Komandiruočių sandoriai. Kelionės išlaidų apskaita

Įmonės darbuotojas, vykstantis į komandiruotę, gauna kompensaciją už kelionės išlaidas – apgyvendinimo ir kelionės išlaidas, ryšių, vizos įforminimo ir kitas išlaidas. Tuo pačiu metu komandiruotės metu jis ir toliau gauna atlyginimą: jis skaičiuojamas pagal vidutinį uždarbį. Taip pat dar prieš kelionę darbuotojas gauna dienpinigius (Rusijos Federacijos darbo kodekso 168 straipsnio 1 dalis) už kiekvieną kelionės dieną.

Dienpinigių nustatymas

Oficialus „dienpinigių“ sąvokos aiškinimas yra Rusijos Federacijos Aukščiausiojo Teismo 2005-04-26 nutartyje Nr.KAS 05-151. Dienpinigiai - grynųjų pinigų būtini darbui atlikti ir darbuotojo gyvenamoji vieta tarnybinio pavedimo atlikimo vietoje.

Pagal Aukščiausiojo Teismo apibrėžimą, darbuotojas turi teisę į dienpinigius, kai atlieka pavedimą ne nuolatinėje darbo vietoje ir kai yra priverstas gyventi ne nuolatinėje gyvenamojoje vietoje.

Praktikoje darbuotojas dažnai gauna dienpinigius tik tuo atveju, jei komandiruotė truko ilgiau nei dieną ir jis nakvojo ne namuose. Tačiau Aukščiausiojo Teismo 2012-09-11 sprendime Nr.4357/12 nurodyta, kad komandiruotėje praleistas laikas nesusijęs su dienpinigių kaupimu. Teismas leido įmonėms išmokėti lėšas darbuotojui, jei jis išvyko į komandiruotę trumpiau nei parai, nes tai yra jo išlaidų kompensavimas, o ne pašalpų gavimas. Be to, pagal 749 reglamentą dienpinigiai nepriklauso nuo komandiruoto darbuotojo būsto ir kelionės išlaidų.

Norėdami patvirtinti dienpinigių kainą, surašykite dienpinigių apskaičiavimą su apskaitos pažyma.

Dienpinigiai nauju būdu

Dienpinigių limito nėra, įmonės gali nustatyti bet kokį dydį, numatydamos tai vidiniuose dokumentuose. Mažos įmonės dažnai riboja dienpinigius iki 700 rublių, nes ši suma nėra apmokestinama gyventojų pajamų mokesčiu (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 217 straipsnio 3 punktas). Jei dienpinigiai bus didesni, nuo perviršinės sumos teks išskaičiuoti gyventojų pajamų mokestį. Užsienio komandiruočių atveju neapmokestinamasis dienpinigis yra 2500 rublių.

Nuo 2017 metų dienpinigiai, viršijantys limitus, yra apmokestinami draudimo įmokomis. Tačiau įmokų už sužalojimus iš dienpinigių mokėti nereikia.

Pavyzdys. Darbuotojas buvo komandiruotėje 3 dienas ir gavo 1000 rublių dienpinigius. Per savo komandiruotės dienas jis gavo 3000 rublių. Tik 3 * 700 = 2100 rublių įmokos ir gyventojų pajamų mokestis neapmokestinamos, o esant 3000 - 2100 = 900 rublių skirtumui, turite išskaičiuoti gyventojų pajamų mokestį ir sumokėti draudimo įmokas.

Kiekviena įmonė, vykdydama savo veiklą, yra priversta patirti tam tikrų išlaidų. Yra daug jų veislių. Šiame straipsnyje pateikiama informacija, kuri atskleidžia tokios rūšies išlaidų kaip kelionės išlaidos esmę. Perskaitę straipsnį, susipažinsite su kelionės išlaidų apskaitos ypatumais: sužinosite, kaip ir kurioje sąskaitoje į jas atsižvelgiama, iš ko jos susideda.

Sąvoka „kelionės išlaidos“

Kartais pasitaiko situacijų, kai įmonei reikia išsiųsti darbuotoją į komandiruotę.

Komandiruotė – darbuotojo išvykimas iš darbo vietos į kitą darbuotojui skirtą vietą atlikti darbo pavedimą tam tikram laikui.

Išlaidų, skirtų darbuotojo siuntimo procesui organizuoti ir įgyvendinti, visuma vadinama „kelionės išlaidomis“.

Kokie dokumentai naudojami siunčiant darbuotoją?

Komandiruotės laikotarpis neturi viršyti keturiasdešimties kalendorinių dienų (kelionės dienos į skaičiavimą neįtraukiamos).

Darbuotojas, išsiųstas į komandiruotę, jo tiesioginis vadovas turi pateikti darbo užduotį.

Tokiu atveju vadovas privalo išduoti administracinį aktą dėl komandiruotės nurodymo, nurodydamas tam tikrą informaciją:

• darbuotojo asmens duomenys;
• Komandiruotės tikslai;
• Komandiruotės sąlygos;
• Kokių priemonių sąskaita organizuojama komandiruotė.

Atkreiptinas dėmesys į tai, kad iki 2015 metų komandiruotam darbuotojui buvo išduodamas komandiruotės pažymėjimas, kuriame atvykus ir išvykstant iš komandiruotės vietos turi būti daromi ženklai (parašai ir antspaudas). Dabar privaloma registracija šio dokumento atšauktas.

Kelionės išlaidų sudėtis

Iš ko susideda „kelionės išlaidos“? Šių išlaidų visuma apima:

• Kelionės išlaidos;
• Apgyvendinimas;
• Dienpinigiai;
• Kitos išlaidos.

Visas minėtas išlaidas (išskyrus dienpinigius) darbuotojas turi patvirtinti dokumentais. Pavyzdžiui: kelionės išlaidos – pagal bilietus, pragyvenimo išlaidos – pagal sąskaitą faktūrą iš viešbučio, o kitos išlaidos – pagal važtaraščius, pardavimo kvitus ir kasos čekius.

Komandiruotės pabaigoje, per tris dienas, darbuotojas privalo pateikti buhalteriui avanso ataskaitą ir prie jos pridėti visus išlaidų apmokėjimo faktą patvirtinančius dokumentus. Reikėtų prisiminti, kad darbuotojui, nepranešusiam apie anksčiau išduotus avansus, lėšos nebus išduodamos.

Be išlaidų, už kurias darbuotojas privalo atsiskaityti, jam mokami dienpinigiai už kiekvieną buvimo komandiruotėje dieną. Dienpinigių dydį įmonės administracija nustato savarankiškai, tai turi nurodyti kolektyvinėje sutartyje. Tačiau reikia nepamiršti, kad jei dienpinigiai yra didesni nei septyni šimtai rublių per dieną (vykstant į komandiruotę Rusijos Federacija), tada įmonė privalės šiai sumai apskaičiuoti ir sumokėti draudimo tarifo įmokas nebiudžetinės lėšos... Tuo atveju, jei šalia yra numatyta komandiruotė, o darbuotojas kiekvieną dieną gali grįžti namo savarankiškai, dienpinigiai negali būti mokami.

Be to, reikia nepamiršti, kad darbuotojo buvimo komandiruotėje laikotarpį jam išsaugomas vidutinio darbo užmokesčio dydžio atlyginimas.

Kelionės išlaidų apskaita

Nepriklausomai nuo nuosavybės formos ar veiklos specifikos, visos įmonės privalo teisingai apskaityti kelionės išlaidas (pagal Darbo kodeksą). Specialiai informacijos kaupimui ir kelionės išlaidų apskaitai apskaitos sąskaitų sistemoje yra numatyta 71 sąskaita „Atsiskaitymai su atskaitingais asmenimis“. Nurašant šią sąskaitą atsižvelgiama į kelionės sumų išrašymą, o paskolą - nepanaudotų sumų grąžinimą ir atskaitingo asmens įsipareigojimų išlaidų nurašymą. Ši paskyra yra aktyvi-pasyvi paskyra. Tai reiškia, kad galutinis likutis gali atsispindėti tiek sąskaitos debete, tiek kredite. Kaip jūs galite tai apskaičiuoti? Norėdami rasti pusiausvyrą pagal aktyvi-pasyvi paskyra, turite atlikti šiuos matematinius veiksmus:

• Pridėkite pradinį likutį ir apyvartų sumą atskirai debetui ir atskirai kreditui;
• Nustatykite, kurioje sąskaitos dalyje (debete ar kredite) suma buvo didesnė:
• Iš didžiosios dalies atimkite mažesnę dalį;
• Užrašykite rezultatą toje dalyje, kurioje likučio ir apyvartos suma pasirodė didesnė.

Kaip šioje sąskaitoje registruojamos operacijos? Apsvarstykite keletą pavyzdžių:

• Išduodama darbuotojui pinigus kelionės išlaidoms iš kasos įmonė daro tokį įrašą - Debetas 71, Kreditas 50;
• Darbuotojui grąžinus į įmonės kasą komandiruotėje nepanaudotą sumą, daromas atvirkštinis įrašas - Debetas 50, Kreditas 71;
• Išskaitymas iš darbo užmokesčio darbuotojui nesumokėtos sumos daromi įrašai - Debetas 94, Kreditas 71, o po to - Debetas 70, Kreditas 94;
• Nurašant kitas darbuotojo komandiruotėje padarytas išlaidas (pavyzdžiui, medžiagų įsigijimas), daryti įrašą - Debetas 10, Kreditas 71;
• Tuo atveju, kai organizacija yra pridėtinės vertės mokesčio mokėtoja, daromas toks įrašas - Debetas 19, Kreditas 71.

Analitinė apskaita vykdoma kiekvienam įmonės darbuotojui, nuo išsiųstų darbuotojų skaičiaus iki verslo kelionės.

Lėšų darbuotojui į komandiruotę išdavimas iš kasos surašomas kaip išlaidos kasos orderis, o nepanaudotų sumų grąžinimas – kasos pajamų orderiu.

Pasibaigus laikotarpiui surašomas kaupiamasis registras - žurnalas - pavedimas 71 sąskaitai.

Kelionės išlaidų apskaitai patogu naudoti specializuotą apskaitos kompiuterinę programinę įrangą (pvz., 1C ar Talisman gaminamą programinę įrangą).

Jei grįžęs darbuotojas turi dalį sumokėto avanso, likusias lėšas jis grąžina įmonei į kasą su registracija.

Jei darbuotojui nepakako išduoto avanso ir buvo išleistos jo nuosavos lėšos, tada organizacija kompensuoja patirtas išlaidas, viršijančias avansą, ir jis surašomas.

Išlaidų operacijos, viršijančios sumokėtą avansą

Kelionės išlaidos priklausomai nuo kelionės tikslo, jie nurašomi į atitinkamas buhalterines sąskaitas. Išlaidos, susijusios su kultūrine ir rekreacine veikla, priskiriamos ne veiklos sąnaudoms.

Jei patirtos išlaidos yra paskirstytos ir yra patvirtinamieji dokumentai su atskiroje eilutėje paryškintu PVM (sąskaitos faktūros,), tai šis PVM gali būti priskirtas 19 sąskaitai ir tada išsiųstas į atskaitą (su sąlyga, kad šios išlaidos yra susijusios su išlaidomis, kurios mažina mokesčio bazė adresu ).

Kelionės išlaidų apskaitos operacijos

Darbdavys gali nepriimti kai kurių darbuotojo patirtų išlaidų, tokiu atveju darbuotojas šias išlaidas turi kompensuoti iš savo (reikia atminti, kad iš darbuotojo darbo užmokesčio negali būti išskaičiuojama daugiau kaip 20 proc. vidutinio darbo užmokesčio), arba iki 2012 m. grynųjų pinigų įnešimas į įmonės kasą arba į atsiskaitomąją sąskaitą.

Jei kai kurias išlaidas apmoka pats darbdavys iš einamosios sąskaitos (pavyzdžiui, apmoka už bilietus ar apgyvendinimą viešbutyje), tada atliekamos šios operacijos:

Jei darbdavys darbuotojo kelionės bilietą perka pats, tai jis įrašomas į 50 sąskaitos „Kasa“ 3 subsąskaitą. Tokiu atveju skelbiami šie skelbimai:

Kelionės išlaidų apskaitos pavyzdys

Kelionės išlaidų apskaitos įrašai:

Kelionės išlaidų atspindys organizacijos apskaitoje atliekamas remiantis avanso ataskaita. Paprastai kelionės išlaidas atspindi įrašai gamybos sąnaudų sąskaitose, nes kelionė yra kelionė gamybos tikslais.

Komandiruotės dokumentai

Būtina sąlyga siuntimas į komandiruotę yra raštiškas darbdavio įsakymas (Rusijos Federacijos darbo kodekso 166 straipsnis). Iš esmės tai įsakymas siųsti į komandiruotę, bet gali būti ir kitas dokumentas. Forma nenustatyta, todėl organizacija gali susikurti savo dokumento formą arba naudoti vieningą – Nr. T-9. Būtina nurodyti kelionės vietą, datą, tikslą. Komandiruotės pažymėjimas, tarnybos pavedimas buvo panaikintas, tačiau organizacija gali naudoti šias dokumentų formas arba nustatyti savo vietos aktu, taip pat nustatyti kitas privalomus dokumentus, pavyzdžiui, kelionės biudžeto pavyzdys. Tame pačiame lokaliniame akte būtina nustatyti dienpinigių dydį, galite nustatyti pragyvenimo išlaidų limitą, taip pat nurodyti kitas kelionės išlaidas.

Išankstinis mokėjimas

Būtina siuntimo į komandiruotę sąlyga – avanso išrašymas. Tai nurodyta Darbuotojų siuntimo į komandiruotes specifikos nuostatų, patvirtintų Rusijos Federacijos Vyriausybės 2008-10-13 dekretu Nr. 749 (toliau – Nuostatai), 10 punkte. Avanso mokėjimo terminas nenurodytas. Bet prieš darbuotojui išvykstant į komandiruotę reikia išrašyti pinigus iš kasos prieš kelionės išlaidų ataskaitą. Perkelti į banko kortelė.

Kaip skaičiuoti avansą, nenurodyta. Praktikoje dienpinigiai skaičiuojami atsižvelgiant į komandiruotės trukmę, taip pat atsižvelgiant į apytiksles kelionės ir apgyvendinimo išlaidas, jei darbuotojas jas apmoka pats.

Jei lėšos išduodamos grynaisiais iš įmonės kasos, tada išduodant avansą kelionės išlaidoms apmokėti siuntimas bus:

Jei pavedimas atliekamas į darbuotojo kortelę:

Tuo atveju, kai atsirado papildomų išlaidų, dėl kurių buvo susitarta su darbdaviu, arba pratęsiamas komandiruotės terminas, darbuotojas privalo pervesti lėšas, kas išplaukia iš Nuostatų 10 punkto, nes darbuotojas neprivalo išleisti asmeninių lėšų, kad būtų išvengta darbo užmokesčio. atlikti darbo pavedimą.

Tokiu atveju mokėtina suma gali būti atspindėta užsakyme, nurodant, kad tai yra avanso sumos padidinimas.

Dienpinigiai

Už kiekvieną buvimo komandiruotėje dieną verslo keliautojas privalo mokėti dienpinigius. Tokiu atveju dienpinigiai mokami ir už savaitgalius ir atostogos, kelionės laikas, nedarbingumo laikotarpis komandiruotėje (Nuostatų 3 p. 11 p., 25 p.). Darbuotojui nėra ribojama, kaip išleisti dienpinigius, šių išlaidų apskaityti nereikia.

Įstatymai nenustato dienpinigių dydžio, organizacija juos savarankiškai nustato lokaliniu aktu.

Norint mokėti darbuotojui dienpinigius, būtina teisingai nustatyti jų dydį, atsižvelgiant į faktinę komandiruotės trukmę.

Dienpinigiai nėra dokumentuojami, tačiau turi būti patvirtintas kelionės laikotarpis. Reglamento 7 punktas nustato, kad tai patvirtina kelionės dokumentai, o jei jų nėra, tai dokumentai apie būsto nuomą. Jei šių dokumentų nėra, darbuotojas turi pateikti priimančiosios šalies patvirtinimą, kuriame būtų nurodyta atvykimo ir išvykimo iš komandiruotės vietos data. Tokio dokumento forma nenustatyta, jis pateikiamas bet kokia forma, pažymos ar kito dokumento forma. Tai nurodyta ir Rostrud 2015-10-19 laiške N 2450-6-1.

Kitos kelionės išlaidos

Tačiau Finansų ministerija laikosi kitokios pozicijos, manydama, kad jei biliete bus paskirstytos išlaidos maistui atskiroje eilutėje, tuomet apskaičiuojant pajamų mokestį į šias išlaidas neatsižvelgiama (Rusijos Federacijos finansų ministerijos 2015-05-20 raštas Nr. 03-03-06 / 2/28976).

Kelionės išlaidų atspindėjimas apskaitoje

Kelionės išlaidų atspindėjimas priklauso nuo kelionės tikslo.

Jei darbuotojas siunčiamas į komandiruotę, pavyzdžiui, dirbti pagal sutartį su klientu, o klientui suteiktos paslaugos atsispindi 20 sąskaitoje, tai komandiruotės išlaidos atsispindės komandiruotėje:

Jei komandiruotė yra susijusi su prekių pardavimu, tai kelionės išlaidų registravimas atsispindės komandiruotėje:

Komandiruotė, susijusi su turto įsigijimu, padidina jo vertę ir atsispindi laiduose:

Jei reikia išsiųsti darbuotoją grąžinti santuoką, apskaitoje atsispindi:

Jei organizacija kreipiasi bendra sistema apmokestinimas ir PVM imamas kaip komandiruotės išlaidų dalis, tada apskaitos įrašus kelionės išlaidos atrodys taip:

Дт19 Кт71 - PVM įskaičiuotas kelionės išlaidoms;

Дт68 "PVM paskaičiavimai" Кт19 - pagaminta mokesčių atskaita remiantis sąskaitomis faktūromis.

Kelionės išlaidos sutartyje su klientu

Dažnai šalys numato, kad vykdančiosios organizacijos darbuotojų kelionės išlaidos bus apmokamos atskirai, atsižvelgiant į faktines išlaidas, dažnai kyla klausimų, kaip tai organizuoti.

Atkreiptinas dėmesys, kad į komandiruotę gali būti siunčiami tik savo darbuotojai, todėl komandiruotės sutartyje nurodytas trečiųjų asmenų skaičius nereiškia, kad klientas šias išlaidas gali atspindėti kaip kelionės išlaidas. O užsakovės organizacijos kelionės išlaidų apskaita šiuo atveju nevedama, tai bus apmokėjimas už vykdančiosios organizacijos paslaugas. Sutartyje pageidautina nurodyti, kad tai yra kompensuojamos išlaidos arba kintamoji paslaugų kainos dalis, kuri apskaičiuojama pagal faktines rangovo darbuotojų komandiruotės išlaidas, taip pat numatyti, ar būtina numatyti dokumentų kopijas ir terminą. Klientas turi registruoti kelionės išlaidas tik tam, kad patikrintų jų vertę, bet neatsispindėtų buhalterinėje apskaitoje. Reikėtų nepamiršti, kad jei rangovas taiko bendrą apmokestinimo sistemą, tai PVM turi būti apmokestinama kompensuojamų paslaugų kaina (FM 2015 m. balandžio 22 d. raštas N 03-07-11 / 22989).

Jei klientas yra užsienio organizacija, Rusijos Federacijos teritorija nėra pripažinta paslaugų teikimo vieta ir paslaugų kaina nėra PVM objektas, tada kompensuojamos išlaidos nėra PVM objektas, nes jos yra Iš viso išlaidų paslaugos. Rangovo darbuotojų komandiruotė, atsižvelgiant į sutarties sąlygas, gali būti laikoma pagalbine paslauga, kuri neapmokestinama pagal DK 3 d. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 148 straipsnis.

Išlaidų, vykstančių komandiruotėje į užsienį, apskaitos ypatumai

Siunčiant darbuotoją į komandiruotę užsienyje, būtina atsižvelgti į keletą savybių.

Esminis skirtumas – dienpinigių dydžio nustatymas. Komandiruotės laikotarpiu keičiasi dienpinigių dydis (Nuostatų 17 punktas): vykstant į Rusiją dienpinigiai mokami vidaus komandiruotėms nustatyto dydžio, o užsienio valstybių teritorijoje - tokio dydžio. įsteigta komandiruotėms į šią valstybę. Vietos akte dienpinigiai gali būti nustatomi tiek vienodo dydžio visoms komandiruotėms į užsienį, nepriklausomai nuo šalies, tiek priklausomai nuo valstybės.

Dienos ir kitos išlaidos gali būti išrašytos užsienio valiuta. Kelionės išlaidos užsienio valiuta apskaitomos rubliais.

Už išvykimo iš Rusijos dieną dienpinigiai turi būti mokami pagal kelionės per užsienio teritoriją normatyvus, grįžus - pagal vidaus komandiruočių normas (Nuostatų 18 punktas). Sienos kirtimo data nustatoma pagal antspaudus pase. Jei darbuotojas išvyksta ir grįžta tą pačią dieną, dienpinigiai mokami 50% normos, nustatytos komandiruotėje į šią valstybę.

Apskaitos požiūriu ir nustatant, kuriai sąskaitai priskiriamos komandiruotės išlaidos, nesvarbu, ar komandiruotė vyksta Rusijos Federacijos teritorijoje, ar užsienyje.

Be to, komandiruotės į užsienį metu papildomai kompensuojamos paso, vizos, kitų komandiruotėje būtinų dokumentų įsigijimo išlaidos, mokėjimai ir mokesčiai (Nuostatų 23 punktas).

Komandiruotės užsienyje rezultatų atspindėjimas apskaitoje bus panašus į komandiruotę per Rusijos Federaciją, o kelionės išlaidos taip pat bus nurašomos atsižvelgiant į komandiruotės tikslą. Tačiau dėl to, kad išlaidos buvo patirtos užsienio valiuta, bus ypatumų, susijusių su valiutos pripažinimu ir perskaičiavimu į rublius.

Jei kelionės išmokos išduodamos rubliais, tai išlaidos, patirtos užsienio valiuta banko pavedimu (su darbuotojo rublio kortele), turi būti konvertuojamos į rublius pagal mokėjimo dieną galiojusį kursą. Jei kelionės išmokos buvo išduodamos grynaisiais pinigais, tada pagal valiutos pirkimo pažymą priimamas rublių kursas. Jei tokios pažymos nėra, kursas imamas nuo avanso rubliais išdavimo darbuotojui dienos (Rusijos finansų ministerijos 2016 m. sausio 21 d. raštas Nr. 03-03-06 / 1/ 2059).

Kelionės išlaidų mokesčių apskaitoje išlaidų data bus avanso ataskaitos patvirtinimo data (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 272 straipsnio 7 dalies 5 papunktis).

Jei avansas išduodamas užsienio valiuta, skola perskaičiuojama į rublius pagal avanso datos kursą, o lėšos neperskaičiuojamos (PBU 3/2006 10 punktas).

Darbuotojo avanso ataskaita

Ataskaitos apie komandiruotėje išleistas sumas pateikimo terminas nustatytas Komandiruočių reglamento 26 punkte - tai trys darbo dienos po grįžimo iš komandiruotės.

Išlaidų ataskaitos formą gali sukurti ir patvirtinti organizacija, tačiau ji gali būti taikoma vieninga forma AO-1. Prie avanso ataskaitos turi būti pridėti išlaidas patvirtinantys dokumentai. Pagal pateiktus dokumentus kelionės išlaidos apskaitomos 2016 m.

Jei darbuotojas išleido didesnę sumą nei sumokėtas avansas, o avanso ataskaitą patvirtina vadovybė, jis privalo sumokėti viršijimą.

Jei faktinės darbuotojo kelionės išlaidos buvo mažesnės nei anksčiau išrašytas avansas, arba nebuvo pateikti tai patvirtinantys dokumentai, tuomet darbuotojas turi sumokėti nepanaudotą sumą į kasą arba į įmonės atsiskaitomąją sąskaitą. Be to, darbdavys turi teisę išskaičiuoti iš darbuotojo atlyginimo nepanaudotą avansą (Rusijos Federacijos darbo kodekso 137 straipsnis).

Kai grąžinate nepanaudotą kelionės išlaidų avansą, operacijos rodomos taip:

Дт 50 Кт71 - darbuotojo nepanaudoto avanso likučio sumokėjimas į kasą;

Дт 51 Кт71 - darbuotojo nepanaudoto avanso likučio sumokėjimas į einamąją sąskaitą;

Dt 70 Kt71 - avanso likutis buvo išskaičiuotas iš darbuotojo atlyginimo.

Bet išskaita gali būti tik tuo atveju, jei nepraėjo daugiau nei mėnuo ir darbuotojas išskaitai neprieštarauja. Priešingu atveju darbdavys turės kreiptis į teismą, kad grąžintų avansą.

Jei įmonės darbuotojai išvyksta iš savo miesto atlikti oficialių darbų, kasoje gauna pinigų kelionės išlaidoms padengti. Tada buhalterija gauna keliautojo ataskaitą. Buhalteriams naudinga pasidomėti, kaip patikrinti šią ataskaitą, elgesį buhalterinė apskaita ir nemokėti papildomų mokesčių, ar visos išlaidos laikomos pagrįstomis ir apmokėti darbuotojui.

Ką mes vadiname kelionės išlaidomis

Darbuotojams verslo reikalais dažnai tenka keliauti į kitas vietoves. Tokios kelionės (komandiruotės) yra numatytos įstatymu (Rusijos Federacijos darbo kodekso 166 straipsnis) ir yra susijusios su konkrečių užduočių įgyvendinimu. Komandiruotės sąvoka netaikoma darbuotojų, kurio veiklos pobūdis susijęs su nuolatiniu darbu kelyje (tarpmiestinio transporto vairuotojai, konduktoriai ir kt.).

Art. Rusijos Federacijos darbo kodekso 167 straipsnis garantuoja, kad darbdavys atlygins darbuotojui išlaidas, susijusias su komandiruote.

Pagal darbo įstatymus (Rusijos Federacijos darbo kodekso 168 straipsnis) darbuotojas, išsiųstas į komandiruotę, privalo sumokėti:

• kelionės į komandiruotės vietą ir atgal išlaidas;
• būsto nuomos išlaidos, pavyzdžiui, apmokėjimas už buvimą viešbutyje;
• papildomos išlaidos, susijusios su gyvenimu ne nuolatinėje gyvenamojoje vietoje (dienpinigiai);
• kitos darbuotojo patirtos išlaidos darbdavio leidimu ar žiniomis.

Papildomos išlaidos apima, pavyzdžiui, valgio kavinėje, kelionės viešuoju transportu iki atsiskaitymas kur buvo išsiųstas darbuotojas, apmokėjimas už taksi paslaugas. Tai taip pat apima ryšio paslaugų išlaidas. Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas komandiruojamo darbuotojo ir darbdavio susitarimui dėl svetingumo išlaidų.

Teisės aktai įpareigoja į komandiruotę išsiųstam darbuotojui išduoti avansą iš kasos aparato kelionės išlaidoms apmokėti. Svarbu, kad visas darbuotojo išlaidas apmokės buhalteris pagal jo pateiktus čekius ir kvitus.

Darbuotojas, grįžęs iš komandiruotės, per tris darbo dienas surašo aktą, pagal kurį darbdavys ves komandiruoto darbuotojo išlaidų apskaitą. Jei darbuotojas išleido asmenines lėšas pagrįstoms ir dokumentais pagrįstoms kelionės išlaidoms apmokėti, buhalteris šiuos pinigus asmeniui grąžins. O jei dokumentais patvirtinama ne visa iš kasos išrašyto kelionės avanso suma, tai darbuotojas nepanaudotą likutį grąžina į kasą arba ši suma bus išskaičiuota iš jo kito atlyginimo.

Dienpinigių už komandiruotę dydį darbdavys nustato savarankiškai. Akivaizdu, kad tokia suma turi būti ekonomiškai pagrįsta.

Vieningo kasdienių kelionių išlaidų standarto, kuris būtų privalomas visoms organizacijoms 2018 m., nėra. Tačiau įstatymas nustatė maksimalus dydis dienpinigiai, kurie darbuotojui nebus apmokestinami gyventojų pajamų mokesčiu: komandiruotėms Rusijoje 700 rublių per dieną, o komandiruotėms į užsienį - 2500 rublių.

Vaizdo įrašas: kelionės išlaidos

Kurios sąskaitos naudojamos registruojant kelionės išlaidas

Pagal nustatytą tvarką, prieš išvykdamas į komandiruotę, darbuotojas kasoje gauna sumą kelionės išlaidoms apmokėti. išlaidų orderis forma Nr.KO-2 (). Darbdavio buhalteris parengia dokumentą, o darbuotojas pasirašo dėl lėšų gavimo.

Kelionės išlaidų avansas buvo išrašytas su išlaidų kasos orderiu

Vis plačiau paplitęs atsiskaitymai be grynųjų pinigų organizacijos su savo darbuotojais. Tai taikoma ne tik atlyginimams, bet ir atsiskaitomų sumų, įskaitant kelionės išlaidas, pervedimui į atlyginimų kortelės darbuotojai (Rusijos Federacijos finansų ministerijos, Rusijos Federacijos iždo 2013-10-09 raštas Nr. 02-03-10 / 37209 Nr. 42-7.4-05 / 5.2-554).

Tikslinga darbuotojo vardu atsidaryti įmonės banko kortelę, į kurią galima įskaityti avansą kelionės išlaidoms apmokėti. Tai ypač patogu darbuotojams, kurie dažnai keliauja verslo reikalais.

Grįžęs iš komandiruotės darbuotojas parengia ir pateikia avanso ataskaitą (forma Nr. AO-1). Visos keliautojo išlaidos turi būti nurodytos kitoje jo pusėje. Dienpinigiai rodomi atskiroje eilutėje. Kitos išlaidos (apmokėjimas už bilietą, apmokėjimas už viešbučio kambarį ar būsto nuomą ir kt.) atsispindi pagal pridedamus bilietus, čekius, kvitus, tinkamai išrašytus. Šie dokumentai turi atitikti str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 252 straipsnis. Priešingu atveju keliautojas negalės patvirtinti išlaidų. Nors ypatingais atvejais (pavyzdžiui, pametus geležinkelio bilietą), toks pinigų grąžinimas praktikoje atliekamas pagal atskirą algoritmą surašant aktus, pridedant transporto organizacijos pažymas, kurios yra pateisinimas. išlaidas.

Avanso ataskaitą pristačius į buhalteriją pasirašo keliautojas (atskaitingas asmuo), tada ant dokumento atsiranda ataskaitą patikrinusio buhalterio parašas. Po to protokolas pasirašomas Vyriausiasis buhalteris ir patvirtino direktorius.

Jei darbuotojas, grįžęs iš komandiruotės, nepasinaudojo dalimi avanso, likusią sumą jis privalo grąžinti į kasą. Šią sumą galima išskaičiuoti iš darbuotojo artimiausio atlyginimo. Jeigu darbuotojui komandiruotėje neužteko gauto avanso už pagrįstų išlaidų ir išleido savo pinigus, tokias išlaidas jam kompensuoja darbdavys.

Atsiskaitymams už komandiruotę apskaityti naudokite 71 sąskaitą „Atsiskaitymai nuo atskaitingi asmenys», Kur debete atsispindi kelionės avanso suma, o paskoloje – komandiruoto darbuotojo išlaidos.

Lentelė: Kelionių kompensavimo operacijos

Darbdavys gali nepripažinti tam tikrų avanso ataskaitoje nurodytų išlaidų pagrįstomis. Šios sumos išskaičiuojamos iš darbuotojo atlyginimo arba darbuotojas savarankiškai kompensuoja nepripažintų išlaidų sumą.

Lentelė: Nepagrįstų išlaidų sumos sandoriai

Buhalterijoje keliautojo ataskaitos tikrinimas pradedamas nuo dienpinigių apskaičiavimo teisingumo patvirtinimo. Dienpinigių dienos suma dauginama iš komandiruotės dienų skaičiaus. Į šias dienas visada įtraukiama išvykimo ir atvykimo diena. Šios datos tikrinamos pagal prie ataskaitos pridėtus bilietus.

Transporto išvykimo ir atvykimo laikas neturi reikšmės.

Jei traukinys išvyko sausio 17 d. 23 val. 50 min., tai sausio 17 diena turėtų būti laikoma išvykimo į komandiruotę diena, už kurią mokama dienpinigių (net jei darbuotojas dieną buvo darbo vietoje). Taip pat atvykimo iš komandiruotės diena (su dienpinigių mokėjimu) bus laikoma diena, kai atvyko keliautojo traukinys, pavyzdžiui, 2 val.

Komandiruotam darbuotojui apmokama už visas dienas kelyje

Dienpinigiai taip pat turėtų būti mokami už savaitgalius ir švenčių dienas komandiruotės metu, taip pat už dienas kelyje. Dienpinigių mokėjimui neįtakoja maisto kainos įtraukimas į bilieto kainą (FM 2017-03-02 raštas Nr. 03-03-07 / 11901).

Išlaidos priskaičiuojamos į tas sąskaitas, kurios atspindi darbuotojo darbo komandiruotėje tikslą.

Jei prie avanso ataskaitos pridedamuose dokumentuose (sąskaitose, griežtose atskaitomybės formose) PVM yra tinkamai paskirstytas, tokių dokumentų PVM priskiriamas 19 sąskaitai ir pateikiamas į biudžetą atskaityti.

Kelionės dokumento (lėktuvo, autobuso ar traukinio bilieto) išlaidas kompensuoja darbdavys. Dažniausiai transporto kategorijos pasirinkimą keliautojas derina su vadovybe, kadangi bilieto kaina priklauso ir nuo transporto kategorijos.

Komandiruotės trukmę darbdavys ir darbuotojas susitaria savarankiškai ir pagrindžia vadovo įsakymu, o komandiruotės pažymėjimo nereikia išduoti nuo 2015 m. (Vyriausybės 2014 m. gruodžio 29 d. nutarimas).

Lentelė: užregistruotos darbuotojų išlaidų apskaitos operacijos

Jei keliautojo kelionę tiesiogiai apmoka darbdavys, tai bilietas turi būti gautas į sąskaitą 50.3 „Kasa. Kasos dokumentai“.

Lentelė: kelionės dokumentų apmokėjimo operacijos

Mokestinė kelionės išlaidų apskaita

rusų mokesčių įstatymasį komandiruoto darbuotojo pajamas neįtraukiamos sumos, gautos iš darbdavio kaip komandiruotės išlaidos, todėl tokios sumos neįtraukiamos į gyventojų pajamų mokesčio ir draudimo įmokų mokesčio bazę (DK 422 str. 2 d.). Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 217 straipsnio 3 punktas) ...

Į šias neapmokestinamąsias sumas įtraukiamos dokumentais pagrįstos kelionės iš įmonės buvimo vietos iki komandiruotės įvykdymo vietos ir atvirkščiai, taip pat visos su šia kelione susijusios pagrįstos išlaidos (įlaipinimo bilietai, oro uosto paslaugos, bagažo mokesčiai).

Į neapmokestinamąsias sumas taip pat įtraukiamos išlaidos atsiskaityme, į kurią darbuotojas buvo išsiųstas. Tai apima viešbučių čekius, ryšio paslaugų apmokėjimo čekius.

Dienpinigiai taip pat neapmokestinami, tačiau čia nustatytas neapmokestinamasis maksimumas: 700 rublių per dieną Rusijos Federacijoje ir 2500 rublių komandiruotėms už Rusijos Federacijos ribų. Šis apribojimas taikomas tiek gyventojų pajamų mokesčiui, tiek draudimo įmokoms (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 422 straipsnio 2 punktas). Išimtis iš šio dienpinigių ribojimo yra socialinio draudimo įmokos „už traumas“ – už jas visa organizacijoje nustatyta dienpinigių suma yra laikoma neapmokestinama (FSS 2011-11-17 raštas Nr. 03-14-14). 11 / 08-13985).

Taip pat dienpinigiai apmokestinami gyventojų pajamų mokesčiu už būsto nuomą tuo atveju, kai nepateikiami dokumentai (Rusijos Federacijoje ne daugiau kaip 700 rublių per dieną ir ne daugiau kaip 2500 rublių užsienyje). Visa suma nėra apmokestinama draudimo įmokomis.

Apskaičiuojant pajamų mokestį, į faktines kelionės išlaidas atsižvelgiama visiškai (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 264 straipsnio 1 dalies 12 punktai), įskaitant dienpinigius. Šios išlaidos turėtų būti įtrauktos į bendrąsias išlaidas.

Išimtis yra apmokėjimas už aptarnavimą restorane, papildomą paslaugą viešbučio kambaryje ir pan. Tokių išlaidų darbdavys nepripažįsta ir apmokamos keliautojo asmeninių lėšų sąskaita, arba (susitarus su darbdaviu) nurašomi į įmonės sąnaudas, tačiau yra apmokestinami pelno mokesčiu.

Bendras PVM atskaitos priėmimo pagrindas yra sąskaitos faktūros buvimas. Kelionės išlaidoms padengti galite priimti kitus dokumentus su tam tikra PVM suma, pavyzdžiui, traukinio bilietus (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 172 straipsnio 1 punktas).

Nuo 2017-01-01 paslaugos geležinkelis keleivių vežimas yra apmokestinamas taikant 0% PVM tarifą (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 164 straipsnio 1 dalies 9.3 papunktis), todėl PVM gali būti atskaitomas nuo mokėjimo už patalynės naudojimą.

Jeigu PVM biliete skiriama viena suma nuo apmokėjimo už naudojimąsi patalyne ir maitinimo paslaugas, PVM atskaityti negalima (FM 2016-10-06 raštas Nr. 03-07-11 / 58108). Ši suma atsispindės įmonės neapmokestinamose sąnaudose.

Vaizdo įrašas: kelionės išlaidų patvirtinimas

Kelionės išlaidų apskaitos ir mokesčių apskaitos pavyzdys

Vadovas D. V. Petrovas dirba „Alpha LLC“ Saratove. Petrovas nuo 2018-01-15 LLC Alpha direktoriaus įsakymu buvo išsiųstas į komandiruotę į Maskvą derėtis ir pasirašyti sutartį su tiekėju.

LLC „Alfa“ direktoriaus įsakymu buvo nustatytas 1000 rublių per dieną dienpinigių dydis darbuotojų komandiruotėms.

Petrovui buvo suteiktas 13 400 rublių avansas dėl šių išlaidų:

• bilieto kaina iš Saratovo į Maskvą ir atgal - 5200 * 2 = 10 400 rublių;

sausio 19 d., D.V. Petrovas perdavė LLC "Alpha" apskaitos skyriui išankstinė ataskaita, kuris atspindi šias išlaidas:

• bilietas kelionei iš Saratovo į Maskvą 5145 rubliai, įsk. Papildomos paslaugos(patalynė) 218 ​​rublių;
• bilietas kelionei iš Maskvos į Saratovą 5145 rubliai, įskaitant papildomas paslaugas (patalynė) 218 ​​rublių;
• dienpinigiai už tris dienas 1000 * 3 = 3000 rublių.

Bendra faktinių D. V. išlaidų suma 2015 m. Petrovas, remiantis išankstine ataskaita, siekė 13 290 rublių.

Petrovo avansinėje ataskaitoje yra apskaitos įrašai jo patirtų išlaidų, patirtų komandiruotėje, apskaitai

Neigiama pusė išankstinė ataskaita D.V. Petrova atspindi kiekvieną išlaidų rūšį, nurodydama pridedamus dokumentus (du traukinio bilietus).

Petrovo avanso ataskaitoje (reverse) nurodoma išlaidų suma

Petrovo išlaidų PVM apmokestinamoji suma yra tik 218 * 2 = 436 rublių patalynės naudojimo traukiniuose išlaidos. PVM suma yra 436/118 * 18 = 66,51 rublis.

Dėl kelionės išlaidų D. V. Buhalterė Petrova padarė įrašus apskaitoje.

Lentelė: komandiruoto darbuotojo komandiravimo išlaidų operacijos

Grįžęs iš komandiruotės darbuotojas atsiskaito darbdaviui už savo išlaidas. Buhalteris turi žinoti, kokia ataskaita laikytina teisingai surašyta, kaip apskaitoje ir mokesčių apskaitoje atspindėti išlaidas.