Kas yra pirminė apskaita. Pirminiai dokumentai

Gana svarbi vieta tarp visos dokumentacijos, kurią priima buhalterija, yra pirminė dokumentacija. Jį nuolat tikrina mokesčių tarnyba ir jis turi būti parengtas pagal reikiamas normas ir Rusijos Federacijoje galiojančius įstatymus. Kas liečia pirminius dokumentus, kaip tinkamai juos surašyti ir surašyti, kad vėliau neturėtume problemų su mokesčių patikrinimu, analizuosime savo straipsnyje.

Pirminiai apskaitos dokumentai, kas tai yra?

Šaltiniai dokumentai- tai yra pagrindai, kuriais remiantis gali būti daromi įrašai apskaitoje, galima įrašyti į bendrąjį registrą. Tai svarbi įmonės ar organizacijos valdymo dokumentų dalis.

Visose įmonėse, kurias valstybė privertė vesti buhalterinę apskaitą, ūkinės operacijos turi būti įformintos pagal pirminę dokumentaciją. Verslo sandoris suprantamas kaip bet kokia įmonės veikla, susijusi su judėjimu Pinigai arba jo turto struktūra.

Pagal Buhalterinės apskaitos įstatymą pirminė dokumentacija turi būti pildoma kartu su ūkine veikla, tai yra nedelsiant dokumentuojama. Bet jei tai neįmanoma, dokumentus galite sudaryti iškart po veiksmo pabaigos.

Pirminiai dokumentai gali būti vykdomas tiek popieriuje, tiek viduje elektroniniu formatu... Tačiau antruoju variantu visi popieriai turi būti patvirtinti elektroniniu parašu, kitaip jie tiesiog neturės teisinės galios. Tačiau jei sutartyje aiškiai nurodyta, kad yra popierinė dokumento versija, ji turi būti prieinama.

Pirminiai dokumentai turi būti saugomi 4 metus. Per šį laikotarpį mokesčių inspekcija turi teisę bet kuriuo metu paprašyti, kad ji patikrintų jus ir jūsų sandorio šalį. Turėtumėte ypač atidžiai stebėti dokumentus, kuriuose ką nors perkate. Atminkite, kad būtent jų dėka galite kreiptis į teismą, jei iškyla poreikis.

Dokumentų atskyrimas pagal veiklos etapus

Visas įmonės ar organizacijos vykdomas operacijas galima sąlygiškai suskirstyti į 3 etapus:

1. Sandorio sąlygų aptarimas. Šiuo metu turite nustatyti visus niuansus ir pasiekti bendrą sutarimą. Šio etapo rezultatas bus sutarties pasirašymas ir apmokėjimo sąskaitos faktūros išrašymas.
2. Apmokėjimas pagal sandorį. Tai turi būti patvirtinta išrašu iš jūsų einamosios sąskaitos, jei mokėjimas buvo atliktas naudojant atsiskaitymai be grynųjų pinigų, arba naudojant čekius ir griežtos atskaitomybės formas, jei mokėjimas buvo atliktas grynaisiais.
   Antruoju variantu dažnai naudojasi organizacijos darbuotojai, kai ima pinigus į sąskaitą.
3. Mokamos prekės ar paslaugos gavimas. Turi būti įrodymai, patvirtinantys, kad prekės buvo gautos ar paslauga suteikta, priešingu atveju mokesčių inspekcija tiesiog neleis sumažinti surinktų mokesčių sumos.

Patvirtinimui gali būti naudojamas važtaraštis arba čekis, jeigu prekės buvo gautos, arba atliktų darbų aktas suteikus paslaugą.

Kokie dokumentai reikalingi?

Priklausomai nuo operacijos, kurią reikia atlikti, sąrašas reikalingi dokumentai gali skirtis. Pažvelkime į dažniausiai pasitaikantį sąrašą reikalingus popierius... Paprastai visus dokumentus rengia arba rangovas, arba prekių tiekėjas.

Dokumentų sąrašas atrodo taip:

Buhalterinės apskaitos registro ypatybės

Surašius pirminius dokumentus, jie tikrinami forma ir turiniu. Po to, jei viskas padaryta teisingai, jie sudaromi ir joje esančių duomenų ekonominė grupuotė bendra sistema buhalterinė apskaita... Tam visa informacija apie įmonės turto likutį, lėšas, ūkines operacijas iš pirminių (nemokamų) dokumentų perkeliama į apskaitos registrai.

Patys apskaitos registrai yra specializuotos lentelės, kurios įforminamos griežtai nurodyta forma, visiškai laikantis informacijos apie įmonės turtą ir jo atsiradimo šaltinius ekonominę grupavimą.

Visi esami registrai yra suskirstyti į 3 grupes:

• Paskyrimu. Pagal šį kriterijų registrai skirstomi į chronologinius, sisteminius ir kombinuotus. Kiekvienas atskiras vaizdas turi savo duomenų saugojimo tvarką.
• Pagal duomenų apibendrinimą registrai skirstomi į integruotus ir diferencijuotuosius. Kiekvienas gali būti svarstomas nuo konkretaus iki bendro arba atvirkščiai, nuo ataskaitų iki pirminių dokumentų.
• Autorius išvaizda... Jie gali būti beveik bet kokios formos: knyga, žurnalas, atvirutė, spausdinti lapai.

Apskaitos registruose turi būti:

• Visas pavadinimas.
• Nurodytas verslo sandorių registravimo laikotarpis, kuriam atsiskaitymo laikotarpiui priklauso.
• Atsakingų asmenų parašai ir inicialai. Tai leidžia tuo atveju, kai a ginčytinus klausimus surasti ir nurodyti sandoryje dalyvavusius asmenis.

Vykdomi verslo sandoriai būtinai turi atsispindėti tame laikotarpyje, kuriuo jie buvo atlikti. Jei dokumentinio atspindžio negalima atlikti tiesiogiai per verslo sandoris, tada registraciją turite atlikti iš karto po jos pabaigos.

Paprastai apskaitos registrai kuriami siekiant kaupti ir susisteminti informaciją apie pirminius priimtus registruoti, rodyti dokumentus. apskaitos išrašai... Jei įmonės finansinė ir pirminė dokumentacija saugoma spausdinta, tai kitų ūkinių operacijų dalyvių ar teisėsaugos institucijų prašymu (jei tai yra jų kompetencija) kopijas turi pateikti pats juos surašęs asmuo. ir pristatė juos pasirašyti.

1c buhalterinės apskaitos pirminė dokumentacija

Darant finansinę veiklą - ekonominė veikla buhalteris turės dirbti su didžiuliu kiekiu dokumentų. Tai visokios formos, sutartys, buhalterinė dokumentacija, sąmatos ir paskaičiavimai. Kai kurie iš jų yra mažai svarbūs ir yra antraeiliai, tačiau yra ir labai svarbius dokumentus, kurioje net ir nedidelė klaida gali sukelti pražūtingų pasekmių visai įmonei ir atskiriems pareigūnams. Tai yra pagrindiniai organizacijos dokumentai.

Naudodami 1C programą galite daug lengviau juos valdyti ir valdyti. Jo funkcijose yra valdymas su prekes lydinčiais ir piniginiai dokumentai, su sandėlio dokumentais ir susijusiais su mažmenine prekyba.

Šiandien 1C įmonės programinė įranga užima lyderio poziciją tarp mūsų šalyje nuolat naudojamų apskaitos programų.

Tarp paklausiausių 1C funkcijų yra šios:

• Pilnas visų rūšių apskaitos automatizavimas.
• Mokėjimas darbo užmokesčio darbuotojų.
• Personalo ir gamybos apskaitos tvarkymas.

Programa turi didelis skaičius režimai ir nustatymai, kurių pagalba galite visiškai susireguliuoti sau, reguliuoti taip, kaip jums patogu.

Pirminės dokumentacijos registravimas yra sudėtingas ir kruopštus verslas, tačiau tiesiog būtinas. Jums padės modernios kompiuterinės technologijos ir aukštos kvalifikacijos darbuotojai. Jei kreipsitės į tai su visa atsakomybe ir išmanydami dalyką, problemų nekils.

Susisiekus su

Bankai šiandien tiesiogiai

Šiuo ženklu pažymėti straipsniai visada aktualus... Mes tai stebime

O į šio straipsnio komentarus atsako kvalifikuotas teisininkas ir pats autorius straipsnius.

Šaltiniai dokumentai apskaitos ataskaita- svarbiausia bet kurios įmonės darbo eigos grandis. Be jų nebus įmanoma ne tik teisingai apskaičiuoti visų pajamų-išlaidų ir įplaukų, bet ir teisingai apskaičiuoti (o juo labiau - patvirtinti mokesčių) atskaitymus m. mokesčių inspekcija... Kas yra „pirminis“ ir kokie jam keliami reikalavimai? Išsiaiškinkime.

Būtina suprasti, kas paprastai suprantama šiuo apibrėžimu. Taigi pirminiai apskaitos dokumentai yra verslo operacijų, atliktų juos atvežusioje įmonėje, patvirtinimas ekonominis efektas... Tai yra patvirtinantis dokumentas – pavyzdžiui, kokia nors sąskaita faktūra.

Šie dokumentai svarbūs ne tik buhalterinei apskaitai apskaitos srityje. Jie būtini, kad būtų laikomasi mokesčių įstatymų ir patvirtinami visi atlikti sandoriai. Pirminių dokumentų pagalba galima nustatyti įmonės įsipareigojimų valstybei dydį. Mokesčių inspekcija pareikalaus šių pažymų, kad patikrintų skaičiavimų teisingumą.

Pirminiai dokumentai turi būti surašyti nedelsiant operacijos metu arba iškart po jos atlikimo. Tačiau pastarasis – tik tuo atveju, jei proceso metu nėra galimybės susitvarkyti dokumentų.

Ir verta atminti, kad tokie vėlavimai yra labai nerekomenduojami ir leidžiami tik išskirtinėmis aplinkybėmis.

Kas yra "pirminis"

Šio tipo dokumentai reiškia tuos, kurie patvirtina jau atliktus ekonominio pobūdžio veiksmus. Pavyzdžiui, perkant naują tekinimo stakles. Be pirminių dokumentų, galinčių patvirtinti tą ar kitą veiksmą, neįmanoma įrašyti sąnaudų / pajamų ar kažko gavimo į knygą.

Pirminiai dokumentai gali būti ir elektroniniai, ir popieriniai – jokio skirtumo. Vienintelė tokio elektroninio dokumentų srauto savybė: patvirtinimui tai būtina Elektroninis parašas... Tačiau kai kurios įmonės gali apriboti naudojimąsi skaitmeninėmis galimybėmis. Pagal sutarties sąlygas arba kai kuriais įstatymų reglamentuotais atvejais galima reikalauti pateikti tik popierinį „pirminį“.

Pirminiame apskaitos dokumente turi būti visa reikalinga informacija ūkinės veiklos apskaitai. Priešingu atveju gali kilti problemų, susijusių su mokesčiu. Jei nėra galimybės patvirtinti kokių nors išlaidų ar pajamų, atskaitymų suma gali padidėti.

Toks dokumentas yra įrodymas, kad organizacijos ūkyje buvo atliktas veiksmas, kuris turėjo įtakos ekonominei būklei.

Buhalterinės apskaitos dokumentų sąrašas

Įdomu tai, kad konkrečių dokumentų teisės aktai nereglamentuoja, todėl galima rinktis iš įvairių priimtinų variantų. Tai pakoreguos ataskaitų teikimo patogumą. Bet koks yra „pirminis“?

1. Sutartis... Pateikiamos konkrečios verslo sandorio sąlygos. Jame išvardijami visi finansiniai niuansai ir visų dalyvaujančių šalių atsakomybės įgyvendinimas.
2. Pakavimo sąrašas... Visų suteiktų paslaugų ar perduotų prekių sąrašas. Saugomas su kiekvienu sandorio dalyviu – reikės daryti kopijas.
3. Priėmimo pažymėjimas... Patvirtina, kad paslauga atlikta pilnai ir jos kokybė atitinka sutartą. Šiuo aktu patvirtinamas atliktų darbų priėmimas ir atitinkamai visiškas užsakovo pritarimas.
4. Priėmimo pažymėjimas Nr. OS-1... Skirtingai nuo ankstesnio dokumento, jis naudojamas fiksuojant priemones su ilgalaikio turto įvedimu / išėjimu.
5. Patikrinti... Pasirengimo mokėti už prekę ar paslaugą patvirtinimas. Sąskaitoje faktūroje gali būti papildomos sąlygos ir teikiamų paslaugų kainoraštį. Be to, šis dokumentas leidžia grąžinti pinigus.
6. Atsiskaitymo lapelis... Jis naudojamas sprendžiant buitines užduotis, susijusias su personalu. Tai yra, šiuose pareiškimuose atsižvelgiama į visas atlyginimo situacijas. V darbo užmokestis reikia įtraukti ne tik, tiesą sakant, atlyginimą. Bet ir visi priedai, viršvalandžiai, paskatinimai ir kitos piniginės „injekcijos“ darbuotojui.
7. Kasos dokumentai... Reikalingas prekių ar paslaugų pardavimo finansinėms operacijoms registruoti. Šiai kategorijai priklauso ne tik kasos knyga, bet ir kvitų bei išlaidų orderiai.

Taip pat skaitykite:

Ką turėtų daryti paskolos gavėjas, jei jam buvo panaikinta skolintojo banko licencija?

Natūralu, kad visi šie dokumentai sudaromi įvairiais būdais, priklausomai nuo nustatytų taisyklių ir procedūrų. Apibrėžtos pagrindinės taisyklės ir jų reikia laikytis kuriant pirminį.

Dokumentų klasifikacija „pirminės organizacijos“

Yra keletas padalijimo būdų buhalterinė dokumentacija pagal kategoriją. Tai labai supaprastina apibrėžimą ir pačią darbo eigą Grupavimas vyksta pagal tam tikrus principus ir charakteristikas.

Taigi, pirminiai dokumentai yra suskirstyti:

1. Paskyrimu... Skiriami administraciniai – įgaliojimai ir mokėjimo nurodymai; vykdomasis / kvitai - darbo užmokestis ir atliktų darbų aktai; dokumentus buhalterinė registracija- teiginiai, skaičiavimai ir nuorodos; kombinuoti - grynųjų pinigų orderiai, išlaidų ataskaitas ir reikalavimai; ir griežtos atskaitomybės formos – abonementai, kvitų knygelės ir pan.
2. Pagal duomenų turinio apimtį... Įtraukiami faktiniai pirminiai dokumentai – kasos orderiai ir kvitai; ir suvestiniai pirminiai dokumentai – tam tikro laikotarpio kasos ataskaitos ir išrašai.
3. Beje, atsispindi verslo sandoriai... Paryškintos vienkartinės – kasos ataskaitos; ir kaupiamieji – išrašai ir limito tvoros kortelės.
4. Surinkimo vietoje... Jie skirstomi į vidinius (viskas, ką išduoda organizacija) ir išorinius (gaunamus iš tiekėjų, užsakovų ir pan.).

Ši išsami klasifikacija atspindi beveik visus pirminius dokumentus, su kuriais buhalteris gali susidurti rengdamas ataskaitas.

Buhalterinės apskaitos registrai pirminiams

Kiekvienas pirminis dokumentas, gautas buhalterijoje, turi būti registruojamas. Todėl yra specialūs apskaitos registrai. Tai specialios skaičiavimo lentelės, pagamintos tam tikra forma. Jie reikalingi tam, kad būtų galima rinkti informaciją apie verslo operacijas sąskaitose ir nesusipainioti šūsnyje pažymų, sąskaitų faktūrų ir pan.

Apskaitos registrai yra skirtingi. Paprastai jie skirstomi į šias kategorijas:

1. Paskyrimu. Tai apima chronologinį (dokumentai įrašomi tokie, kokie jie pasirodo), sisteminę (pirminė įrašoma atsižvelgiant į jo grupavimo ypatybes). Šių dviejų tipų derinys vadinamas sinchroniniais registrais – idealiu atveju tai turėtų daryti apskaita.
2. Apibendrinant duomenis.Į šią kategoriją patenka integruoti (nuo specifinio iki bendrojo) ir diferencijuoti (nuo bendrojo iki specifinio) registrai.
3. Išvaizda. Viskas labai paprasta – jie skirstomi pagal fizinę registro formą. Tai gali būti kortelės, knygos, elektroninės laikmenos ir pan.

Teisingas apskaitos registrų tvarkymas labai supaprastins užduotį ir išvengs daugelio problemų.

Reikalavimai pirminei dokumentacijai

Kadangi pirminė yra svarbi apskaitos darbo eigos dalis, būtina labai atidžiai stebėti jos priežiūrą ir pildymą. Yra tam tikrų reikalavimų, normų ir standartų, kurių teks laikytis.

Taip pat skaitykite:

Kaip pradėti prekybą biržoje – brokerio pasirinkimas

Kas turėtų būti pirminėje

Pirminiai apskaitos dokumentai turi būti sukurti pagal tam tikrus standartus, kad mokesčių administratorius juos priimtų be problemų, o ateityje niekam nekiltų problemų. Todėl pirminėje dalyje būtina nurodyti šią informaciją:

1. Konkretaus dokumento pavadinimas.
2. Paruošimo data.
3. Subjekto, kuris (arba kieno vardu) atlieka tą ar kitą veiksmą, pavadinimas.
4. Kokia verslo sandorio esmė.
5. Verslo operacijų matuokliai. Yra grynųjų arba natūra. Jei natūralus – turite nurodyti, kaip jis matuojamas.
6. Asmenys, atsakingi už teisingą operacijos atlikimą ir dokumentų jai parengimą. Būtinai nurodykite pozicijas.
7. Dalyvaujančių asmenų parašai, vardas ir pavardė bei kita informacija, padėsianti juos identifikuoti.

Visų šių duomenų buvimas yra būtinas ne tik norint patvirtinti, kad operacija iš tikrųjų buvo atlikta. Dokumente nurodyta informacija prireikus leis patikrinti visus rodiklius, susisiekti su veikėjais ir patikslinti kai kuriuos dalykus.

Pirminės dokumentacijos rengimo taisyklės

Svarbu atsiminti, kad kuriant tokius dokumentus neužtenka vien atsižvelgti į duomenis, kuriuos jie turi turėti. Normos nustato tam tikras tokių vertybinių popierių priežiūros ir kūrimo taisykles. Jei jie pažeidžiami, arba mokesčių inspektoriai kils abejonių – teks ne tik perdaryti dokumentą, bet ir sumokėti didelę baudą. Ypač jei pažeidimas ne pirmas.

1. Rašykite griežtai be klaidų (įskaitant skyrybos ženklus) ir dėmių. Venkite rašybos klaidų elektroniniuose dokumentuose.
2. Galite naudoti bet kokias rankenas. Bet patartina rinktis tokias, kurios neteptų rašant – taip ištirps ant popieriaus esantis nešvarumas, o tai nepriimtina.
3. Jau esant prielaidoms, kad bus atlikta kokia nors verslo operacija, būtina surašyti dokumentus. Ekstremaliais atvejais (o tai nėra labai rekomenduojama) galite surašyti ir surašyti pirminį iš karto po operacijos.
4. Absoliučiai visi skaičiuojami duomenys, pateikti skaitmenine forma, turi būti dubliuojami žodžiais.
5. Jei pirminėje formoje nėra duomenų, kaip užpildyti duomenis, turite įdėti brūkšnį. Griežtai draudžiama palikti tuščias eilutes.

Svarbu atminti, kad kuo atsakingesnis buhalteris bus pildydamas pirminius dokumentus, tuo mažiau problemų organizacija turės ateityje.

O jei klaida jau padaryta?

Esant situacijai, kai reikia taisyti tą ar kitą pirminį dokumentą, turite žinoti, ką galite ir ko ne. Taigi, taisydami klaidas galite:

1. Nubraukite neteisingus duomenis ir šalia nurodykite teisingus. Būtina pasirašyti informaciją taisiusį asmenį, taip pat nuorodą „Tikėk pataisytu“ ir konkrečią pakeitimo datą.
2. Atlikite papildomus įrašus. Jis naudojamas, jei buvo užregistruotos bendros sandorių vertės, tačiau dėl to ji pasirodė šiek tiek didesnė. Tokiu atveju būtina įrašyti likučius naujas dokumentas ir į juos atsižvelgti einamuoju ar ateinančiu ataskaitiniu laikotarpiu.
3. Pranešimo atšaukimas. Tai yra, pataisykite įrašą naudodami neigiamas reikšmes: nurodykite neteisingus duomenis raudona pasta, o tada šalia nurodykite teisingus.

Pirminiai dokumentai yra sudarymo pagrindas buhalteriniai įrašaiį apskaitos registrus. Šios formos skirtos popieriuje užfiksuoti verslo sandorio, dėl kurio pasikeitė įmonės ekonominė padėtis, fakto patikimumą. Pirminės organizacijos dizainą reglamentuoja įstatymas. Kiekvienas šablonas turi atitikti 2011-12-06 įstatymo Nr. 402-FZ reikalavimus.

Pirminės dokumentacijos formos ir tipai

Verslo subjektų naudojamų pirminių dokumentų formas gali suvienodinti ir sudaryti sandorio šalys savarankiškai. Standartinių formų, kurios yra privalomos naudoti konkrečiose situacijose, sąrašas yra patvirtintas įstatymu. Tokiuose pavyzdžiuose organizacijos neturi teisės savarankiškai keisti struktūros ar turinio. Nevienodus dokumentus įmonė gali sukurti atsižvelgdama į savo veiklos specifiką. Jie turi būti patvirtinti vietiniais įmonės aktais.

Pirminės dokumentacijos klasifikavimas apima suskirstymą į formas, skirtas vidaus ir išorės naudojimui. Vidaus dokumentuose aprašomi sandoriai, turintys įtakos vienos įstaigos – šią pažymą surašiusios įmonės – veiklai. Išoriniai yra skirti dviejų ar daugiau dalyvių sandoriams ir jų rezultatams nustatyti.

Vidinės formos paprastai skirstomos į šias grupes:

1. Administracinis tipas – naudojamas nurodymams ir nurodymams struktūriniams padaliniams ir personalui duoti.
2. Vykdomojo tipo šablonai naudojami dabartiniu laikotarpiu atliktoms operacijoms rodyti.
3. Buhalterinės apskaitos registravimo dokumentai – jų tikslas susisteminti visą įvykių kompleksą ir apibendrinti gautą dokumentinę informaciją (ryškus pavyzdys – apskaitos registrai).

KAM apskaitos registrai apima knygas ir žurnalus, apskaitos korteles. Šio tipo dokumentus galima suskirstyti į porūšius, kurie skiriasi užpildymo ir priežiūros būdu:

• chronologinis – visos operacijos juose rodomos griežtai laikantis faktinės įvykių chronologijos;
• sistemingas (pavyzdžiui, kasos knyga);
• kombinuotas;
• analitinis;
• sintetinis, apimantis sumų suskirstymą pagal apibendrintas apskaitos sąskaitas.

Pirminė dokumentacija gali būti rangovų susitarimas, mokėjimo sąskaitos faktūros, sąskaitos faktūros, atliktų užduočių priėmimo ir pristatymo aktai. Pirminiuose dokumentuose yra atsiskaitymų su personalu formų rinkinys. Į šią kategoriją įeina darbo laiko apskaitos žiniaraštis, darbo užmokestis.

PASTABA!Įmonės turto kapitalizavimas ir perleidimas vykdomas naudojant pirminę organizaciją. Šiai dokumentų kategorijai būdingos standartinės formos. Anksčiau jie buvo privalomi visiems verslo subjektams. Dabar kiekviena organizacija turi nuspręsti, ar naudoti rekomenduojamus firminius blankus, ar kurti savo šablonus.

Ypatingas dėmesys buhalterinėje praktikoje skiriamas pirminiam kasos aparatui. Jis yra vieningas. Pakeitus rekvizitų rinkinį ar šablono struktūrą, net pasirašyta forma gali netekti teisinės galios. Į šią grupę įeina visų tipų dokumentai, kuriuose matyti pinigų gavimas kasoje, disponavimas jais. Jie apima ir kasos knyga, kuriame apibendrinta visa eilė veiksmų su grynaisiais pinigais.

Pirminių organizacijų klasifikacija pagal verslumo etapus

Priklausomai nuo to, kuriame etape Šis momentas yra verslas, naudojama vienokia ar kitokia pirminės apskaitos dokumentacijos forma. Paprastai sandorius, kalbant apie dokumentų pateikimą, galima suskirstyti į tris etapus.

1. Sandorio sąlygų nustatymas. Partneriai derasi, siekdami sutarimo, kuris tinka abiem pusėms. Pinigai ir prekės dar nekeliauja iš rankų į rankas, paslaugos dar nesuteiktos, darbai neatlikti, bet viskas jau paruošta sąveikos pradžiai. Šio etapo rezultatas bus šių tipų pirminės organizacijos:
   • susitarimas (galimos įvairios formos);
   • sąskaitą apmokėjimui.
2. Atlyginimas už sandorį. Mokėti galima įvairiomis formomis. Tai svarbus punktas nustato pirminis šaltinis, patvirtinantis pinigų pervedimą:
   • jei buvo atsiskaityta ne grynaisiais, tai patvirtins atsiskaitomosios sąskaitos išrašas, mokėjimo terminalo čekis ir pan.;
   • jei pinigai buvo pervesti „grynaisiais pinigais“, tai patvirtinimas bus kasos čekis, griežtos ataskaitos forma arba gaunamo kasos orderio kvitas.
3. Prekių pervežimas, paslaugų teikimas, darbų atlikimas... Ji sumokėjo šaliai, dabar laikas kitai šaliai vykdyti savo įsipareigojimus. Tai, kad ji tai padarė sąžiningai, o pirmoji šalis neturi priekaištų, įrodys šie pirminiai dokumentai:
   • važtaraštis (jei prekės buvo perduotos);
   • pardavimo kvitas (galima išrašyti kartu su kasos aparatu arba eiti į vieną dokumentą);
   • suteiktų paslaugų (arba atlikto darbo) aktas.

Šiuos dokumentus reikia pateikti mokesčių inspekcijai, nes jie patvirtina pirmosios šalies patirtas išlaidas, kurios turi tiesioginės įtakos mokesčių bazei.

Pirminių dokumentų apskaitos kontrolė, saugojimas ir organizavimas

Pirminės dokumentacijos apskaita turėtų būti sutvarkyta taip, kad kiekviena forma pereitų per įmonės registracijos sistemą. Tai būtina siekiant sumažinti sertifikatų ir kitų formų praradimo riziką. Raštininkas ar kitas atsakingas asmuo tvarko dokumentų registravimo apskaitą. Visos gaunamos formos apdorojamos kaip gaunamos. Siunčiamos formos yra įmonės sukurtos formos (nepriklausomai nuo to, ar jos bus išduotos trečiųjų šalių organizacijoms, ar liks įmonėje).

Gaunama dokumentacija turi praeiti keliais apskaitos ir registravimo etapais:

1. Priėmimas.
2. Pradinis apdorojimas.
3. Pasiskirstymas pagal formų tipus ir jų paskirtį.
4. Registracija apskaitos žurnaluose su antspaudu ant dokumento ir pavedimu gaunamas numeris priėmimo data.
5. Įmonės vadovybės pastebėjimas (direktorius, pažiūrėjęs į gaunamą korespondenciją, dėlioja nutarimus).
6. Dokumento įforminimas.

Norint organizuoti efektyvią dokumentų apyvartos sistemą ir užtikrinti blankų saugos kontrolę, būtina parengti ir patvirtinti dokumentų apyvartos grafiką su bylų nomenklatūra. Grafike būtina atskleisti vykdymo, dokumentų registravimo etapus, jų perdavimo saugoti tvarką, nurodant terminą, išvardinti už kiekvieną žingsnį atsakingus darbuotojus.

Suformuotą ir apskaitoje atspindėtą pirminę dokumentaciją būtina saugoti ne trumpiau kaip 5 metus. Kultūros ministerijos 2010-08-25 įsakyme Nr. 558 yra pateikta formų klasifikacija, atsižvelgiant į pateikimo archyvui laiką:

• administracinė dokumentacija turi būti prieinama 75 metus (jei įsakymai ir įsakymai turi įtakos pagrindinės įmonės veiklos vykdymui) arba 5 metus, jeigu formoje atsispindi administracinių klausimų sprendimas;
• ūkinių sandorių vykdymą lydinčios formos saugomos 3-5 metus.

NUORODA! Įstatymo Nr. 402-FZ str. 29 tinkamumo laikas ribojamas iki 5 metų. Mokesčių teisė numato užtikrinti apskaitos dokumentų saugumą ir prieinamumą ne trumpiau kaip 4 metus.

Tokioms formoms numatytos specialios sąlygos ir laikymo terminai:

1. Dokumentai, kurių pagalba buvo atspindėta turto, kuriam taikomas nusidėvėjimas, kapitalizacija, negali būti pateikiami archyvui 4 metus nuo šio turto nurašymo dienos.
2. Jeigu nuostolio atsiradimo laikotarpiu buvo surašyta pirminė dokumentacija, kuria mažinama pelno mokesčio suma, ji turi būti saugoma tol, kol išnyks tokių nuostolių rezultatų įtaka apmokestinamajai bazei.
3. Pirminės charakterizuojančios operacijos atsiradimui gautinos sumos, saugotina 4 metus nuo negrąžintos skolos pripažinimo beviltiška (jei toks faktas įvyksta) dienos.

Dėl elektronines formas saugojimo terminai yra identiški popieriniams dokumentams. Pirminio turto nurašymo procedūra turėtų būti atliekama dalyvaujant specialiai sudarytai komisijai.

Pirminių dokumentų formų tvirtinimas

Nevienodą pirminę dokumentaciją verslo subjektai gali parengti savarankiškai. Tokioms formoms pagrindinis teisės aktų normų laikymosi kriterijus yra iš dalies atitiktis Įstatymo Nr. 402-FZ standartams. reikalingos detalės:

• dokumento pavadinimas;
• registracijos data;
• informacija apie įmonę, sudaranti formą, pagal kurią galima identifikuoti įmonę;
• rodomos verslo operacijos turinys, nurodant sandorio dalyko vertę;
• atvežti natūralius skaitiklius ir kiekybines vertes;
• atsakingų pareigūnų parašų buvimas (privaloma nurodant pareigas ir pavardę).

PRISIMINTI! Norėdami naudoti savarankiškai sukurtus šablonus kaip pirminę dokumentaciją, turite juos patvirtinti vietiniu įmonės aktu.

Grynųjų pinigų ir mokėjimo dokumentai priklauso griežtai reglamentuojamų formų grupei. Įmonės savo ar kitu įsakymu neturi teisės pašalinti iš jų eilučių, langelių, keisti jų struktūros. Įmonės gali koreguoti nesuvienodintus šablonus, pridėti ir pašalinti informacijos blokus. Kurdami naujas formas savarankiškai, galite remtis standartiniais pavyzdžiais.

Norėdami patvirtinti pirminę organizaciją, jos pavyzdžius galite pateikti atskirame priede apskaitos politika... Antrasis variantas - kiekvienai formai vadovas išduoda įsakymą įmonei. Įsakymo tekste pateikiama informacija apie naujų dokumentų formų įvedimą į apskaitą, kuri turi būti surašyta pagal vieną šabloną. Pačios formos yra įtrauktos į užsakymą kaip atskiri priedai.

Jei organizacija ketina naudoti atitinkamų padalinių rekomenduotas standartines formas atskiroms operacijoms atspindėti, tai šių formų nereikia tvirtinti vidaus aktais. Norint ištaisyti tokį sprendimą, pakanka apskaitos politikoje padaryti įrašą apie standartizuotų šablonų naudojimą.

Įvedant naujas dokumentų formas į dokumentų valdymo sistemą, patartina jas tvirtinti įsakymu.

Ką buhalteris visada turėtų atsiminti

Ideali pirminės dokumentacijos būklė yra būtina sąlyga, kad nebūtų problemų mokesčių auditai ir auditas, jo nekaltumo įrodymas ginče su sandorio šalimi ir tt Čia yra keletas svarbių niuansų, kuriuos buhalteris visada turėtų atsiminti dirbdamas su pagrindinėmis organizacijomis.

1. Pirminis yra vienintelis įrodymas. Be pirminės dokumentacijos neįmanoma įrodyti pristatymo faktų, išlaidų, sandorio sąlygų įvykdymo ar neįvykdymo. Teismas netaps ir padėjėju – yra precedentų, kai ieškovai buvo atsisakyta arba atsakovai paliko ieškinius dėl tam tikrų sandorio etapų neįrodinėjimo, nes nebuvo daugybė pirminių dokumentų.

   SVARBU! Retais atvejais paslaugų suteikimo faktą įmanoma įrodyti be „pirminės organizacijos“: teismas gali atsižvelgti į papildomas ekspertų nuomonės ir šalutiniai dokumentai. Jei darbo faktas buvo pateiktas, užsakovo pasirašyto akto nebuvimas neatleidžia jo nuo mokėjimo.

2. Geriau be klaidų, bet nedidelių trūkumų nėra. Baisi bet kurio buhalterio svajonė – atsisakymas grąžinti PVM dėl neteisingų duomenų pirminiuose dokumentuose. Tačiau jei klaidos yra nedidelės, atskaita neturėtų būti atmesta. Klaidų reikšmingumą reglamentuoja 2 str. 2011 m. gruodžio 6 d. Federalinio įstatymo Nr. 402-FZ „Dėl apskaitos“ 9 str. Mokesčių administratorius tai patvirtino 2015 m. vasario 12 d. rašte Nr. GD-4-3 / [apsaugotas el. paštas]). Svarbiausia, kad pateikti duomenys tiksliai nurodytų apmokėjimo ir prekių pristatymo (paslaugų teikimo) faktą. Taigi, pavyzdžiui, jei važtaraštyje nėra nuorodos į sutartį arba nenurodytas krovinio svoris, tai yra trūkumas, bet ne priežastis atsisakyti mokėti PVM. Bet jei nėra dokumento pavadinimo ir parengimo datos, Iš viso išlaidų prekes ir daugybę kitų privalomų detalių, teismas tokį sandorį gali laikyti nerealiu.
3. Atsargiai, netikras parašas! Jei atsakingų asmenų parašai ant dokumentų bus suklastoti, arba dokumentą pasirašys tam įgaliojimų neturintis asmuo, toks pirminis institucijos nepripažins. Be to, labai svarbu, kad parašas būtų pateiktas savo ranka – faksimilės bus negaliojančios.
4. Pirminis su klaida nepakeičiamas. Jeigu, pavyzdžiui, sąskaitas, kuriose rasta klaida, galima perrašyti išrašant naują, pataisytą dokumentą su tais pačiais rekvizitais, tai su pirmine dokumentacija šis numeris neveiks. Nepaisant to, kad kartais teismai pripažįsta taisomuosius dokumentus, klaidą geriau ištaisyti vadovaujantis 2008 m. „Buhalterinės apskaitos įstatymo“ 7 str. - dokumente įrašyti pakeitimo datą ir patvirtinti įgaliotų asmenų parašais.
5. Ne visada reikia vertimo. Natūralu, kad pirminis yra sudarytas valstybine kalba... Tačiau kartais atskirų žodžių vertimas iš užsienio kalbos pasirodo netinkamas, pavyzdžiui, jei tai yra prekės ženklo ar prekės pavadinimas.
6. Elektroninė pirminė – tik su EDS... Šiandien nebūtina apsiriboti popierine pirminės dokumentacijos forma, įstatymas leidžia ir elektronines laikmenas. Bet jis bus prilygintas popieriniam tik tuo atveju, jei bus patvirtintas kvalifikuotu skaitmeniniu parašu. Nekvalifikuotas skaitmeninis parašas leidžiamas tik tam tikrais, specialiai nustatytais ypatingais atvejais, o pirminis į juos neįtraukiamas.

Visos įmonėje vykdomos verslo operacijos turi būti įvestos privalomas dokumentuoti. Kiekvienai operacijai turi būti surašyti atitinkami pirminiai apskaitos dokumentai.

Pirminiai apskaitos dokumentai – kas su jais susiję?

Pirminiai apskaitos dokumentai skirstomi į administracinius ir pirminius dokumentus.

Pirmieji visų pirma apima įvairius užsakymus, užsakymus atlikti visokias operacijas. Paprastai šias formas tvirtina įmonės vadovaujantys darbuotojai.

Išteisinamuose dokumentuose yra dokumentai, patvirtinantys operacijos faktą.

Taip pat administracinės ir kvito formos gali būti sujungtos į vieną apskaitos dokumentą, kuriame bus ir nurodymas atlikti veiksmą, ir šio veiksmo atlikimo patvirtinimas.

Patvirtinantys apskaitos dokumentai kitaip gali būti vadinami pirminiais apskaitos dokumentais. Pirminis apskaitos formos- tai pirmasis sandorio įrodymas, ir jie yra privalomi operacijos atspindėjimui apskaitoje. Visos buhalterinės apskaitos operacijos turi būti atspindėtos tik gavus teisingai įformintą pirminį dokumentą. Reikėtų prisiminti svarbi taisyklė: "Nėra dokumento – nėra paskelbimo!"

Svarbu ne tik turėti teisiamąją formą, bet ir teisingai ją suformuoti. Klaidų buvimas gali padaryti jį negaliojantį, todėl gavus bet kokią formą būtina patikrinti visų eilučių teisingumą. Būtina patikrinti atsakingų asmenų parašus, antspaudo buvimą, jis turi būti aiškus ir įskaitomas. Tik tinkamai užsiregistravę galite būti tikri, kad ateityje neturėsite problemų su tikrinančiomis institucijomis. Teisingai įformintuose pirminiuose buhalterijos dokumentuose turi būti tam tikri rekvizitai.

Privalomi pirminių dokumentų duomenys:

• formos pavadinimas ir kodas;
• Paruošimo data;
• įmonės pavadinimas;
• ūkinės operacijos rūšis ir jos turinys;
• natūralios ir piniginės operacijos priemonės;
• atsakingų asmenų parašai.

Rusijos „Goskomstat“ nustatė suvienodintas pirminių dokumentų formas, kurios turi būti naudojamos atliekant verslo operacijas.

Buhalterinei apskaitai naudojamos standartinės pirminių apskaitos dokumentų formos grynųjų pinigų operacijos, už, ilgalaikį turtą, nematerialusis turtas, prekė materialines vertybes, prekybos operacijos, taip pat operacijos, susijusios su.

Jei reikia keisti esamas unifikuotas formas, papildyti jas rekvizitais ir reikiamomis eilutėmis, tuomet įmonei reikia pateikti pavedimą ar užsakymą dėl papildomų rekvizitų įvedimo. Keičiant standartinę pirminio apskaitos dokumento formą, verta atminti, kad esamų rekvizitų ištrinti negalima, galima tik papildyti.

Jei jokiam pirminiam apskaitos dokumentui nepatvirtinta vieninga forma, tada organizacija savarankiškai sukuria sau patogią formą, šiuo atveju pagrindiniai pakeistų formų reikalavimai yra visų aukščiau nurodytų privalomų rekvizitų buvimas jose.

Pirminių dokumentų pasirašymo teisė gali būti suteikta tik tam tikram asmenų ratui, kurių pavardžių ir pareigų sąrašas turi atsispindėti atitinkamame dokumente, kad būtų suteikta teisė pasirašyti tą ar kitą dokumentą (pavyzdžiui, naudodamiesi nuoroda galite atsisiųskite įgaliojimo pavyzdį).

Jei jau surašytame pirminiame apskaitos dokumente buvo padaryta klaida, jį galima redaguoti, jei tai nėra grynųjų pinigų ar banko forma. Pastariesiems taisyti neleidžiama. Jei į pinigines formas padaromos klaidos, tada tokia forma perbraukiama ir išmetama, po to pildoma nauja forma. Formų, kurių negalima taisyti, pavyzdžiai yra pajamos ir išlaidos kasos orderis, pinigų pavedimas, grynųjų pinigų avanso skelbimas.

Taisymai pirminiuose apskaitos dokumentuose atliekami taip: reikia išbraukti neteisingus duomenis ir įrašyti teisingą informaciją viršuje, šalia reikia nurodyti pakeitimo datą, parašą. Taisymas turi būti derinamas su taisiais asmenimis šią formą ir tie, kurie jį pasirašė. Patvirtinus, prie pataisos būtina nurodyti frazę: „ištaisyta ir patvirtinta“.

Pirminiai buhalteriniai dokumentai. Gydymas

Įeinant į įmonę tikrinami pirminiai apskaitos dokumentai, ar jie užpildyti teisingai: ar užpildytos visos eilutės, ar teisingai paskaičiuotos sumos, ar yra parašai ir antspaudai, ar teisingai įrašyti visi rekvizitai. Po to forma turi būti užregistruota specialiuose žurnaluose. Pavyzdžiui, mokėjimo ataskaita T-53 forma registruojama darbo užmokesčio apskaitoje, T-53a forma, o kasos kvitų ir debeto orderiai registruojami darbo užmokesčio apskaitoje. kasos dokumentai forma KO-3. Po registracijos dokumentai perduodami saugojimui į buhalteriją, kur surašomi į atitinkamus aplankus ir ten saugomi tam tikrą laiką. Po tam tikro laiko dokumentas perkeliamas į archyvą. Pirminių dokumentų saugojimo terminą nustato ir reglamentuoja archyvų teisės aktai. Sandėliavimas ir sisteminimas apskaitos dokumentusįmonėje vadinama darbo eiga. Skaitykite daugiau apie dokumentų saugojimą ir naikinimą.

Pirminių apskaitos dokumentų saugojimo terminus apibrėžiantis įstatymas vadinamas federalinis įstatymas 2004 10 22 Nr. 125-FZ „Dėl archyvų reikalų Rusijos Federacijoje“.

Už teisingą saugojimo ir šalinimo organizavimą atsako organizacijos vadovas. Atsakomybė už dokumentų saugumą ir teisingą įforminimą yra Vyriausiasis buhalteris.

Mūsų svetainėje galite atsisiųsti daugybę pirminių apskaitos dokumentų formų ir formų skiltyje "", ten rasite ir tuščias formas, ir jų užpildymo pavyzdžius su trumpos rekomendacijos registruojantis. Kad būtų patogiau rasti reikiamą formą, jos suskirstytos į skyrius, kuriuose nesunkiai suprasite ir rasite reikiamą formą.

Video pamoka. Dokumentų ištrynimas 1C apskaitoje: nuoseklios instrukcijos

Praktinė vaizdo pamoka apie dokumentų ištrynimą 1C apskaitoje 8.3. Veda Olga Likina: svetainės „Manekenų apskaita“ ekspertė, UAB „M.video management“ darbo užmokesčio apskaitininkė. Pamoka apima žingsnis po žingsnio instrukcija ištrinti dokumentus.

Vaizdo pamoka „Kaip surašyti pirminę įmonės dokumentaciją“

Žiūrėkite svetainės „Manekenų apskaita“ mokytojos Gandevos N.V. vaizdo pamoką.

pirminis apskaitos dokumentas

Pirminiai dokumentai yra visos apskaitos pagrindas. Organizacijos finansinę ir ūkinę veiklą lydi daugybė operacijų. Šiuo tikslu taikomas apskaitos metodo elementas – dokumentacija. Dokumentacija yra pagrindinis organizacijos ūkinės veiklos apskaitos stebėjimo, pirminės jos kontrolės būdas. dokumentas - tai rašytinis įvykusios ūkinės operacijos įrodymas, suteikiantis apskaitos duomenims juridinę galią. Dokumentacija yra pagrindas vėlesniems apskaitos įrašams ir užtikrina apskaitos rodiklių tikslumą, patikimumą ir neginčijamumą bei galimybę juos kontroliuoti.

Dokumentai turi būti teisiškai įpareigojantys, t. y. juose turi būti tam tikra privaloma informacija (rodikliai):

• - dokumento pavadinimas;
• - data;
• - organizacijos, kurios vardu buvo surašytas dokumentas, pavadinimas;
• - Veiklos turinys;
• - kiekybiniai ir kaštų matuokliai;
• - už jo įgyvendinimą ir registravimo teisingumą atsakingų asmenų pavardės ir pareigos;
• - asmeniniai šių asmenų parašai ir jų iššifravimas;
• - organizacijos antspaudai, antspaudai.

Dokumentai turi būti surašomi tokiomis priemonėmis, kurios užtikrintų įrašų išsaugojimą ilgą laiką (rašalas, tušinukas, rašomoji mašinėlė, spausdintuvas). Pirminiai dokumentai turi būti surašyti arba operacijos metu (grynieji pinigai, bankininkystė), arba iškart po jos atlikimo. Už savalaikį ir kokybišką jo sudarymą, už duomenų teisingumą ir perdavimą laiku įrašymui į apskaitos registrus atsako dokumentą surašę ir pasirašę asmenys.

Į dokumentus įeina:

• - pirminės (sąskaitos faktūros, sąskaitos faktūros, kasos kvitai ir išlaidos, atsiėmimo lapai ir kt.);
• - apskaitos registrai (kasininkų ataskaitos, užsakymų žurnalai, didžioji knyga, prekių ataskaitos ir kt.);
• - atskaitomybė (balansas ir jo priedai).

Visi įrašai apskaitoje vedami remiantis pirminiais dokumentais, vėliau informacija iš jų perduodama į apskaitos registrus, kur jie susisteminami, tai yra įrašomi į buhalterines sąskaitas. Ataskaitinio laikotarpio pabaigoje pagal apskaitos registrus pildoma įmonės ataskaita.

Pirminiai dokumentai lemia judėjimą buhalterinė informacija, teikia apskaitą visapusiškam ir nuolatiniam įmonės ūkinės veiklos atspindėjimui reikalingą informaciją.

Pagal susitarimą visi pirminiai dokumentai skirstomi į: organizacinius ir administracinius, patvirtinamuosius dokumentus, apskaitos dokumentus, kombinuotus.

• - organizaciniai ir administraciniai (įsakymai, nurodymai, nurodymai, įgaliojimai) leidžia atlikti operacijas, o juose esanti informacija neatsispindi apskaitos registruose;
• - išteisinamieji (sąskaitos faktūros, reikalavimai, kvitai ir kt.) atspindi operacijos faktą, juose esanti informacija įrašoma į apskaitos registrus. Yra nemažai dokumentų, kuriuose sujungiami leidimai ir talonai (pinigų nutekėjimo talonai, darbo užmokesčio išmokėjimo lapeliai), juose esantys duomenys įrašomi į apskaitos registrus;
• - apskaitos dokumentai surašomi buhalterijoje pagal administracinius arba patvirtinamuosius dokumentus apskaitos registrams apibendrinti, tokie dokumentai yra buhalterinės apskaitos pažymos, pridėtinių išlaidų skaičiavimai, plėtros lentelės.
• - kombinuoti dokumentai vienu metu atlieka administravimo ir čekių bei apskaitos funkcijas. Pavyzdžiui, sąskaitoje už materialinių vertybių išleidimą yra nurodytas įsakymas išleisti medžiagas iš sandėlio į dirbtuves, taip pat faktinio jų išdavimo registracija ir kt.

Pagal sandorių atspindėjimo būdą dokumentai skirstomi į vienkartinius ir kaupiamuosius.

Vienkartiniai dokumentai naudojami tik vieną kartą, norint atspindėti vieną ar kelias vienu metu atliktas operacijas. Po registracijos vienkartinis dokumentas patenka į buhalteriją ir yra pagrindas apmąstymams apskaitoje. Pavyzdžiui, kasos kvitai ir kvitai, darbo užmokesčio žiniaraščiai ir kt.

Kaupiamieji dokumentai sudaromi per tam tikrą laikotarpį (savaitę, dešimtmetį, mėnesį), kad atspindėtų vienarūšes pasikartojančias operacijas, kurios juose įrašomos juos atliekant. Laikotarpio pabaigoje apskaičiuojamos pagrindinės sąskaitose naudojamos sumos. KAM kaupiamųjų dokumentųįtraukti limitą – tvoros kortelės, dviejų savaičių ar mėnesio apranga ir kt.

Rengimo vietoje dokumentai yra vidiniai ir išoriniai.

Vidinisįmonėje rengiami dokumentai, atspindintys vidines operacijas. Pavyzdžiui, kasos kvitai ir išlaidų orderiai, sąskaitos faktūros, aktai, darbo užmokesčio žiniaraščiai ir kt.

Išorinis dokumentai pildomi neviršijant limito šios įmonės, pateikti formalizuota forma. Pavyzdžiui, sąskaitos faktūros, banko išrašai, važtaraščiai ir kt.

Pagal surašymo tvarką dokumentai yra pirminiai ir suvestiniai.

Pirminis dokumentai surašomi kiekvienam atskiram sandoriui jo sudarymo metu. Pavyzdžiui, kasos pajamų orderis, mokėjimo pavedimai, ilgalaikio turto nurašymo aktai ir kt.

Santrauka dokumentai surašomi pagal anksčiau surašytus pirminius dokumentus. Jų naudojimas palengvina vienalyčių operacijų kontrolę. Jie gali būti vykdomieji, buhalteriniai ir kombinuoti. Pavyzdžiui, avanso ir grynųjų pinigų ataskaitos, grupavimo ir kaupiamosios ataskaitos. Visų pirma, avanso ataskaita, būdama jungtinė, atlieka išteisinamojo ir apskaitos dokumento funkcijas. Jame pateikiamas išsamus atsiskaitymų su atskaitingais asmenimis aprašymas: ankstesnio avanso likutis arba perviršis, šio avanso suma, išleista suma, likutis ir įvedimo į kasą data arba perviršis bei jo grąžinimo data. įmonės. Be to, avanso įskaitoje numatomas sąskaitų gamybos sąnaudų aprašymas po ataskaitos peržiūros ir patvirtinimo. Kitoje ataskaitos pusėje pateikiamas atskirų išlaidų sąrašas ir jas patvirtinantys dokumentai.

Pagal pildymo eiliškumą dokumentai gali būti skirstomi į rankiniu būdu surašytus ir kompiuteriu.

Surašyti dokumentai rankiniu būdu, užpildyti rankiniu būdu arba rašomąja mašinėle.

Dokumentai įforminti su skaičiavimo technologija, automatiškai registruoja informaciją apie gamybos operacijas jų vykdymo metu.

Dokumentų priėmimas, tikrinimas ir apskaitos tvarkymas. Buhalterijoje gauti dokumentai yra tvarkomi, kad jie būtų paruošti įrašams apskaitos registruose. Pagrindinis dokumentų apskaitos tvarkymo organizacijoje etapas – gautų dokumentų patikrinimas iš esmės, forma, aritmetiškai.

Tikrinant dokumentus iš esmės, būtina nustatyti atliktos ūkinės operacijos teisėtumą, teisingumą ir tikslingumą. Pagal galiojančią apskaitos tvarką, pirminiai ūkinių operacijų dokumentai, prieštaraujantys teisės aktams ir nustatytai pinigų, inventoriaus ir kitų vertybių priėmimo, saugojimo ir išleidimo tvarkai, neturėtų būti priimami vykdyti. Gavęs tokius pirminius dokumentus buhalterija, vyriausiasis buhalteris privalo informuoti organizacijos vadovą apie konkrečios ūkinės operacijos neteisėtumą.

Išankstinę kontrolę atlieka buhalteris, surašydamas dokumentus. Tai svarbu ir dėl to, kad didžioji dalis dokumentų yra finansiškai atsakingi asmenys, o ne apskaitos darbuotojai.

Patikrinus formą galima įsitikinti, ar registruoti konkrečią ūkinę operaciją buvo panaudota tinkamos formos forma, aiškiai pažymėti visi skaičiai, atsispindi operacijos turinys ir visos detalės.

Po to buhalteris atlieka aritmetinį patikrinimą, kuris apsiriboja aritmetinių skaičiavimų ir skaičiavimų teisingumo patikrinimu, dokumentų apmokestinimu. Apmokestinimas atliekamas kiekį padauginus iš kainos. Aritmetinis patikrinimas leidžia kontroliuoti sumų aritmetinius skaičiavimus, kiekybinių ir kaštų rodiklių atspindžio teisingumą.

Po patikrinimo buhalteris tvarko dokumentus. Dokumentų priskyrimas – tai sąskaitų, į kurias debete ir kredite turi būti apskaitomos dokumentuose surašytos ūkinės operacijos, nustatymas.

Pagrindinės dokumentacijos tobulinimo sritys yra suvienodinimas ir standartizavimas. .

Pirminiai apskaitos dokumentai apskaitai priimami, jeigu jie surašyti pagal albume esančią formą vieningos formos pirminė buhalterinė dokumentacija.

Pirminės apskaitos dokumentacijos formų suvienodinimas turi didelę reikšmę siekiant tobulinti apskaitą, nes nustato ir sutvirtina vienodus organizacijų ūkinės veiklos dokumentavimo reikalavimus, sistemina apskaitą, pašalina iš apyvartos pasenusias ir savavališkas formas, prisideda prie racionalaus buhalterinės apskaitos organizavimo.

Suvienodinti dokumentai- tai standartiniai dokumentai, patvirtinti nustatyta tvarka ir skirti vienarūšiams sandoriams registruoti organizacijose, turinčiose skirtingas nuosavybės formas ir įvairias pramonės ypatybes.

Standartizacija – nustatant tuos pačius standartinius matmenis pavyzdiniai dokumentai, kuri leidžia sumažinti popieriaus sąnaudas dokumentų gamybai, supaprastina jų apdorojimą ir saugojimą.