės pasikeitimą (atliktas darbas, suteiktos paslaugos), perduotos nuosavybės teisės, įskaitant koregavimo sąskaitą faktūrą	Universalus taisymo dokumentas, kurį vienu metu galima naudoti keliems tikslams: taisomoms sąskaitoms faktūroms; taisant pirminius dokumentus; taisant pirminius dokumentus, įskaitant sąskaitą faktūrą (universalūs perdavimo dokumentai).	Priklausomai nuo kokybės, kuria kompiliatorius naudoja formatą, xml faile bus tam tikrų reikalingų detalių rinkinys. Tai privaloma nuo 2017 m. Liepos 1 d. Jei naujas formatas naudojamas tik kartu su dokumento funkcija apie išsiųstų prekių vertės pasikeitimą (atliktas darbas, suteiktos paslaugos), perduotos nuosavybės teisės (UCD su statusu „2“) , tada ji taip pat apima mainų bylą, skirtą pardavėjo informacijai pateikti, ir mainų bylą, skirtą pirkėjo informacijai pateikti, kurios (priklausomai nuo Rusijos Federacijos civilinio kodekso nuostatų) gali nebūti. Tuo pačiu metu pardavėjo keitimosi informacija byloje nebus pataisos sąskaitos faktūros ir atitinkamai tokia byla bus pasirašyta tik asmens, atsakingo už ekonominio gyvenimo fakto registravimą, elektroniniu parašu.
Atsakymas į prašymą paaiškinti	Atsakymas pateikiamas į mokesčių inspekcijos teisę, numatytą Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 88 straipsnyje, remiantis deklaracijos ir kitų dokumentų, kuriuose pateikiama informacija apie pridėtinės vertės mokestį ir atskaitymus, dokumento audito rezultatais. ataskaitinio laikotarpio mokesčių mokėtojui, prašyti paaiškinti PVM deklaraciją.	Nuo 2017 m. Sausio 1 d. Atsakymas į reikalavimą paaiškinti PVM turės būti pateiktas tik elektronine forma telekomunikacijų kanalais (TVS). Atsakymas į inspekcijai atsiųstą prašymą popierine forma laikomas nepateiktu. Tai tiesiogiai numato 2016-01-05 federalinio įstatymo Nr. 130-FZ 88 straipsnis. Už paaiškinimų nepateikimą (arba pavėluotą pateikimą) gresia 5000 rublių bauda.

Elektroniniai bet kokio formato dokumentai (arba dokumentai popieriuje), kuriuos galima pateikti patikrinimui internetu grafiniu formatu jpg, tif, pdf arba pgn (neformalizuoti dokumentai)

Dokumento tipas	Dokumento paskirtis	Papildoma informacija
Sąskaita	Dokumentas, patvirtinantis faktinį prekių išsiuntimą ar paslaugų teikimą ir jų kainą.	Aprašyta aukščiau
Važtaraštis	Prekių gabenimo išlaidų patvirtinimo pagrindas. Kai kuriais atvejais išduodamas, įskaitant atvejus, kai prekes pristato trečioji šalis	Jis sudaromas kartu su FRT kroviniams vežti ir užpildomas 4 identiškais egzemplioriais: vienas gavėjui ir siuntėjui, o 2 - transporto įmonei. Nuo 2017 m. Liepos 1 d. Ji nebuvo pakeista. Šiuo metu reikalinga popierinė kopija. Tačiau galima kreiptis į reguliavimo institucijas naudojant TKS. Reikėtų pažymėti, kad elektroninis šio dokumento vertimas yra svarbi transporto įmonėms. Šiuo metu yra net pasiūlymų, kaip pagerinti keitimosi TTN procesą, su jais galite susipažinti straipsnyje
Darbų (paslaugų) priėmimo pažymėjimas	Patvirtina darbo (paslaugų) atlikimo faktą.	Aprašyta aukščiau
Krovinio muitinės deklaracija / tranzito deklaracija	Pagrindinis dokumentas, sudarytas gabenant prekes per valstybės muitinės sieną (eksportas, importas). Tai yra pagrindas kertant sieną.	Klaidos, dėmės, trynimai neįtraukiami. Jei pildydami deklaraciją suklydote, galite perbraukti neteisingus duomenis ir virš jų nurodyti teisingus. Kiekvienas pakeitimas patvirtinamas deklaranto parašu ir antspaudu. Rekomenduojama jį išduoti elektroniniu būdu, kad būtų išvengta aukščiau aprašytų situacijų (dėl kurių deklaracija gali būti grąžinta peržiūrėti, įskaitant dėl ​​neįskaitomos rašysenos). Naudodamasis elektronine deklaracijos forma, prekes deklaruojantis asmuo elektronine forma deklaruoja informaciją, kuri turi būti nurodyta muitinės deklaracijoje, taip pat pateikia informaciją iš dokumentų, reikalingų prekių muitinei įforminti pagal pasirinktą muitinės tvarką. muitinei elektroniniu būdu keistis informacija. Taikoma pagal 2004 m. Kovo 30 d. Rusijos Federacijos valstybinio muitinės komiteto įsakymą Nr. 395
Krovinių muitinės deklaracijos / tranzito deklaracijos papildomas lapas	Naudojamas eksportuojant prekes iš muitų teritorijos.	Panašus į krovinio muitinės deklaraciją / tranzito deklaraciją.
Kainos (vertės) specifikacija (skaičiavimas, apskaičiavimas)	Dokumentas, kuriame tiksliai, išsamiai ir patikrinama forma apibrėžiami sistemos, komponento, produkto, rezultato ar paslaugos reikalavimai, dizainas, elgesys ar kitos savybės, taip pat procedūros, pagal kurias galima nustatyti, ar šios sąlygos buvo įvykdytos. vertės (piniginės) formos vienetui ar produktų vienetų grupei gaminti arba tam tikroms gamybos rūšims.	Jokių ypatumų nenustatyta.
Važtaraštis (TORG-12)	Prekių ir medžiagų palikimo trečiosioms šalims organizacijoms registravimas ir atitinkamų operacijų apskaitos vedimas.	Aprašyta aukščiau
Sutarties papildymas	Priedas ar priedai, kurie yra neatskiriama sutarties dalis. Sutarties papildymai, kaip taisyklė, keičia esmines sutarties sąlygas ir yra pasirašomi kartu su sutartimi arba vėliau, vykdant sandorį.	Pirmiausia šalys turi sudaryti dvi papildomas sutartis. Pirmajame iš jų bus aprašytas šalių keitimosi dokumentais metodas (šiandien vienas saugiausių variantų yra keitimasis per elektroninių dokumentų srautų operatorių paslaugas). Antrajame susitarime būtina nurodyti elektroninio parašo tipą, kurį šalys susitarė naudoti, ir jį prilyginti ranka parašytam parašui. Jei šalys susitarė naudoti patobulintą kvalifikuotą parašą, antrojo susitarimo sudaryti nereikia, nes ši elektroninio parašo rūšis prilyginama organizacijos ranka rašytam parašui ir antspaudui. Sutartys gali būti sudaromos elektroniniu arba popieriniu būdu. Taigi, vadovaujantis teisės aktais ir elektroninių prekybos platformų praktika, teikiant vyriausybės pavedimą, pagrįstą atviro aukciono rezultatais, galima sudaryti tik elektroninę sutartį. Bet jei užsakymas buvo pateiktas kitaip, galima išduoti popierinę versiją.
Sutartis (sutartis, sutartis)	Dviejų ar daugiau asmenų susitarimas dėl civilinių teisių ir pareigų nustatymo, pakeitimo ar nutraukimo
Pataisymo sąskaita	Dokumentas, kuriuo remiantis pirkėjas sutinka su pardavėjo pateikta PVM atskaita, kuris sudaromas pasikeitus išsiųstų prekių vertei (atliktam darbui, suteiktoms paslaugoms), perduodant nuosavybės teises, taip pat ir tuo atveju dėl kainos (tarifo) pasikeitimo ir (arba) išaiškintų prekių (atliktų darbų, suteiktų paslaugų) kiekio (apimties), perduotų nuosavybės teisių.	Aprašyta aukščiau
MTTP ataskaita	Ataskaita apie atliktą darbą, kurio tikslas - įgyti naujų žinių ir praktiškai pritaikyti kuriant naują produktą ar technologiją.	Laiške Nr. ED-4-3 / [apsaugotas el. paštas] 2013 m. kovo 26 d. FTS priminė, kad jei mokesčių mokėtojas turi teisę atsižvelgti į MTTP išlaidas, naudodamas koeficientą 1,5, jis turi kartu su pajamų mokesčio deklaracija pateikti MTTP ataskaitą. Ataskaitą apie atliktus mokslinių tyrimų ir plėtros darbus mokesčių mokėtojas pateikia kiekvienam tyrimui ir plėtrai (atskiras darbo etapas) ir ji turi atitikti bendruosius reikalavimus, nustatytus nacionaliniuose standartuose mokslinių ir techninių ataskaitų struktūrai (visų pirma, GOST 7.32-2001). Norėdami jį pateikti mokesčių institucijoms, turite naudoti dokumentų srautą, kad įvykdytumėte abonentų rašytinius prašymus (5 priedas prie Rusijos Federacijos mokesčių tarnybos 2010 m. Lapkričio 9 d. Įsakymo Nr. ММВ-7-6 / [apsaugotas el. paštas]). FTS taip pat rekomenduoja MTTP ataskaitą pateikti gavus mokesčių inspekcijos kvitą apie pajamų deklaracijos gavimą.

Įsigaliojus Rusijos federalinės mokesčių tarnybos 2017 m. Sausio 18 d. Įsakymui Nr. ММВ-7-6 / [apsaugotas el. paštas], kuriuo buvo patvirtintas naujas dokumentų rinkinio xml failo formatas, atsirado galimybė tiek TKS, tiek skenuotų vaizdų (jpg, tif, pdf formatu) pateikti tiek xml failus, tiek popierinius dokumentus. Naujas inventorius galioja nuo 01.06.17. Taigi, TKS gali siųsti ne tik elektroninius dokumentus, bet ir iš pradžių popieriuje surašytus dokumentus.

Reikėtų prisiminti, kad mokesčių inspekcijai atsiųstame konteineryje gali būti ir failų su plėtiniu xml, ir nuskaitytų tinkamo formato failų.

Aukščiau esančioje lentelėje pateiktas dokumentų sąrašas yra baigtinis (šiuo metu) ir, jei iš mokesčių mokėtojo bus prašoma kitų duomenų, nebus galima jų perkelti nei naudojant asmeninę mokesčių mokėtojo sąskaitą, nei elektroninę dokumentų valdymo sistemą. Tokiu atveju turite naudoti bet kurį kitą metodą, nurodytą Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 93 straipsnyje.

Vietoj išvesties

Norėdami neatsilikti nuo laiko, visada turite vaikščioti, o kartais ir bėgti, susikibę rankomis su naujais produktais. Ir kad šis bėgimas būtų lengvas pasivaikščiojimas, turite naudoti visas turimas priemones. Šiuo atveju svarbiausia priemonė yra elektroninė dokumentų valdymo sistema (vidinė) ir teisiškai reikšmingos elektroninių mainų paslaugos (išorės). Pardavėjai ir operatoriai nenuleidžia rankų nuo teisės aktų ir technologijų, gali patarti ir padėti tinkamai organizuoti savo darbą naudojant elektroninius dokumentus.

Mokesčių deklaracijas galima pateikti popieriuje (popierine kopija)... Tokiu atveju tiek organizacijos vadovas (verslininkas), tiek buhalteris gali asmeniškai, tiek įgaliotas organizacijos atstovas (verslininkas). Be to, popierinį pareiškimą galima išsiųsti paštu.
Pagal 1 str. Pagal Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 26 straipsnį mokesčių mokėtojas gali dalyvauti santykiuose, kuriuos reglamentuoja mokesčių ir rinkliavų įstatymai, per teisėtą arba įgaliotą atstovą.
Teisiniai atstovai pagal str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 27 straipsnis yra pripažintas:
- mokesčių mokėtojų organizacijai - asmenys, įgalioti atstovauti konkrečiai organizacijai remiantis įstatymais ar jos sudedamaisiais dokumentais;
- mokesčių mokėtojui - fiziniam asmeniui - asmenys, veikiantys kaip jo atstovai pagal Rusijos Federacijos civilinius įstatymus.
Organizacijoms teisėti atstovai yra direktorius, generalinis direktorius, bendrovės prezidentas ir kt., Vadovas ar vadovaujanti organizacija arba kitas asmuo pagal steigimo dokumentus.
Įgalioto mokesčių mokėtojo atstovo pagal str. Pagal Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 29 straipsnį fizinis ar juridinis asmuo yra pripažintas mokesčių mokėtojo įgaliotu atstovauti jo interesams santykiuose su mokesčių institucijomis (muitine, valstybės nebiudžetinėmis lėšomis), kitais santykių, kuriuos reglamentuoja įstatymus dėl mokesčių ir rinkliavų. Šiuo atveju mokesčių mokėtojų organizacijos įgaliotasis atstovas naudojasi savo įgaliojimais remdamasis įgaliojimu, išduotu Rusijos Federacijos civilinių įstatymų nustatyta tvarka.
Vadinasi, buhalteris ar kitas mokesčių institucijai mokesčių ataskaitas teikiantis asmuo privalo pateikti įgaliojimą, patvirtinantį jo įgaliojimus dalyvauti mokestiniuose teisiniuose santykiuose. Taigi Rusijos Federacijos mokesčių tarnybos 2007 m. Vasario 15 d. Laiškuose N 18-0-09 / 0070 ir Finansų ministerijos 2008 m. Balandžio 25 d. Laiškuose N 03-02-08 / 9 nurodomas privalomos galios poreikis. advokato.
Įgaliotasis mokesčių mokėtojo, kuris yra fizinis asmuo, atstovas naudojasi savo įgaliojimais, remdamasis notaro patvirtintu įgaliojimu arba įgaliojimu, prilyginamu notarui pagal Rusijos Federacijos civilinius įstatymus.
Prieštaringas klausimas yra notaro patvirtintą įgaliojimą atstovauti individualaus verslininko interesams. Taigi 2009 m. Rugpjūčio 10 d. Laiške N SHS-22-6 / [apsaugotas el. paštas] Rusijos federalinė mokesčių tarnyba paaiškino, kad pagal individualaus verslininko išduotą įgaliojimą pakanka turėti jo parašą ir antspaudą. Notaro patvirtinti nereikia. Finansų ministerija 2009 m. Rugpjūčio 7 d. Laiške N 03-02-08 / 66, priešingai, nurodė, kad kai mokesčių mokėtojų atstovas-fizinis asmuo, įskaitant elektroninę formą, pateikia mokesčių deklaraciją, atstovas privalo turėti notaro patvirtintą įgaliojimą, nes individualus verslininkas yra fizinis asmuo, o taisyklė 2 p. 3 str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 29 str.
Pateikimo data mokesčių deklaracijas ir finansines ataskaitas, atsižvelgiama į teisėtą arba įgaliotą organizacijos atstovą faktinio jų pateikimo mokesčių institucijai popieriuje data kasininkai.
Jei mokesčių ataskaitos pateikiamos paštu, tai turi būti pašto siuntos forma su priedų sąrašu.
Pagal 4 str. Remiantis Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 80 straipsniu, siunčiant mokesčių deklaraciją (apskaičiavimą) paštu, laikoma jos pateikimo diena pašto siuntos su priedų sąrašu išsiuntimo data... Remdamasis str. Pagal Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 6.1 punktą, veiksmas, kurio įvykdymo terminas yra nustatytas, gali būti atliktas iki paskutinės termino dienos 24 val. Jei dokumentai ar lėšos buvo perduotos ryšių organizacijai iki paskutinės termino dienos 24 val., Tada terminas nelaikomas praleistu.
Klausimas, ar deklaracija bus laikoma įteikta laiku, jei ji bus pateikta paštui paskutinę ataskaitų pateikimo dieną, o paštas ją apdoros kitą dieną, yra prieštaringas. 2004 m. Gegužės 13 d. Rusijos mokesčių ir muitų ministerijos laiške N 03-1-08 / 1191 / [apsaugotas el. paštas] nurodyta, kad ataskaitų su investicijų sąrašu pateikimo data, siekiant pritaikyti 12 str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 80 straipsnis laikomas antspaude „Rusijos paštas“ nurodyta data.
Arbitražo praktika šiuo klausimu vystosi mokesčių mokėtojo naudai. Taigi 2006 m. Liepos 5 d. Vakarų Sibiro rajono FAS rezoliucijoje N F04-4150 / 2006 (24268-A81-37) dėl pelno mokesčio deklaracijos pateikimo paštu datos nustatymo ji tiesiogiai nurodė, kad pagal 1999 m. liepos 17 d. federalinio įstatymo N 176-FZ „Dėl pašto paslaugų“ nuostatas ir pašto paslaugų teikimo mokesčių mokėtojams taisykles laiško išsiuntimo data yra šią pašto siuntą pašto operatoriui. Pašto paslaugų vartotojai nėra atsakingi už tai, kad pašto operatorius laiku atliktų savo pareigas. Panašios išvados pateiktos 2006 m. Rugpjūčio 28 d. Rytų Sibiro rajono FAS rezoliucijose N A19-5810 / 06-33-F02-4448 / 06-C1, 2005 m. Rugpjūčio 10 d. Vakarų Sibiro rajono FAS N F04 -5028 / 2005 (13671-A27-33) ir Volgo-Vyatka rajono federalinė antimonopolinė tarnyba, 2005 m. Birželio 15 d. N A28-25566 / 2004-1009 / 18.

Elektroninis

Pagal 3 str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 80 str reikia pateikti ataskaitas elektronine formašie mokesčių mokėtojai:
- jei mokesčių mokėtojų vidutinis praėjusių kalendorinių metų darbuotojų skaičius viršija 100 žmonių;
- naujai sukurtos (taip pat ir reorganizavimo metu) organizacijos, kuriose dirba daugiau nei 100 darbuotojų;
- didžiausi mokesčių mokėtojai, neatsižvelgiant į vidutinį darbuotojų skaičių.
Pagal 4 str. 2010 m. Liepos 27 d. Federaliniu įstatymu Nr. 229-FZ įvestas Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 31 straipsnis, parengtos ir patvirtintos elektronine forma pateikiamų dokumentų formos ir formatai, taip pat jų pildymo tvarka. Rusijos Federacijos mokesčių tarnyba.
Rusijos Federacijos mokesčių tarnybos 2007 m. Kovo 29 d. Įsakymu N MM-3-25 / [apsaugotas el. paštas] patvirtinta forma „Informacija apie vidutinį praėjusių kalendorinių metų darbuotojų skaičių“. Rekomendacijos dėl formos „Informacija apie vidutinį praėjusių kalendorinių metų darbuotojų skaičių“ pildymo tvarkos pateiktos 2007 m. Balandžio 26 d. Rusijos federalinės mokesčių tarnybos laiške N ЧД-6-25 / [apsaugotas el. paštas]
Pasak Rusijos finansų ministerijos (2008 m. Lapkričio 20 d. Laiškas N 03-02-08 / 24), visi mokesčių mokėtojai privalo per nustatytą laikotarpį pateikti mokesčių institucijai informaciją apie vidutinį darbuotojų skaičių. praėjusiais kalendoriniais metais, įskaitant individualius verslininkus, kurie nepritraukia samdomų darbuotojų.
Taigi įpareigojimas pateikti mokesčių deklaracijas (skaičiavimus) elektronine forma yra nustatytas tik tam tikrų kategorijų mokesčių mokėtojų atžvilgiu.
Jei mokesčių mokėtojas mokesčių deklaraciją pateikė nenustatyta forma (formatu), mokesčių administratorius turi teisę atsisakyti priimti tokią deklaraciją.
Atitinkamai, jei mokesčių mokėtojas mokesčių deklaraciją pateikė popieriuje, tačiau turėjo ją pateikti elektronine forma, mokesčių administratorius gali atsisakyti priimti mokesčių deklaraciją ir pradėti baudžiamąjį persekiojimą pagal 1 straipsnio 1 dalį. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 119 str.
Rusijos Federacijos Aukščiausiojo arbitražo teismo prezidiumo pozicija dėl šio straipsnio 1 dalies taikymo. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 119 straipsnis yra susijęs su tuo, kad mokesčių deklaracijos pateikimo tvarkos ir formos pažeidimas, ty jos pateikimas ne elektronine forma, kaip reikalaujama 3 straipsnio 3 dalyje. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 80 straipsnis, tačiau popieriuje nesudaro nusikalstamos veikos, nurodytos minėtame straipsnyje.
Taigi 2009 m. Vasario 3 d. Dekrete N 11482/08 Rusijos Federacijos Aukščiausiojo arbitražo teismo prezidiumas nurodė, kad 1 str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 119 straipsnis numato atsakomybę už tam tikrą nusikalstamos veikos sudėtį - mokesčių deklaracijos nepateikimą per mokesčių ir rinkliavų teisės aktų nustatytą laikotarpį. Tuo pačiu metu mokesčių deklaracijos pateikimo tvarkos ir formos pažeidimas nėra nusikalstama veika, nurodyta ĮBĮ 2 str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 119 str.
Panaši išvada padaryta 2009 m. Vasario 17 d. Rusijos Federacijos Aukščiausiojo arbitražo teismo prezidiumo nutarime N 11500/08.

Pranešimų apie magnetines laikmenas teikimas

Praktiškai daugelis buhalterių elektroninę formą supranta kaip magnetinę laikmeną (diskelį, diską ar „flash“ kortelę). Tačiau Rusijos finansų ministerija 2009 m. Kovo 10 d. Laiške N 03-02-07 / 1-119 paaiškino, kad prievolė pateikti mokesčių deklaracijas (apskaičiavimus) mokesčių institucijai nustatyta forma elektronine forma yra vykdoma. perduodant atitinkamus duomenis telekomunikacijų kanalais.
Mokesčių ataskaitų formą patvirtina Rusijos federalinė mokesčių tarnyba. Šiuo metu galioja ataskaitų teikimo elektronine forma tvarka, patvirtinta Rusijos mokesčių ir mokesčių surinkimo ministerijos 2002 m. Balandžio 2 d. Įsakymu N BG-3-32 / 169 (toliau-procedūra N BG-3 -32 / 169). Šiuo klausimu 2002 m. Gruodžio 10 d. Rusijos federalinės mokesčių tarnybos įsakymas N BG-3-32 / [apsaugotas el. paštas]„Dėl mokesčių deklaracijų ir finansinių ataskaitų teikimo elektronine forma telekomunikacijų kanalais sistemos organizavimo ir veikimo“ (su pakeitimais, padarytais Rusijos Federacijos mokesčių tarnybos 2010 m. Kovo 4 d. Įsakymu N MM-7-6 / [apsaugotas el. paštas]).
Pagal skyriaus 5 punktą. Įsakymas I N BG-3-32 / 169 vykdomas per specializuotą ryšių operatorių, teikiantį paslaugas mokesčių mokėtojui.
Taigi, teikiant ataskaitas elektronine forma, reguliavimo institucijos supranta duomenų perdavimą tik telekomunikacijų ryšio kanalais. Atitinkamai, mokesčių administratoriai gali laikyti ataskaitų pateikimą popieriuje, tuo pačiu metu dubliuotą magnetinėje laikmenoje, mokesčių mokėtojams, kurie privalo pateikti deklaracijas ir skaičiavimus elektronine forma, kaip ataskaitų nepateikimą laiku. magnetinėje laikmenoje nėra būdas mokesčių institucijoms pateikti ataskaitas elektronine forma.
Tuo tarpu teismai laikosi mokesčių mokėtojo pusės, nurodydami, kad deklaracijos perdavimas telekomunikacijų kanalais nėra vienintelis būdas pateikti ataskaitas elektronine forma. Taigi, 2008 m. Liepos 22 d. Volgos rajono FAS nutarime N A55-15020 / 07, svarstant bylą, kai vidutinis mokesčių mokėtojų skaičius buvo didesnis nei 250 žmonių, o mokesčių mokėtojas pateikė mokesčių ataskaitas diskelyje. , teisėjai, nurodyti mokesčių deklaracijos elektronine forma teikimo telekomunikacijų kanalais tvarkos 4 punkte. Jame numatyta, kad mokesčių deklaracija pateikiama elektronine forma mokesčių mokėtojo iniciatyva ir jei jis ir mokesčių institucija turi suderinamas technines priemones ir galimybes ją priimti ir apdoroti pagal patvirtintus standartus, formatus ir procedūras. Rusijos Federacijos mokesčių ir muitų ministerija. Be to, pagal Mokesčių ir mokesčių surinkimo ministerijos įsakymu patvirtintą mokesčių deklaracijų, finansinių ataskaitų ir kitų mokesčių ir rinkliavų apskaičiavimui ir sumokėjimui skirtų dokumentų pateikimo formą (3.00 versija). Rusija, 2003 m. Gruodžio 22 d. N BG-3-13 / [apsaugotas el. paštas], mokesčių ir apskaitos duomenys elektronine forma pateikiami DOS koduotų teksto failų pavidalu, perduodami magnetiniu laikmenu (diskeliu) arba ryšio kanalais. Teismas padarė išvadą, kad galiojantys teisės aktai dėl mokesčių ir rinkliavų nustatė besąlygišką įmonės pareigą pateikti mokesčių deklaracijas elektronine forma, tačiau nenustatė būdo, kaip deklaracija elektronine forma galėtų būti išsiųsta mokesčių institucijai.
Panašias išvadas galima rasti 2008 m. Lapkričio 5 d. Centrinės apygardos federalinės antimonopolinės tarnybos rezoliucijose byloje Nr. 2007 m. Spalio 16 d. N A58-2710 / 07-F02-7689 / 07.
Taigi ataskaitų perdavimas telekomunikacijų kanalais yra ataskaitų teikimo būdas, o elektroninė forma yra ataskaitų formatas. Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas nenumato, kad elektroninė deklaracija turi būti perduodama tik telekomunikacijų kanalais. Vadinasi, ataskaitos, pateiktos mokesčių institucijai diskeliu ar kita magnetine laikmena (kompaktinis diskas, „flash“ kortelė), taip pat gali būti laikomos pateiktomis elektronine forma.

Ataskaitų teikimas telekomunikacijų kanalais

Mokesčių deklaracijų pateikimo tvarką nustato Administraciniai nuostatai, patvirtinti Rusijos finansų ministerijos 2008 m. Sausio 18 d. Įsakymu N 9n. Be to, yra metodinių rekomendacijų dėl mokesčių deklaracijų ir finansinių ataskaitų teikimo elektronine forma telekomunikacijų kanalais sistemos sistemos organizavimo ir veikimo, patvirtintų 2002 m. Gruodžio 10 d. Rusijos mokesčių ir mokesčių rinkimo ministerijos įsakymu N BG- 3-32 / [apsaugotas el. paštas](toliau-Metodinės rekomendacijos N BG-3-32 / [apsaugotas el. paštas]). Taip pat yra metodinių rekomendacijų dėl elektroninio dokumentų srauto organizavimo teikiant mokesčių deklaracijas (skaičiavimus) elektronine forma telekomunikacijų kanalais, patvirtintomis Rusijos Federacijos mokesčių tarnybos 2009 m. Lapkričio 2 d. Įsakymu N MM-7-6 / [apsaugotas el. paštas](toliau-Elektroninių dokumentų valdymo organizavimo gairės N MM-7-6 / [apsaugotas el. paštas]).
Pagal įsakymo Nr. BG-3-32 / 169 2 punktą elektroninio dokumentų valdymo dalyviai yra mokesčių mokėtojas (jo atstovas), mokesčių institucija ir specializuotas ryšių operatorius.
Taigi, norint pateikti ataskaitas telekomunikacijų kanalais, būtina sudaryti sutartį su specializuotas telekomunikacijų operatorius.
Pagal sekta. I Įsakymas N BG-3-32 / 169 specializuotas ryšių operatorius suprantamas kaip organizacija, teikianti paslaugas mokesčių administratoriams ir mokesčių mokėtojams keistis atvira ir konfidencialia informacija pagal mokesčių deklaracijų ir finansinių ataskaitų teikimo elektroniniu būdu sistemą. forma telekomunikacijų kanalais.
Specializuoto telekomunikacijų operatoriaus funkcijos apima:
- transporto ir kriptografinės sistemos priežiūra;
- techninė pagalba vartotojams;
- ataskaitos pateikimo termino patvirtinimas.
Specializuotas operatorius turi atitikti visus sekcijoje išvardytus reikalavimus. 4 Metodinės rekomendacijos N BG-3-32 / [apsaugotas el. paštas] būtent jis turi turėti licencijas:
- Rusijos Federacijos ryšių ministerija - už teisę teikti telematikos paslaugas;
- Rusijos FSB - už teisę teikti paslaugas informacijos, kurioje nėra valstybės paslaptį sudarančios informacijos, šifravimo srityje;
- Rusijos FSB - už teisę vykdyti šifravimo įrankių platinimo veiklą;
- Rusijos FSB - už teisę vykdyti šifravimo įrankių priežiūros veiklą.
Arba telekomunikacijų operatorius turi sudaryti sutartį (-as) su organizacija (-omis), kuri turi atitinkamas licencijas.
Remiantis 4 str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 80 straipsnis perduodant mokesčių deklaraciją telekomunikacijų kanalais jo pateikimo data yra jo išsiuntimo data, kurią nustato telekomunikacijų operatorius... Todėl, sutrikus telekomunikacijų veikimui mokesčių administratoriaus atsakomybės srities ribose, ataskaitos data bus operatoriaus patvirtinime nurodyta išsiuntimo data. Vadinasi, jei specializuotas telekomunikacijų operatorius per nustatytą laikotarpį užfiksavo mokesčių mokėtojo patvirtinimą apie mokesčių deklaracijos išsiuntimo datą, laikoma, kad mokesčių mokėtojas laiku įvykdė savo pareigą pateikti mokesčių deklaraciją mokesčių administratoriui ir sumokėti mokestinę prievolę pagal Įstatymą Nr. . Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 119 straipsnyje jis negali dalyvauti.
Teismų praktika šiuo klausimu vystosi mokesčių mokėtojų naudai. Pavyzdžiui, 2008 m. Rugpjūčio 18 d. Rytų Sibiro apygardos federalinės antimonopolinės tarnybos nutarime N A33-17605 / 07-03AP-922 /08-F02-3840 / 08 teismas nurodė, kad jei specializuotas telekomunikacijų operatorius užfiksavo patvirtinimas, kad mokesčių mokėtojo deklaracija buvo išsiųsta per Rusijos Federacijos mokesčių kodekso nustatytą laikotarpį, laikoma, kad mokesčių mokėtojas laiku įvykdė savo pareigą pateikti mokesčių deklaraciją mokesčių inspekcijai. Tuo pačiu metu techninės elektroninių bylų perdavimo klaidos neturi įtakos tai, kad mokesčių mokėtojas vykdo šią pareigą.
2007 m. Sausio 15 d. Vakarų Sibiro apygardos federalinės antimonopolinės tarnybos nutarime N F04-8676 / 2006 (29773-A27-42) byloje N A27-10245 / 2006-6 teismas padarė išvadą, kad mokesčių mokėtojas buvo neteisėtas patraukti atsakomybėn už str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 119 str., Nes jis nėra kaltas padaręs šį nusikaltimą. Šią aplinkybę patvirtina ryšio sutrikimas dėl avarijos, dėl kurio mokesčių mokėtojas negalėjo laiku pateikti deklaracijos elektronine forma.
Panašios išvados pateiktos 2009 m. Sausio 27 d. Rytų Sibiro rajono FAS rezoliucijose N A19-6809 / 08-50-F02-6810 / 08 ir 2009 m. Spalio 19 d. Maskvos rajono FAS N KA-A41 / 10773-09.
Taigi specializuotas telekomunikacijų operatorius nėra atsakingas už laiku nepateiktą mokesčių deklaraciją. Šiuo atveju mokesčių mokėtojui pakanka turėti telekomunikacijų operatoriaus patvirtinimą apie deklaracijos priėmimo datą telekomunikacijų kanalais.
Tuo pačiu metu Rusijos finansų ministerija 2009 m. Birželio 3 d. Laiške Nr. 03-02-07 / 2-97 atkreipia dėmesį į galimybę, kad mokesčių deklaracijos išsiuntimo data mokesčių mokėtojas ir jo pateikimo data (data, kai specializuotas ryšių operatorius nustato siuntimą) gali nesutapti dėl mokesčių mokėtojo ir specializuoto telekomunikacijų operatoriaus techninių priemonių vietos skirtingose ​​laiko juostose. Finansų ministerija, numatydama galimus ginčus, susijusius su mokesčių deklaracijos pateikimo termino pažeidimu, siūlo nustatyti vieną laiką telekomunikacijų operatorių serveriuose, kad būtų galima nustatyti ataskaitos datą.
Telekomunikacijų operatorius teikia mokesčių mokėtojui programinę įrangą ir elektroninį skaitmeninį parašą (EDS), kuris prilygsta ranka parašytam parašui popieriniame dokumente.
Pateikdama mokesčių deklaraciją (apskaičiavimą) telekomunikacijų kanalais, mokesčių institucija per 24 valandas turi išsiųsti mokesčių mokėtojui telekomunikacijų kanalais elektroniniu būdu gautą kvitą dėl mokesčių deklaracijos (apskaičiavimo) priėmimo, jei priimamos ataskaitos arba pranešimas apie atsisakymą priimti mokesčių deklaraciją (apskaičiavimą) elektronine forma, jei nepriimamos ataskaitos pagal formas, patvirtintas 2009 m. vasario 25 d. Rusijos federalinės mokesčių tarnybos įsakymu N MM-7-6 / [apsaugotas el. paštas]
Jei gautas atsisakymas priimti deklaraciją, ji laikoma nepateikta. Tokiu atveju mokesčių mokėtojas (jo atstovas) turi ištaisyti klaidas ir iš naujo pateikti mokesčių deklaraciją (apskaičiavimą) su tuo pačiu dokumento tipo atributu (pirminis, taisomasis, nurodant taisymo numerį), kuris buvo užpildytas dokumento pateikimo metu iš pradžių buvo išsiųstas.
Remiantis Federalinės mokesčių tarnybos administraciniais nuostatais, patvirtintais 2008 m. Sausio 18 d. Rusijos finansų ministerijos įsakymu N 9n, mokesčių administratorius gali atsisakyti priimti deklaraciją šiais atvejais (Administracinių nuostatų 155 punktas) :
- jei ataskaitos pateikiamos ne nustatyta forma (forma) arba pažeidžiant ataskaitų teikimo tvarką (Administracinių nuostatų 133 dalies 3 pastraipa);
- kai jame nėra įgalioto asmens elektroninio skaitmeninio parašo arba esamas skaitmeninis parašas neatrodo kaip deklaranto ar jo atstovo skaitmeninis autografas (Administracinių nuostatų 133 dalies 5 punktas);
- jei jame nėra visos būtinos informacijos: visas vardas. (asmeniui) arba organizacijos pavadinimas, TIN, dokumento rūšis (pirminis arba taisomasis) ir mokesčių institucijos pavadinimas (Administracinių nuostatų 136 punktas).
Pagal 4 str. Remiantis Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 80 straipsniu, perduodant mokesčių deklaraciją (apskaičiavimą) telekomunikacijų kanalais, jos pateikimo data laikoma jos pateikimo data.
Įsakymo Nr. BG-3-32 / 169 5 punkte paaiškinta, kad mokesčių deklaracijos pateikimo elektronine forma data yra jos išsiuntimo data, įrašyta specializuoto telekomunikacijų operatoriaus patvirtinime.
Taigi mokesčių deklaracija laikoma pateikta mokesčių institucijai, jei mokesčių institucija išsiuntė mokesčių mokėtojui priėmimo kvitą, o deklaracijos pateikimo data yra data, įrašyta patvirtinime, gautame iš specialiojo operatoriaus.
Pagal 8 punkto skirsnį. Aš ir p. 3 sek. II Įsakymas N BG-3-32 / 169, kai ataskaitos pateikiamos elektronine forma, jis patvirtinamas elektroniniu skaitmeniniu parašu.
5 str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 80 straipsnyje taip pat nustatyta, kad mokesčių mokėtojas (atstovas) mokesčių deklaraciją (apskaičiavimą) pasirašo elektroniniu skaitmeniniu parašu, patvirtindamas mokesčių deklaracijoje (apskaičiavime) nurodytos informacijos tikslumą ir išsamumą.
Art. 2002 m. Sausio 10 d. Federalinio įstatymo Nr. 1 1-FZ „Dėl elektroninio skaitmeninio parašo“ 3, elektroninis skaitmeninis parašas-tai elektroninio dokumento, skirto apsaugoti šį elektroninį dokumentą nuo klastojimo, reikalavimas, gautas dėl informacijos kriptografinio pakeitimo. naudojant privatų elektroninio skaitmeninio parašo raktą ir leidžiantį nustatyti parašo rakto sertifikato savininką, taip pat nustatyti, ar elektroniniame dokumente nėra informacijos iškraipymų.
Reikėtų pažymėti, kad, skirtingai nei informacija, esanti magnetinėse laikmenose, elektroninis dokumentas (įskaitant mokesčių ataskaitas), patvirtintas elektroniniu skaitmeniniu parašu, yra juridinis faktas, tai yra, vadovaujantis 12 str. Rusijos Federacijos civilinio kodekso 160 straipsnis numato civilinių teisių ir pareigų nustatymą, pakeitimą ar nutraukimą. Atitinkamai, pateikdamas mokesčių deklaraciją elektronine forma, mokesčių mokėtojas neprivalo jos pateikti mokesčių inspekcijai popieriuje. Tai patvirtina ir įsakymo Nr. BG-3-32 / 169 6 punktas.
Pasirašyti pareiškimus elektroniniu būdu turi būti įvykdytos trys sąlygos:
1) parašo rakto sertifikatas, patvirtinantis konkretų parašą, turi galioti pasirašant dokumentą;
2) skaitmeninio parašo autentiškumas turi būti patvirtintas elektroniniame dokumente;
3) EDS naudojamas pagal parašo rakto sertifikate nurodytą informaciją.
Jei visos šios sąlygos yra įvykdytos, organizacija turi teisę tokiu būdu pasirašyti pareiškimus.
Elektroninio skaitmeninio parašo naudojimo procedūros esmė ta, kad kiekvienas vartotojas turi galimybę sudaryti porą atskirų raktų: slaptas - suformuoti skaitmeninį parašo analogą po dokumentu ir porą su juo, atviras - patikrinti skaitmeninių parašų autentiškumą, apskaičiuotą naudojant šį raktą. Elektroninio skaitmeninio parašo slapto rakto nuosavybė tam tikram asmeniui patvirtinama sertifikavimo centro išduotu sertifikatu.
Telekomunikacijų ryšio kanalų naudojimo privalumai:
- darbo laiko taupymas;
- nedeklaruoti deklaracijos popieriuje;
- vengti klaidų pildant ataskaitas, nes kuriant failą su ataskaitomis programa patikrina pildomos formos versijos tinkamumą;
- laiku atnaujinami informacijos pateikimo elektronine forma formatai;
- ataskaitų pristatymo patvirtinimas;
- išsaugomas pateiktų ataskaitų konfidencialumas;
- padidėja mokesčių administratoriaus informacijos apdorojimo efektyvumas, techninės klaidos neįtraukiamos.
Pranešimų per telekomunikacijų kanalus trūkumai yra šie:
- poreikis turėti tam tikrą techninę bazę (kompiuteris, interneto ryšys, tinkama programinė įranga);
- prieigos prie interneto apribojimas, dėl kurio nebus galima laiku pateikti ataskaitų;
- kai kuriais atvejais reikia dubliuoti ataskaitas popieriuje su mokesčių institucijos antspaudu. Pavyzdžiui, norėdamas gauti paskolą iš banko, mokesčių mokėtojas mokesčių inspekcijoje turi patvirtinti popierinių pareiškimų kopijas. Kadangi bankas negali patikrinti elektronine forma pateikto dokumento teisinės galios, jis reikalauja pateikti ataskaitą popieriuje su mokesčių institucijos antspaudu.
Reikėtų atkreipti dėmesį į dar vieną dokumentą-Rusijos finansų ministerijos 2010 m. Kovo 16 d. Įsakymą N MM-7-6 / 120 „Dėl taisyklių, patvirtinančių mokesčių mokėtojų pateiktus duomenis apie mokesčių administratoriaus automatizuotą informacinę sistemą, patvirtinimo“. (deklaracijų atstovai) ir kiti dokumentai, kuriais remiantis apskaičiuojami ir mokami mokesčiai “. Šį įsakymą finansų departamentas išleido siekdamas patobulinti mokesčių mokėtojų ir kontrolės skyrių elektroninę dokumentų valdymo sistemą, kad pagerėtų mokesčių mokėtojų (atstovų) pateiktų mokesčių deklaracijų ir kitų dokumentų, kuriais remiantis apskaičiuojami ir mokėti mokesčius į automatizuotą mokesčių institucijų informacinę sistemą.
Reglamente nustatyti vienodi principai, pagal kuriuos mokesčių dokumentai (pateikti įvairiose žiniasklaidos priemonėse ir mokesčių teisės aktuose nustatytais būdais) įvedami į Federalinę mokesčių tarnybos inspekciją, įvedami popieriniai mokesčių dokumentai centralizuoto duomenų tvarkymo sąlygomis ir sąveika tarp Federalinė mokesčių tarnyba ir DPC (Rusijos federalinės mokesčių tarnybos tarprajoninė inspekcija centralizuotam duomenų tvarkymui arba kita inspekcija, atliekanti centralizuoto duomenų tvarkymo funkcijas).
Taip pat nustatyta, kad popieriniai mokesčių dokumentai, pateikti Rusijos finansų ministerijos patvirtintose mašinoms skirtose formose, taip pat mašinoms skirtose formose su dvimatiu brūkšniniu kodu, yra tvarkomi centralizuotai. Keitimasis informacija tarp IFTS ir duomenų centro vyksta saugiais ryšio kanalais, naudojant įdiegtą programinę įrangą. Asmenų, nepateikusių mokesčių dokumentų, sąrašas sudaromas praėjus 10 dienų nuo mokesčių ir rinkliavų teisės aktuose nustatyto termino atitinkamiems dokumentams pateikti.

Pagal 1 straipsnio 1 dalį. 2011 m. Balandžio 6 d. Federalinio įstatymo N 63-FZ „Dėl elektroninio parašo“ 6 dalis elektronine forma, pasirašyta kvalifikuotu elektroniniu parašu, yra pripažįstama elektroniniu dokumentu, lygiaverčiu popieriniam dokumentui, pasirašytam ranka, išskyrus atvejus, kai federaliniai įstatymai ar tie pagal juos priimtuose norminiuose teisės aktuose nustatytas reikalavimas, kad dokumentas turi būti surašytas tik popieriuje. Kokiems dokumentams privalomas reikalavimas turi būti surašytas tik popieriuje?

Nėra konkretaus dokumentų, kurie išduodami tik popieriuje, sąrašo. Tokie dokumentai, pavyzdžiui, apima:

Pareiškėjo vertybiniai popieriai (vekselis, obligacija),

Darbo sutartis,

Darbo istorija,

Darbo knygų ir jų intarpų judėjimo apskaitos knyga,

Asmeninė kortelė,

Pilnos atsakomybės sutartis,

Ligos atostogos,

Prašymas dėl nemokamų atostogų (išskyrus nuotolinio darbo darbuotojus),

Pameistrystės sutartis,

Įsakymas (įsakymas) dėl darbo sutarties nutraukimo.

Išsamesnį sąrašą rasite žemiau.

Pagrindimas

Darbo su elektroniniais dokumentais ypatybės

Dokumentai, surašyti tik popieriuje

Elektroninis dokumentas, pasirašytas kvalifikuotu elektroniniu parašu, laikomas lygiaverčiu popieriniam dokumentui, pasirašytam ranka (Įstatymo Nr. 63-FZ 6 straipsnio 1 dalis). Išimtis yra atvejai, kai federaliniai įstatymai ar pagal juos priimti norminiai teisės aktai reikalauja, kad dokumentas būtų surašytas tik popieriuje (lentelė žemiau).

Patarimas

Jūs turite teisę dubliuoti įrašus asmeninėje kortelėje, kuri laikoma popieriuje, su įrašais asmeninėje kortelėje, kuri saugoma elektronine forma.

Praktiškai, net jei organizacija turi elektroninę dokumentų valdymo sistemą, kai kurie dokumentai, dėl kurių įstatymai reikalauja gauti darbuotojų asmeninius parašus, yra surašomi popieriuje. Pavyzdžiui, darbo knygų ir jų intarpų judėjimo apskaitos knyga. Juk joje yra stulpeliai „Darbo knygą priėmusio ar užpildžiusio atsakingo asmens kvitas“ ir „Darbo knygą gaunančio darbuotojo kvitas“. Tačiau darbo sutarčių registravimo žurnalas yra saugomas elektronine forma.

Klaidos taisymas

IOI Techninės priemonės, naudojamos perduoti informaciją žmogui. ISI yra suskirstyti į dvi dideles grupes: vietinis arba centralizuotas informacijos pateikimas, kuris sistemoje gali egzistuoti lygiagrečiai (vienu metu) ... ...

ELEKTRONINIS DOKUMENTAS- pagal str. Sausio 10 d. Įstatymo dėl elektroninio dokumento (toliau - Įstatymas) 1 p., Elektroninis dokumentas suprantamas kaip informacija, įrašyta mašininėje laikmenoje ir atitinkanti Įstatymo nustatytus reikalavimus. Pagal str. 2 ... ... Šiuolaikinės civilinės teisės teisinis žodynas

Ribų planas- Žemės sklypo planas yra dokumentas, sudarytas remiantis atitinkamos teritorijos kadastro planu arba atitinkamo žemės sklypo kadastro išrašu ir kuriame atkurti tam tikri į valstybės kadastrą įrašyti ... ... Vikipedija

Jutiminis balsavimo įrenginys- Prancūziškas jutiklių įtaisas IVotronic Sensory Balso įrenginys (USG), taip pat elektroninio balsavimo (CEG) elektroninio balsavimo aparatas, pagrįstas ... Wikipedia

Danske bankas- („Danske Bank“) „Danske Bank“ grupė, „Danske Bank“ istorija, „Danske Bank“ atsiskaitymų valdymas ir „Danske Bank Group“ grynųjų pinigų paslaugos, tarptautiniai mokėjimai „Danske Bank“ ir mokėjimai Rusijos Federacijoje, „Danske Bank“ elektroninės bankininkystės paslaugos ... .. . Investuotojų enciklopedija

Aval- (Aval) Sąvokos „aval“ apibrėžimas, „aval“ taikymas ir reikšmė Informacija apie termino „aval“ apibrėžimą, „aval“ taikymą ir reikšmę Turinys Turinys Termino apibrėžimai. Teisės aktai. Aval reikšmė. Avalio vekselis Aval - ... ... Investuotojų enciklopedija

Vekselis- (Vekselis) Vekselis yra vertybinis popierius, turintis teisę sumokėti piniginę prievolę. Investuotojų enciklopedija

GOST 2.051-2006: vieninga projektavimo dokumentų sistema. Elektroniniai dokumentai. Bendrosios nuostatos- Terminai GOST 2.051 2006: vieninga projektavimo dokumentų sistema. Elektroniniai dokumentai. Bendrųjų nuostatų originalus dokumentas: automatizuota sistema: sistema, kurią sudaro personalas ir jos veiklai skirtų automatizavimo įrankių rinkinys, ... ... Normatyvinės ir techninės dokumentacijos terminų žodynas-informacinė knyga

Informacija- automatizuotos IO sistemos teikimas Dokumentų formų rinkinys, klasifikatoriai, reguliavimo sistema ir įgyvendinti sprendimai, skirti apimties, talpinimo ir egzistavimo formoms, naudojamoms AS veikimo metu, šaltinis ... Normatyvinės ir techninės dokumentacijos terminų žodynas-informacinė knyga

vertybinių popierių savininkų registro tvarkymo sistema- pagal 1996 m. balandžio 22 d. federalinį vertybinių popierių rinkos įstatymą, duomenų rinkinys, įrašytas popieriuje ir (arba) naudojant elektroninę duomenų bazę, pagal kurią nustatoma nominali ... Didysis teisės žodynas

Vykdymas- (vykdymas anglų kalba) - tai sutarčių vykdymas; Sutarčių apsauga; Sutarties vykdymas; Pati veiksmažodžio „jėga“ esmė iš anglų kalbos reiškia „priversti“, tai yra veiksmas, kuris yra prievartinis ... ... Vikipedija

Knygos

• Rusų literatūros istorija XX a. XXI amžius Vadovėlis. Iš 3 dalių. 1 dalis. 1890–1925 m. (+ CD), Vadovėlis „XX amžiaus rusų literatūros istorija - XXI amžiaus pradžia“ susideda iš trijų dalių. Pirmoji dalis skirta XX amžiaus pradžios literatūriniam procesui iš vėlyvojo realistinio A. N. kūrinių ... Kategorija: Literatūros kritika ir kritika Serija: Rusų kalba ir literatūra Leidėjas: Vlados, Pirkite už 674 rublius
• Ekonominis investicijų vertinimas 5 -asis leidimas, patikslintas ir papildytas mokymo kursas, Rimer M. (red.), Šiame vadovėlyje ekonominis investicijų vertinimas nagrinėjamas nustatant techninių, organizacinių, rinkodaros, finansinių ir kitų sprendimų atitiktį. žemyn ... Kategorija:

Prieš porą dešimtmečių profesionalai kalbėjo apie elektronines dokumentų valdymo sistemas ir elektroninius dokumentų archyvus kaip šviesią ateitį. Tačiau realybė pasirodė greitesnė nei idėjos apie tai, pasaulyje vyksta reikšmingi pokyčiai, susiję su technologijų diegimu įvairiose visuomenės ir piliečių srityse. Elektroninių technologijų skverbimasis vyksta tiesiog dideliu tempu: šis procesas savo pradiniame etape pasaulyje prasidėjo iš tikrųjų tik prieš trisdešimt (pas mus - dvidešimt) metų. Viskas vyksta per vienos kartos žmonių (įskaitant specialistus) gyvenimą, ir apskritai žmogiškasis faktorius, o ne technologijos ar teisės aktai, yra pagrindinė kliūtis naujoms technologijoms. Ir tai yra visiškai suprantama: pakeisti žmonių idėjas ir įpročius yra sunku, o dažniausiai tai tiesiog neįmanoma.

Šiuolaikinis informacinių technologijų išsivystymo lygis sukuria precedento neturinčias valdymo ir verslo procesų restruktūrizavimo galimybes, pereinant nuo tradicinio popierinio prie elektroninio dokumentų valdymo. Informacinės technologijos šiandien yra ne tik papildomos galimybės, bet ir tam tikri sunkumai įmonei, įstaigai, organizacijai (toliau naudosime apibendrintą „organizacijos“ sąvoką), tačiau klausimas dar nėra išspręstas: „kaip pritaikyti šias technologijas? ir užtikrinti informacijos saugojimą elektronine forma pagal galiojančias Rusijos Federacijos teisės normas, kad būtų užtikrintas informacijos kūrimas, saugojimas ir naudojimas? ". Toje pačioje situacijoje šiandien yra daug neišspręstų klausimų dėl archyvinio informacijos saugojimo elektronine forma, yra archyvų (valstybės, savivaldybių ir departamentų).

Viena iš pirmųjų problemų, susijusių su elektroninių dokumentų archyvinio saugojimo organizavimu, yra terminologinė: jos tikslas - rasti atsakymą į klausimą, kas iš tikrųjų yra „elektroninis dokumentas“?

Elektroninio dokumento pobūdis (dokumentas elektroninėje laikmenoje, anksčiau mašininio skaitymo dokumentas, dokumentas mašininėje laikmenoje) ir jo apibrėžimas ginčijamasi galbūt nuo pat šio reiškinio atsiradimo pradžios. Archyvų pramonėje šie ginčai tapo aktualūs devintajame dešimtmetyje, į SSRS archyvų fondą įtraukus elektroninius dokumentus.

Pagrindiniai klausimai tada ir dabar buvo ir išlieka tokie:

- ar elektroniniai dokumentai yra ypatinga dokumentacijos rūšis, ar tai yra ypatinga tradicinių dokumentų rūšių kūrimo, saugojimo ir pateikimo forma?

- Kokie yra pagrindiniai elektroninių dokumentų komponentai?

- ar materialinė laikmena yra esminė elektroninio dokumento sudedamoji dalis, ar tai tik dokumento „egzistavimo aplinka“?

- ar užkoduota informacija gali būti laikoma elektroniniu dokumentu, kuris yra kompiuterio failo bitų eilutė (elektromagnetinio lauko būsenos), ar elektroninis dokumentas pasirodo tik tada, kai ši informacija atkuriama (dekoduojama) monitoriaus ekrane ?

- kokios ypatingos detalės būdingos elektroniniam dokumentui?

- Ar visi duomenys, kurie atsiranda kompiuterio veikimo metu arba yra būtini jo veikimui, turėtų būti laikomi elektroniniais dokumentais?

- kokie kriterijai, ženklai, specialios detalės leidžia atskirti elektroninius dokumentus nuo elektroninių duomenų visumos?

- ar duomenų bazė turėtų būti laikoma vientisu elektroniniu dokumentu, ar gali būti (kokiu pagrindu ir kokiais atvejais) atskiri duomenų bazės įrašai suprantami kaip dokumentai?

- Ar įmanoma ilgai išsaugoti elektroninio dokumento originalą?

- kokios technologinės ir organizacinės priemonės gali būti laikomos elektroninių dokumentų autentiškumo (autentiškumo) ir vientisumo garantijomis?

Į daugumą šių klausimų vis dar nėra aiškaus atsakymo. Informacijos išsaugojimo elektronine (skaitmenine) forma problema yra iššūkis, su kuriuo susiduria archyvistai visame pasaulyje.

Pagrindinis sunkumas slypi tame, kad tokia informacija nėra prieinama tiesioginiam žmogaus suvokimui, jai reikia specialių laikmenų, o jos atkūrimui reikalinga speciali programinė ir techninė įranga. Elektroninio dokumento atgaminimas yra technologinis procesas, kurio metu užkoduota informacija paverčiama į formą, prieinamą vienareikšmiam žmogaus suvokimui.

Pastaraisiais metais situacija, kai informacinės technologijos naudojamos archyvinei informacijai saugoti, labai pasikeitė. Vis daugiau organizacijų savo veikloje stengiasi naudoti elektroninio dokumentų valdymo elementus. Valstybė ypač atkreipia dėmesį į perėjimo nuo popierinių technologijų prie elektroninės dokumentacijos ir dokumentų, sukurtų naudojant naujausias technologijas, saugojimo organizavimo problemą, suaktyvindama priemones, kad tarpžinybiniu lygiu būtų naudojamos elektroninės sąveikos formos. 2009-2012 m. buvo patvirtinta nemažai norminių dokumentų, skirtų skatinti elektroninių dokumentų valdymo pažangą valdžios institucijose.

Šiandien yra kelios strategiškai svarbios valstybės politikos įgyvendinimo dokumentų valdymo srityje kryptys, kurios yra tiesiogiai susijusios su automatizuotų dokumentų valdymo sistemų (ASUD) kūrimu ir plačiu diegimu visos šalies valdžios institucijose. Be to, kai kuriose srityse darbas jau perėjo į praktinį etapą, yra pirmieji sėkmingi rezultatai.

Šią tendenciją patvirtina užsienio praktika. Pavyzdžiui, JAV, Europos, Baltarusijos, Ukrainos patirtis taip pat byloja apie valstybės troškimą anksti pereiti prie popierinių technologijų.

Rusijoje valstybinė archyvo tarnyba tradiciškai užsiima valdymo dokumentų supaprastinimu. Šiuo metu Federalinė archyvų agentūra negali atlikti koordinavimo, kontrolės ir priežiūros funkcijų valdymo dokumentų valdymo srityje, tačiau ši užduotis taip pat nebuvo patikėta kitai valstybės institucijai. Kas mūsų šalyje yra atsakingas už dokumentų saugumo kontrolę, dokumentinių fondų kaip informacijos išteklių formavimą, dokumentų saugojimo laikotarpių nustatymą, įstatymų nustatytų reikalavimų laikymąsi pereinamojo laikotarpio prie elektroninės dokumentacijos sistemos sąlygomis ? Klausimas vis dar atviras.

Nors elektroniniai dokumentai pasirodė gana seniai, sprendimai jų archyvavimo srityje dar toli gražu nėra idealūs. Naujausių technologijų diegimo į biurą praktika rodo, kad kuo sudėtingesnės ir funkcionalesnės tampa informacinės sistemos, tuo daugiau naujų kliūčių atsiranda visuose darbo su elektroniniais dokumentais archyve etapuose. Be to, IT plėtra ne visada vyksta kartu su reguliavimo sistemos modernizavimu. Tai, pavyzdžiui, teisiniai aspektai, susiję su elektroninių dokumentų saugojimu: nuosavybės ir intelektinės nuosavybės teisės, autorių teisės, apsauga nuo neteisėtos prieigos, asmens duomenys ir kiti konfidencialūs dokumentai elektronine forma ir kt. Dar kartą paaiškėja, kad atrodo, kad einame tuo keliu, bet vėl su išlygomis.

Apsvarstykime pagrindinius dokumentų mokslo ir archyvavimo mokslo terminus, susijusius su elektroninių dokumentų archyvavimu.

Dokumento autentiškumas - dokumento savybė būti tuo, kas jame deklaruojama, t.y. turi būti informacija, patvirtinanti jos kilmę (autorystė, sukūrimo laikas ir vieta ir kt.), ir taip, kad dokumentas būtų apsaugotas nuo klastotės.

Autentiški dokumentai- dokumentai, kurie yra identiški turinio, skirtingo formato ir (arba) duomenų kodų bei (ar) struktūros. Autentiški dokumentai gali būti sukurti toje pačioje arba skirtingų tipų laikmenose vizualiai arba vizualiai.

Identiški dokumentai- to paties turinio dokumentai, įforminti tais pačiais formatais ir kodais, ir paprastai to paties tipo duomenų laikmenose, pagal GOST 28388-89. Dokumentai magnetinėse duomenų laikmenose. Vykdymo ir gydymo tvarka.

Elektroninis dokumentas gali sudaryti viena ar kelios failo dalys, visas failas arba keli failai, kuriems (arba) yra bendri reikalavimai, patvirtinantys jo autentiškumą ir garantuojantys vientisumo patikrinimą.

Informacija apie elektroninį dokumentą gali būti pateikiama tiek skaitmenine forma (metaduomenys, elektroninis skaitmeninis parašas, elektroninio autentifikavimo kodai ir kt.), tiek popieriniu dokumentu (sertifikavimo lapu) pagal GOST 6.10.4–84 ir GOST 28388–89.

Jei tinkamu laiku negalėsime perskaityti duomenų iš vežėjo, tada jame įrašyta informacija nebus naudinga. Tai gali atsitikti tiek dėl netinkamo laikmenos veikimo, tiek dėl jos nesuderinamumo su atkūrimo laikmenomis, kuriomis disponuosime.

Elektroninių dokumentų kompleksas Dokumentų rinkinys elektroninėje (-ose) laikmenoje (-ose), sujungtas pagal vieną ar kelis sisteminimo ženklus (kilmė, technologinis, vardinis, funkcinis, chronologinis, teminis, autorystė ir kt.). Archyve esančių elektroninių dokumentų kompleksas yra fondas, informacijos šaltinis, taip pat tarpusavyje sujungtų failų rinkinys, esantis bendrame kompiuterio aplanke (kataloge, kataloge).

Informacijos šaltinis- elektroninių dokumentų rinkinys, paskirstytas fondo kūrėjo informacinėje sistemoje pagal technologinį pagrindą kartu su nominalia dokumentų grupavimo ypatybe (valdymo, mokslo ir technikos, personalo, periodinių leidinių, interneto leidinių ir kt.).

Informacinio šaltinio technologinės savybės yra specifinės programinės įrangos aplinkos (OS, DBVS, taikomoji programa ar programa) charakteristikos, originali duomenų bazės ar informacinės sistemos struktūra, techninės dokumentacijos prieinamumas; informacijos ištekliai yra tokia programinė įranga ir informacijos objektai, kaip santykių duomenų bazės ir duomenų bankai, teksto, lentelinių ar grafinių elektroninių dokumentų rinkiniai, interneto leidiniai, daugialypės terpės leidiniai, dokumentai dizaino automatizavimo sistemose (CAD) ir geoinformacinės sistemos ir kt.

Elektroninis dokumentų saugojimo įrenginys- fiziškai atskiras elektroninis operatorius, kuris gavo sąskaitos numerį archyve; saugojimo įrenginiai yra grynos elektroninės laikmenos ir laikmenos su elektroninių dokumentų apskaitos vienetų įrašais.

Elektroninis dokumentų apskaitos vienetas- vizualiai izoliuotas (naudojant programinę įrangą) failo objektas, santykių ar kitoks kompiuterio duomenų organizavimas (kompiuterio aplankas, kompiuterio failas, duomenų bazės lentelė, skaičiuoklės lapas), kuris gavo sąskaitos numerį archyve.

Pagal elektroninio dokumento vientisumą- suprantama, kad sukūrus jo turinį, detales ar metaduomenis nebuvo atlikti jokie pakeitimai, papildymai, išimtys ir pan.

Automatizuota sistema- sistema, susidedanti iš jos veiklos automatizavimo priemonių komplekso personalo, įgyvendinanti informacines technologijas nustatytoms funkcijoms atlikti. Pagal informacinė sistema suprasti organizaciškai užsakytą dokumentų rinkinį (dokumentų masyvą) ir informacines technologijas, įskaitant kompiuterinių technologijų ir komunikacijos naudojimą, informacinių procesų įgyvendinimą. Reikalavimus informacinėms sistemoms, palaikančioms darbo eigą, paprastai nustato Federalinio vykdomojo organo darbo biuro taisyklių pakeitimai, patvirtinti Rusijos Federacijos Vyriausybės 2011 m. Rugsėjo 7 d. Potvarkiu Nr. 751, pagal kurį „ sistema yra informacinė sistema, teikianti dokumentų rinkimą (įtraukimą į sistemą), jų tvarkymą, dokumentų valdymą ir prieigą prie jų “. O „elektroninio dokumentų srauto“ sąvoka reiškia dokumentų srauto organizavimą ir įgyvendinimą naudojant informacinę sistemą. Žinoma, „dokumentų srauto informacinėje sistemoje“ apibrėžimas būtų tikslesnis, nes dokumentų valdymo procesas, įskaitant tą, kuris įgyvendinamas naudojant informacines sistemas, visų pirma reiškia „sistemingų ir veiksmingų dokumentų, skirtų organizacijoms kurti, naudoti, saugoti ir sunaikinti veiksmus, siekiant įrodyti verslo eigą, rinkinį“. (valdymo) operacijos “(GOST R ISO 15489-1 - 2007). Dokumentų valdymo koncepcija numato, kad dokumentacijos, dokumentų valdymo, darbo eigos ir dokumentų saugojimo informacinėje sistemoje organizavimo klausimai turėtų būti svarstomi vienu ir neištrinamu procesu.

Duomenų bazė- struktūrizuotas duomenų rinkinys, pateiktas elektronine forma ir sutvarkytas pagal tam tikras taisykles, kurios numato bendruosius duomenų aprašymo, saugojimo ir manipuliavimo principus, nepriklausomai nuo taikomųjų programų. Duomenų bazė gali būti elektroninio archyvo dalis, kaip žemo lygio priemonė rodyklės informacijai ir (rečiau) tikriems elektroniniams dokumentams saugoti. Paprastai elektroninio archyvo vartotojas tiesiogiai nedirba su duomenų baze. Elektroniniuose archyvuose duomenų bazės dažniausiai naudojamos arba savarankiškai, arba vienu iš visuotinai pripažintų pramoninių formatų (SQL ir kt.).

Forma Ar dokumentas, kuriame yra informacija, patvirtinanti gamintojo garantijas, produkto pagrindinių parametrų ir savybių (savybių) reikšmės, informacija, atspindinti šio gaminio techninę būklę, informacija apie produkto sertifikavimą ir šalinimą, taip pat informacija, yra įvedamas jo veikimo metu (darbo trukmė ir sąlygos, priežiūra, remontas ir kiti duomenys).

Originalus elektroninis dokumentas - pirmasis sukurto dokumento egzempliorius. Originalas yra vienintelė elektroninio dokumento kopija, kurioje jo failo (-ų) įrašymo į elektroninę laikmeną data ir laikas yra prieš paskutinio išsaugojimo datą ir laiką.

Elektroninis originalas- elektroninis popierinio dokumento originalas, pagamintas pusiau automatizuotu arba automatizuotu būdu, apimantis dokumento grafinio dizaino išsaugojimą ir galimybę formatuoti tekstą bei įterpti grafinius elementus ir sukurtas naudojant atvirus dokumentų formatus (* .pdf, * .doc, * .rtf, * .html ir kt.).

Originalus elektroninis dokumentas- elektroninio dokumento kopiją, kurios autentiškumą ir vientisumą nustatyta tvarka patvirtina autorius ar kitas įgaliotas asmuo. Archyve originalūs elektroniniai dokumentai yra dokumentai, turintys kontrolines charakteristikas, patvirtinti įsigijimo šaltinio. Tai yra, n elektroninio dokumento autorius- tai pirmasis įrašytas ir vienintelis dokumento egzempliorius.

Antrinis dokumentas - bet kokio pobūdžio dokumentas, gautas apdorojant naudojant programinę įrangą ir informacines priemones iš kito tipo dokumento (dokumentų tipai pagal GOST 2.102, GOST 3.1102, GOST 19.101, GOST 34.201). Iš vieno pirminio dokumento galima gauti keletą skirtingų tipų antrinių dokumentų. Vieną antrinį dokumentą galima gauti iš kelių skirtingų tipų pirminių dokumentų.

Elektroninio dokumento dublikatas- pakartotinė (įrašymo metu) originalios ED kopija, turinti tą pačią teisinę galią (VNIIDAD - Elektroninių dokumentų dokumentacijos ir archyvavimo problemos, Maskva - 1999).

Dokumentų vertė yra nustatomas šiuo metu daugiausia dėl jų saugojimo sąlygų ir dokumento teisinės funkcijos - įrodymų funkcijos - įgyvendinimo. Atsižvelgiant į saugojimo laikotarpį, priimamas sprendimas dėl dokumento formos, jo informacijos pateikimo struktūros ir formato, dėl metaduomenims keliamų reikalavimų, įskaitant informacinės sistemos klasifikatorių ir informacinių knygų tvarkymą. GOST R ISO 15489-1 - 2007 „Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Dokumentų valdymas. Bendrieji reikalavimai “apibrėžė naują metodiką, kaip nuspręsti dėl laikmenos pasirinkimo, t. popierine arba elektronine dokumento forma. Kuriant dokumentų valdymo sistemą (elektroninę dokumentų valdymo sistemą), jau projektavimo etape, būtina pasirinkti tinkamą laikmeną ir informacijos laikmenas, nustatyti fizinės informacijos apsaugos priemones, apdorojimo procedūras ir saugojimo sistemas. Be to, renkantis laikmeną, būtina atsižvelgti į vadinamuosius „įrodomuosius“ dokumentų laikymo popieriuje ir elektroninėse laikmenose terminus. Kietosios žiniasklaidos įmonės šiuo metu garantuoja, kad jose įrašytų elektroninių dokumentų galiojimo laikas yra 10–20 metų (daugiausia). Pagrindinis principas, įtvirtintas GOST R ISO 15489-1 - 2007, teigia, kad laikmenos pasirinkimas priklauso nuo dokumentų saugojimo laiko.

Duomenys- informacija, pateikta forma, tinkama apdoroti automatinėmis priemonėmis, galimai dalyvaujant asmeniui, pagal GOST 15971-90. Informacijos apdorojimo sistemos. Sąvokos ir apibrėžimai.

Pagal metaduomenys suprantami kaip duomenys, apibūdinantys kontekstą, turinį, dokumentų struktūrą ir dokumentų valdymą laikui bėgant. Kalbant apie elektroninio dokumento struktūrą: technologiniai duomenys, esantys elektroniniame dokumente ir reikalingi programinei įrangai, skirta duomenims valdyti ir pateikti elektroninį dokumentą žmonėms patogia forma.

Patvirtinta elektroninio dokumento kopija- ED kopija, kurioje nustatyta tvarka surašomi būtini duomenys, suteikiantys jai teisinę galią (VNIIDAD - Elektroninių dokumentų dokumentacijos ir archyvavimo problemos, Maskva - 1999).

Popierinio dokumento elektroninė kopija- elektroninė popierinio dokumento kopija, skirta išsamiam grafinio vaizdo atkūrimui ir sukurta naudojant atvirus rastrinius grafinius formatus ( * .bmp, * .jpeg ir kitus) arba hibridinius teksto rastro formatus ( * .pdf, * .djvu ir kt.) );

Vaizdas(dokumentas) - elektroninis rastrinis failas, kuriame yra grafinis dokumento vaizdas.

Migracija dokumentai-veiksmas, perkeliantis dokumentus iš vienos sistemos į kitą, išlaikant dokumentų autentiškumą, vientisumą, patikimumą ir tinkamumą naudoti, pagal GOST R ISO 15489-1-2007 Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistemą. Dokumentų valdymas. Bendrieji reikalavimai. Elektroninių dokumentų perkėlimas Ar elektroninių dokumentų perkėlimas iš vienos technologinės platformos (taikomoji programa, DBVS, OS) į kitą; Perkėlimo metu kompiuterių failai yra performatuojami, kartais pakeičiama duomenų struktūra arba formato tipas (teksto formato dokumentai konvertuojami į grafinius arba atvirkščiai).

Taip pat yra koncepcija elektroninio dokumento darbinė kopija - elektroninio dokumento kopija saugojimo įrenginyje, išduota organizuojant dokumento naudojimą. Elektroninio dokumento perkėlimo kopija- ED kopija su pakeistais / pakeistais metaduomenimis.

Draudimo kopija(archyvinis dokumentas) - ypač vertingo ar unikalaus archyvinio dokumento kopija, padaryta siekiant išsaugoti joje esančią informaciją praradus ar sugadinus originalą.

Žvelgiant į dokumento kopijų skaičių, kaip jo savybes, naudojamas archyvavimo praktikoje, taip pat galima nurodyti, kad ši sąvoka yra elektroninis dokumentas draudimo forma- elektroninis dokumentas, išsaugotas nuo programos nepriklausomo ar plačiai naudojamo kompiuterio formatu. Elektroninis dokumentas pasirinktiniu formatu- elektroninis dokumentas, išsaugotas tokiu formatu, kurį palaiko dabartinė archyvo, skaityklos ar nuotolinio vartotojo informacinė sistema.

Elektroninė dokumentų valdymo sistema(EDMS) yra paruoštas visapusiškas dokumentų valdymo sprendimas, įdiegtas universalioje platformoje, skirtoje valdyti įmonės išteklius, pagrįstus „Microsoft“ portalo technologijomis.

Šiuo metu elektroniniai dokumentai naudojami kartu su popieriniais dokumentais valdymo procesams palaikyti. Tuo pačiu metu yra daug reikšmingų skirtumų tarp elektroninio dokumento ir popierinio dokumento, dėl kurių reikia kurti naujus metodus, kaip organizuoti dokumentų valdymą ir užtikrinti jų saugojimą.

Pažvelkime į kai kuriuos iš jų.

1. Reikalavimai medžiagų laikmenai. Su įvairiais „dokumento“ sąvokos aiškinimais beveik visi tyrinėtojai sutinka, kad dokumentas savo bendriausia forma, be papildomų paaiškinimų, yra informacija, įrašyta apčiuopiamoje laikmenoje. Šiuo atveju „esminio informacijos nešėjo“ sąvoka paprastai neatskleidžiama. Manoma, kad tai jau suprantama be specialaus paaiškinimo: informacija įrašoma ant popieriaus, plėvelės, juostos ir kt. medžiagos. Iš tiesų, jei pageidaujama, informacija gali būti įrašoma bet kokiu pagrindu, bet kokia medžiaga, laikantis tam tikrų konkrečių reikalavimų. Pagrindinė medžiaga ir įrašymo medžiaga turi atitikti viena kitą, kitaip nebus įmanoma įrašyti, perduoti ar saugoti informacijos.

Naujų įrašymo metodų atsiradimas priklauso nuo technologijų pažangos, nes tam tikros informacijos įrašymui galima naudoti bet kokį bet kokios medžiagos apdorojimo būdą. Tokiais atvejais jie stengiasi visiems dokumentavimo elementams suteikti norimas savybes: didelę įrašymo talpą (DVD, „flash“ kortelę), didesnį jos greitį ir atkūrimo kokybę, didesnį patvarumą ir kt. O jei įrašymas atliekamas ne realiame, o lauke, t.y. energingas, bet vis tiek materialus lygis (informacija internete ir intranete perduodama energingai). Elektroninio dokumento informacija prieinama vartotojui internetu elektromagnetiniais kanalais. Tuo pačiu metu jis iš pradžių buvo įrašytas į materialią laikmeną, perduotas materialiniu (bangos, impulso) metodu, užfiksuotas standžiojoje kompiuterio atmintyje ir perkoduotas į žmogaus suvoktą.

Popierinis dokumentas, jo suvokimas, iš esmės turi tą patį procesą. Ženklai spausdinami, suvokiami regėjimo organo, sąmonė perkoduoja į prasmingą informaciją, po kurios suprantame, su kokiu dokumentu, kokia informacija susiduriame. Vienintelis skirtumas tarp ekrano dokumento ir ne ekrane rodomo dokumento yra tas, kad simbolio užfiksavimo ekrane laikas gali svyruoti iki savavališkos ribos, tuo tarpu ne ekrano versijoje šis laikas neribojamas ir visada leidžia pakartotinai grįžti į įrašą.

GOST 7.83-2001 „Elektroniniai leidiniai. Pagrindiniai tipai ir išvestys "apibrėžia elektroninį dokumentą kaip" dokumentą kompiuteriu skaitomoje laikmenoje, kuriam naudoti reikalingos kompiuterinės technologijos ", tuo tarpu standartas nenurodo kompiuterio skaitomos laikmenos sąvokos. Materiali laikmena suprantama kaip lankstūs ir kieti diskai, kompiuterio ekranas (pagrindinė medžiaga) su įrašu (įrašymo medžiaga). Šiuolaikinio dokumento, sukurto naudojant elektroninę dokumentaciją, ypatybė yra ta, kad viena jo dalis - pagrindinė medžiaga - yra nejudanti (nesikeičianti) ir statinė (nejudanti), o antroji - įrašymo medžiaga - yra nuolat keičiama ir dinamiška (1 pav.). . 1)

Tekstas monitoriaus ekrane visada yra kopija, jo originalas yra failas, kuriame yra glifų sekos (glifas yra atskiras simbolis) jų skaičių pavidalu pagal vieną iš kompiuterio kodų lentelių (Ansi arba Unicode), jiems taikomas formatavimas (dydis, šriftas, spalva ir tt) ir tt). Tokiu atveju formatavimo parametrai gali būti nelankstūs ir skirtingose ​​situacijose skirtingi. adresu... Tolesnis jų apdorojimas taip pat atliekamas elektronine forma.

Kai jis patenka į organizaciją ir paverčiamas elektronine forma, popierinis dokumentas gali būti pažymėtas atitinkama elektronine žyma.

2. Reikalavimai popierizmui... Reikalavimai dokumentų tvarkymui yra apibrėžti standartuose ir vieningose ​​formose. Popieriniams dokumentams beveik visi jų teisinės galios užtikrinimo klausimai buvo išspręsti, jie dažnai įtvirtinami specialiuose nuostatuose.

Elektroninių dokumentų registravimo reikalavimai yra nustatyti daug mažesniu mastu, jie daugiausia susiję tik su elektroninių skaitmeninių parašų (EDS) naudojimu. Tuo pačiu metu elektroninių dokumentų detalių sudėties ir dizaino reikalavimai gali būti dar griežtesni nei popieriniams dokumentams, nes perduodant informaciją komunikacijos kanalais ir keičiantis informacija tarp skirtingų informacinių sistemų (jei programinės įrangos ir aparatūra nėra užtikrinta), informacijos perdavimas gali neįvykti arba informacija bus neprieinama žmogaus suvokimui. Dažnai tokį vaizdą galime matyti ekrane pav. 2

Ryžiai. 2. „Windows“ langas

Siekiant užtikrinti, kad siunčiamas popierinis dokumentas atitiktų jo elektroninį originalą, atsirado speciali elektroninių notarų tarnyba, jis gali patikrinti elektroninį parašą po dokumentu, atsispausdinti ir patvirtinti savo parašu. Jei originalas yra elektroninis dokumentas, tada viskas yra sudėtingiau. Arba galima tokia schema: 1) darbuotojas, atsakingas už siuntėjų EDS patvirtinimą, yra skiriamas organizacijos vidaus administraciniu aktu; 2) šis darbuotojas patikrina EDS elektroniniame dokumente, atsispausdina dokumentą ir patvirtina jį savo ranka parašytu parašu; 3) darbuotojo parašas yra patvirtinimas, kad patikrinimo metu EDS buvo autentiškas, taip pat kad elektroniniai ir popieriniai dokumentai yra identiški. Už visa tai jam tenka asmeninė atsakomybė. Tuo pačiu metu dokumentai valstybės saugojimui priimami tik popieriuje.

Esminis skirtumas tarp dokumento yra jo autorystė. Dokumente visada yra vienas ar daugiau autorių, kurie išreiškė sutikimą su dokumente užfiksuota informacija. Popieriaus forma autorių sutikimas išreiškiamas ranka rašytais parašais ar organizacijų antspaudais, o elektroninei versijai skirtas EDS, jis turi patvirtinti savininko sutikimą ir turi būti sukurta galimybė, kad kiekvienas galėtų tai patikrinti sutikimas.

Elektroninis parašas yra pagrįstas vadinamąja viešojo rakto kriptografija, jos pagalba suformuojamas specialus vartotojo sertifikatas. Jame yra informacija apie vartotoją, viešasis raktas ir sertifikato elektroninis parašas; jį galima patikrinti naudojant sertifikavimo institucijos viešąjį raktą. Algoritmas garantuoja, kad šį parašą gali sugeneruoti tik sertifikavimo institucija, turinti slaptą šifravimo raktą ir pasitikėjimas, kuris yra visos EDS sistemos veikimo pagrindas.

Pasitikėjimas sertifikavimo institucijomis grindžiamas hierarchiniu principu: žemesnio lygio sertifikavimo institucijos sertifikatas yra patvirtintas aukštesnio lygio sertifikavimo institucijos elektroniniu parašu. Aukščiausias CA lygis yra federalinis, kurį kontroliuoja valstybė. Visa pasitikėjimo sistema, pagrįsta sertifikatais, sudaro vadinamąją viešojo (viešojo) rakto infrastruktūrą arba PKI. Turint tokią infrastruktūrą, būtina patikrinti ne tik sertifikatą išdavusios sertifikavimo institucijos rakto teisėtumą, bet ir visas aukštesnes sertifikavimo institucijas.

3... Dokumentų gabenimo laikas ... Elektroniniai dokumentai turi neabejotinų pranašumų, palyginti su popieriniais. Popieriaus atveju tai priklauso nuo pristatymo būdo (pašto, kurjerio, kurjerių tarnybos ir pan.), Praktiškai nėra jokių elektroninių pristatymo adresatui apribojimų, tai priklausys nuo portalo pralaidumo naudojant elektroninį ryšį. kanalai (optinis pluoštas), perdavimo laiko pranešimai su pridėtu failu arba susipažinimas su internetiniu teksto pranešimu duomenų bazėje matuojamas sekundėmis ir minutėmis.

4. Informacinis ir informacinis darbas su dokumentais. Dirbant su popieriniais dokumentais, tai yra gana sunkus procesas, ypač jei nėra registravimo, klasifikavimo ir informacijos paieškos sistemos.

Elektroniniams dokumentams šią užduotį supaprastina galimybė naudoti nuorodas, leidžiančias ne tik rasti vieną dokumentą, bet ir kitus, susijusius su konkrečia tema. Įmonių informacinės sistemos leidžia naudoti informaciją paskirstytos prieigos pagrindu, atsižvelgiant į pareigas ir prieigos teises.

Daugelis dokumentų yra tvarkomi organizacijose, todėl dažniausiai ten naudojamos elektroninio apdorojimo sistemos. Dėl to paaiškėja, kad vidinis įmonės dokumentų valdymas dažniausiai vykdomas elektronine forma, o „išoriniai“ dokumentai paverčiami popierine forma. Be to, patekę į kitą organizaciją, dokumentai vėl suskaitmeninami ir įkeliami į įmonės sistemą. Tolesnis jų apdorojimas taip pat atliekamas elektronine forma.

Kai jis patenka į organizaciją ir paverčiamas elektronine forma, popierinis dokumentas gali būti pažymėtas atitinkama elektronine žyma. Šios žymos gali užkoduoti pagrindinius dokumento atributus, tokius kaip autorystė, sukūrimo data, trumpi komentarai ar unikalus numeris informacinėje sistemoje.

5. Informacijos suvokimo patogumas. Ergonomikos požiūriu patogiausi vis dar yra popieriniai dokumentai. Virtualioje aplinkoje tekste nėra fizinio komponento ir jis priklauso nuo ekrano parametrų. Tai leidžia padaryti bet kokius iškraipymus ir tą patį tekstą rodyti skirtingais būdais - jis gali būti mechaniškai ištemptas, suspaustas, pasuktas tiek viso teksto blokais, tiek atskiromis raidėmis.

Galite pakeisti raidžių dydį santykinai - keisdami ekrano mastelį ekrane ir absoliučiai - keisdami jų linijinius matmenis. Teksto spalva, kaip ir raidžių dydis, yra vienas iš kintamųjų parametrų šiuolaikiniuose kompiuteriuose. Jis yra dematerializuotas, visiškai atleistas nuo savo materialios sudedamosios dalies, tik ekranas yra materialus, o tekstas ekrane nėra materialus objektas visuotinai priimta prasme, kaip ir elektronų pluoštas nėra materialus žmogaus suvokimui. Teksto rodymo kokybę riboja ekranų galimybės. Šios galimybės sparčiai didėja, ir netrukus paprasti ekranai nepadės popieriaus skiriamuoju gebu, todėl tuoj pat juos pranoks, nes operacinės sistemos leidžia rodant dokumentus keisti mastelį. Juose esantis tekstas programiškai apibūdinamas kaip kontūrų rinkinys.

Stacionarių kompiuterių aušroje ekrano šriftų, skirtų rodyti kompiuterio monitoriuje arba šriftų ekrane, dizainas iš pradžių buvo taškų mozaika, sutapusi su ekrano pikselių tinkleliu, todėl turėjo būti koreguojamas šriftas kiekvienam dydžiui.

Šiuolaikiniuose šriftuose yra algoritmas, pagal kurį šrifto kontūrai persekiojami po ekrano pikselių tinkleliu taip, kad uždėjus ant jo raidžių dalys „neišnyktų“ arba nebūtų iškraipytos ( tai ypač pasakytina apie mažus dydžius). Taigi kiekvieną kartą keičiant skalę raidžių kontūrai užpildomi ekrano taškais, kad jie geriausiai atitiktų pasirinktą skalę. Ši technologija, vadinama užuomina (arba užuomina), leidžia atpažinti tipą ekrane ir išlaikyti bet kokio dydžio stilistines savybes. Tekstas elektroniniame dokumentų skaitytuve išlaiko bet kokio dydžio aštrius kraštus. Priešingai, tekstas ant popieriaus, kai priartinamas naudojant optiką ar fotografijos įrangą, žymiai praranda vizualinio suvokimo kokybę, būtent, fone su spausdinamu tekstu pradeda atsirasti popieriaus tekstūra, atsiranda spausdinimo klaidų ar pastebimi spausdinti rastrai - visa tai dar labiau „materializuoja“ tekstą.

Ryžiai. 3. Teksto apribojimai: a) knygoje tekstą riboja puslapio rėmai; b) ekranas yra tam tikras langas, už kurio gali būti bet kokio dydžio zonos

Rastrinis vaizdas yra pikselių arba spalvotų taškų tinklelis kompiuterio (pavyzdžiui, monitoriaus) įrenginyje, popieriuje ir kituose rodymo įrenginiuose bei medžiagose (rastras). Svarbios vaizdo savybės yra: pikselių skaičius - dydis. Pikselių plotį ir aukštį galima nurodyti atskirai (1024 × 768, 640 × 480, ...) arba retai - bendrą pikselių skaičių (dažnai matuojamą megapikseliais); naudojamų spalvų skaičius arba spalvų gylis. Skiriamoji geba yra orientacinė vertė, nurodanti rekomenduojamą vaizdo pikselių dydį. Rastrinė grafika redaguojama naudojant rastrinės grafikos redaktorius. Rastrinę grafiką sukuria fotoaparatai, skaitytuvai, tiesiogiai rastro redaktoriuje, taip pat eksportuojant iš vektorinių redaktorių arba kaip ekrano kopiją.

Rastrinė grafika leidžia sukurti (atkurti) beveik bet kokį piešinį, nepaisant sudėtingumo, skirtingai nei, pavyzdžiui, vektorinę grafiką, kai neįmanoma tiksliai perteikti perėjimo iš vienos spalvos į kitą efekto neprarandant failo dydžio. Bitlapiai paprastai saugomi suspausti.

Atsižvelgiant į suspaudimo tipą, gali būti arba negali būti įmanoma atkurti vaizdo tiksliai taip, kaip buvo prieš suspaudimą (atitinkamai suspaudimas be nuostolių arba suspaudimas be nuostolių). Be to, grafiniame faile galima išsaugoti papildomos informacijos: apie failo autorių, fotoaparatą ir jo nustatymus, taškų skaičių colyje spausdinant ir kt.

Be neribotos erdvės, virtualioji aplinka suteikia tokių pranašumų kaip nelinijinis suvokimas, atliekamas naudojant hipersaitus (aktyvius teksto fragmentus ar grafinius elementus, kurie iškart nukreipia vartotoją į tam tikrą elektroninio dokumento vietą), langai ir hierarchijos kūrimas remiantis medžio (kaip ir bet kurios svetainės) principu, o ne grandinėmis (klasikinė knygos forma). Ryškiausias spaudinio suvokimo „netiesiškumo“ pavyzdys yra informacinės knygos ar žodyno forma, kai viena pateikta informacija turi nuorodą į kitą, dažniausiai iš išorinių šaltinių.

Ryžiai. 4 Popierinio ir elektroninio dokumento suvokimo palyginimas:

a) popierinė laikmena suvokiama vienu metu ir vienu gabalu;

b) elektroninis dokumentas nesuvokia jo ribų

Virtualioje aplinkoje netiesiškumo principas naudojamas visur ir yra jo esmė. Suvokimo netiesiškumo principo privalumai yra neabejotini, tačiau negalima nepastebėti reikšmingų trūkumų. Visų pirma tai, kad trūksta galimybių pamatyti bendrą vaizdą, bent trumpam apžvelgti visas dalis, visą pateiktą informaciją. Dirbant su popieriniu dokumentu, priešingai, šis procesas yra įmanomas. Kadangi galima nuosekliai ir vienu metu patogiai dirbti su keliais dokumentais. Dirbant su elektroniniu dokumentu, šią galimybę riboja ekrano dydis ir galimas atidarytų minimizuotų (sumažintų) langų skaičius. 5.

Ryžiai. 5 Ekrano langas su dviem išplėstais teksto ekranais

Pasak amerikiečių tyrinėtojų, tekstas iš kompiuterio ekrano (monitoriaus) suvokiamas 25% lėčiau nei skaitymas iš popieriaus lapo. Daugeliu atvejų nuovargis dirbant su elektroniniu dokumentu atsiranda greičiau nei dirbant su popieriniu.

Palyginimui: norėdamas atsiversti knygos puslapį, žmogus turi atlikti vieną fizinį judesį, tiesiogiai veikiantį žiniasklaidą. Šiuo atveju tekstas iš knygos puslapio suvokiamas dėl atspindėtos šviesos ir žmogaus regos suvokimo mechanizmo. Kai slenkamas ekrano puslapis, įtraukiama visa sistema, apimanti paties žmogaus veiksmus ir techninių prietaisų grandinę: žmogaus ranka, įvesties įrenginys (pelė, klaviatūra, jutiklinė planšetė, planšetinis kompiuteris), tvarkyklės programa, įrenginio ir sistemos sąveika, programa, skirta elektroniniam dokumento rodymui, reaguojančiam į įvesties įrenginio komandas, ir ekrano tvarkyklė, atsakinga už vaizdo sukūrimą ekrane. Teksto suvokimas atsiranda dėl paties monitoriaus švytėjimo. Tik elektroniniuose skaitytuvuose, įrenginiuose, skirtuose knygoms skaityti, ekranas neturi savo švytėjimo, kuris yra patogesnis akims ir leidžia natūraliau suvokti tekstą.

6. Galimybė susipažinti su dokumentais pasirinkti reikiamą fragmentą.Šią galimybę suteikia ir popieriniai, ir elektroniniai dokumentai, vienintelis skirtumas: elektroniniame atrankos dokumente nuorodos gali būti ištrintos, bet ne popierinės, nes antkainiai tampa dokumento dalimi dėl rašalo, skalūno ir kt. ant medžiagos nešiklio - popieriaus. Dirbant su archyviniais dokumentais, reikia sukurti visišką dokumento apsaugą nuo galimybės keisti tekstą. Tai leidžia daryti tam tikrus formatus, pvz., PDF, bet, deja, mūsų technologijų amžiuje jis nėra tobulas.

7. Dokumentų kopijavimas. Kopijuojant popierinius dokumentus galimi keli variantai: 1) dokumentas suskaitmeninamas (nuskenuojamas) ir gaunama elektroninė kopija iš originalo, 2) naudojamos reprografinės priemonės, 3) operatyvus spausdinimas, 4) fotofotografija, mikrofilmavimas . Kuriant kopiją iš elektroninio dokumento, darbo intensyvumas ir išlaidos žymiai sumažėja. Failo kopija ar teksto dalis užtrunka kelias sekundes.

8. Informacijos saugumas. Popieriniai dokumentai saugomi ilgą laiką, jei sudaromos tinkamos sąlygos. Popieriaus senėjimas ir gedimas priklauso nuo jo kokybės, nuo teksto kokybės nuo priemonių, kaip jį pritaikyti popieriui. Dauguma šiuolaikinių popierinių dokumentų kenčia nuo teksto išblukimo (rašalo išblukimo) dėl to, kad rašalo kasetėse kokybė, jų purškimo lygis spausdinant spausdintuvu dažnai nėra aukštas dėl išteklių taupymo. Bet kokiu atveju gana ilgam teksto atpažinimo laikotarpiui nereikia papildomų įrenginių, pakanka kalbos, kuria dokumentas parašytas, žinojimo.

Kartu reikėtų pabrėžti visų šių dokumentų ypatybių komponentų vienybę: informaciją (turinį), laikmenas, išsamią dokumento informaciją ir metaduomenis. Be informacijos nešėjo negali būti jokio dokumento, įskaitant elektroninį dokumentą. Vargu ar galima pervertinti elektroninio dokumento identifikavimo ir, svarbiausia, autentiškumo patvirtinimo rekvizitų vaidmenį. Tinkami dokumentų identifikavimo ir autentiškumo patvirtinimo elektroninėje laikmenoje metodai yra jų autentiškumo garantija ilgainiui.

Tačiau reikia nepamiršti, kad nenaudojant tinkamų technologijų (t. Y. Tų, kurioms reikalingi metaduomenys), elektroninis dokumentas išliks rinkmena laikmenoje. Analogiškai tokį elektroninį dokumentą galima palyginti su popieriniu dokumentu su išnykusiu tekstu: dokumentas tarsi egzistuoja, bet tuo pačiu iš esmės jo nėra. Tai yra, elektroninis dokumentas gali būti laikomas „dokumentu“ tik tada, kai galime atkurti failą ir suvokti informaciją iš monitoriaus ekrano.

Organizuojant archyvinį saugojimą, reikia atsižvelgti į nurodytas elektroninių dokumentų ypatybes (jų komponentų tarpusavio ryšį ir tinkamų informacinių technologijų panaudojimą jų atkūrimui ir skaitymui), nesvarbu, ar tai yra vertės, apskaitos, aprašymo tyrimas. arba išsaugojimas.

Elektroninis dokumentas, būdamas programinės ir techninės įrangos produktas, priklauso nuo jų aktualumo ir kenčia nuo laikmenos nestabilumo ir informacijos įrašymo, kuris dažnai vadinamas moraliniu ir fiziniu senėjimu. Elektroninis dokumentas yra dokumentas tik tuo atveju, jei jis yra tam tikros sistemos komponentas, užtikrinantis jo stabilumą laike ir erdvėje bei suteikiantis galimybę asmeniui dirbti su dokumentu.

Dirbant su popieriniais dokumentais, archyvuose sukuriamos panaudojimo lėšos ir draudimo kopijų fondai. Panašiai, siekiant užtikrinti duomenų bazės saugumą ir padidinti elektroninio dokumento stabilumą, atliekama atsarginė kopija, tačiau nėra garantijos, kad informacija nebus prarasta perkeliant dokumentą iš vienos laikmenos į kitą. Antras svarbus klausimas yra tai, kas laikoma elektroninio archyvo dokumento originalu, pirmoji jo failo versija, perkeliant failą iš vienos laikmenos perkėlimo proceso metu? O ką daryti su bylomis, iš kurių buvo padarytos elektroninių dokumentų kopijos?

Archyvai kol kas vadovaujasi koncepcija, kad amžino ir ilgo galiojimo laiko dokumentai šiandien turėtų būti saugomi tik popieriuje. Taip yra dėl to, kad popierius, skirtingai nei elektroninė laikmena, gali būti saugomas ilgą laiką. Be to, žmogus po ilgo laiko galės matyti informaciją spausdinta forma, ko negalima padaryti naudojant mašininio skaitymo technologijas - reguliariai keičiasi ne tik technologijos, bet ir pati programinė įranga.

Ši pozicija yra teisinga, tačiau jei žvelgtumėte globaliau, tai popierinis dokumentas taip pat nėra amžinas - draudimo kopijos buvo padarytos (o kai kur ir toliau daromos) ant mikrofilmų. Kita vertus, daugelis pasaulio šalių pradeda eksploatuoti archyvus, skirtus amžinam elektroninių dokumentų saugojimui.

Šiuo atžvilgiu archyvai turėtų pasirūpinti ne tik saugomu daiktų saugojimu, bet ir tuo, kad ši informacija yra prieinama ateities kartoms. Pasibaigus vežėjo saugojimo laikotarpiui, informacija turi būti nedelsiant perduota kitiems vežėjams arba perkelta į naują programinę įrangą. Taip, žinoma, archyvo užduotys tampa sudėtingesnės, tačiau klaidinga manyti, kad vieną dieną vietoj trumpalaikio popieriaus bus išrastas koks nors amžinas informacijos laikytojas. Bent jau programos tikrai pasikeis, o fizinė laikmena bus sunaikinta. Todėl tos šalys, kurios pasirinko kelią įkelti atsakomybę archyvams ir už duomenų perkėlimą, įskaitant skaitmeninius parašus, kad būtų užtikrintas jų saugumas, gali išspręsti amžino dokumentų saugojimo problemą.

Yra keletas priežasčių, dėl kurių šiandien reikia nuolatinio saugojimo dokumentus laikyti popieriuje: pirmoji yra susijusi su elektroninių dokumentų autentiškumo patvirtinimo problema ne tik tada, kai jie perkeliami iš vienos informacinės sistemos į kitą, bet ir ilgai organizuojant. -laikomas elektroninių dokumentų saugojimas (laiką, viršijantį elektroninio sertifikato galiojimo laiką). parašai). Antrasis yra susijęs su standartizuoto elektroninio dokumento modelio trūkumu iki šiol.