Kas reiškia pirminius dokumentus apskaitos skyriuje. Kodėl tai būtina ir iš ko susideda pirminė dokumentacija apskaitos skyriuje?

Pirminiai dokumentai yra privalomas priežiūros elementas apskaita, jie yra sudaryti vykdant verslo sandoriai ir yra jų užbaigimo patvirtinimas.

Vykdant sandorį gali būti įtrauktas skirtingas pirminių dokumentų skaičius. O suma priklauso nuo sandorio specifikos. Plastikinis maišelis reikalingi dokumentai parengė rangovas arba, kitaip tariant, tiekėjas.

Privalomų sandorių sąrašas sudarant sandorį:

1. Sutarties su gavėju (klientu) sudarymas. Tuo atveju, kai klientas yra nuolatinis, galima iš anksto pasirašyti vieną sutartį dėl kelių sandorių, tačiau tokiu atveju būtina iš anksto aptarti visas detales, pvz., Atsiskaitymų seką, darbas, paslaugų teikimo ypatybės, prekių išleidimas.
2. Atsiskaitymas už mokėjimą. Gavėjas jį pateikia.
3. Sąskaitos apmokėjimas. Kai gavėjas sumoka, jis iš vykdytojo gauna čekį (tai gali būti grynieji arba prekybiniai) tais atvejais, kai mokama grynaisiais. Jei negrynaisiais pinigais, klientas perveda lėšas pagal mokėjimus.
4. Važtaraščio perdavimas. Prekių siuntimo metu rangovas privalo išrašyti klientui sąskaitą faktūrą ir sąskaitą faktūrą.
5. Paslaugų teikimo akto išdavimas. Rangovas suteikė paslaugas, užsakovas privalo jam išrašyti paslaugų teikimo aktą ir sąskaitą faktūrą, jei tokia yra.

Pirminių dokumentų tipai

Pirminiai apskaitos dokumentai yra svarbus sandorio sudarymo komponentas, o tai reikalauja ypatingas dėmesys o kai kurie įgūdžiai ir žinios dirbant su juo. Yra šeši pagrindinių pirminių apskaitos dokumentų tipai (pavadinimai) - tai sutartis, mokėjimo dokumentai, sąskaita faktūra (prekė), atliktų darbų ar suteiktų paslaugų teikimo aktas ir sąskaita faktūra. Ne visi šie šaltinio dokumentai sudarant sandorį reikalinga apskaita. Žemiau pateikiamas pirminių apskaitos dokumentų sąrašas ir išsamus jų aprašymas.

• Buhalterinės apskaitos sutartis. Sutartis nustato esamas sandorio gamintojo (tiekėjo) ir kliento (gavėjo) teises ir atsirandančias pareigas. Idealiu atveju kiekvienam sandoriui reikalinga atskira sutartis (geriausia rašytinė). Tai gali būti prekių pardavimas arba paslaugų teikimas.

  Galite naudoti žodinę sutarties formą, Rusijos Federacijos civilinis kodeksas nėra draudžiamas, tačiau atminkite, kad tik rašytinis pavyzdys gali apsaugoti abi šalis nuo galimų rangovo ar gavėjo pažeidimų. Rašymo pagalba daug lengviau įrodyti savo bylą teisme.

  Taip pat yra tokių sandorių, kai sutartis yra formalumas, pavyzdžiui, vienkartinė pirkimo-pardavimo sutartis už nereikšmingas sumas, dažniausiai ji įsigalioja nuo to etapo, kai pirkėjas gauna prekes, o savininkas sumoka.

  Pirkimo -pardavimo sutartis taip pat gali būti sudaryta raštu, tačiau tai daroma tais atvejais, kai šalys turi kokių nors papildomų reikalavimų, kuriuos reikia papildomai įrašyti. Jis sudarytas dviem egzemplioriais, kurių abi pusės (gamintojas ir gavėjas) turi pasirašyti ir antspaudu.

• Apskaitos pasiūlymo sąskaita. Tai dar viena šalių susitarimo forma, joje nurodoma paslaugų ar darbų kaina (prekių kaina), kurią turi sumokėti klientas (gavėjas). Sumokėjęs šią sumą, klientas sutinka su rangovo sąlygomis.

  Šio tipo dokumentai neturi konkrečios formos. Gamintojas ar jo organizacija turi teisę sukurti savo formą, sukurti specialias mokėjimo formas. Jei reikia, į kitą sąskaitą faktūrą gali būti įtraukti kai kurie papildomi duomenys, pavyzdžiui, kai kurios sandorio sąlygos (ypatybės), mokėjimo terminai, mokėjimo būdai, prekių pristatymas ir išsiuntimas (paslaugų teikimas), taip pat pranešimai, pvz. , apie išankstinį apmokėjimą ir kt. Blankas nereikalauja įmonės direktoriaus, vyriausiojo buhalterio ar įgalioto asmens parašo. Spausdinimas taip pat neprivalomas.

  Bet vėlgi, siekiant išsaugoti savo teises pažeidimų atveju, bus daug lengviau įrodyti savo bylą, jei formoje bus jūsų parašas ir antspaudas. Norėdami pateikti bet kokius reikalavimus, be formos turite turėti ir kitų formų. Jis pats savaime neturi didelės vertės, jis tik nustato gamintojo nustatytas kainas. Pirkėjas turi teisę susigrąžinti nurodytas lėšas, jei gamintojas pažeidžia.

• Apskaitos mokėjimo formos. Jie yra įrodymas, kad klientas sumokėjo gamintojo sąskaitą faktūrą. Yra keletas mokėjimo pavyzdžių tipų: mokėjimo prašymas, SRF (griežtos ataskaitų formos), pirkimo užsakymas ir čekiai (grynieji pinigai ir pardavimas). Atsiskaitymai grynaisiais pinigais naudojami griežtų ataskaitų ar čekių formomis.



• Buhalterinė sąskaita. Paprastai naudojama forma TORG -12. Ji naudojama, kai reikia parduoti ar pirkti materialines vertybes(prekės). Važtaraštis, kaip ir sutartis, turi būti surašytas dviem egzemplioriais.

  Gamintojui to reikia norint nustatyti savo pardavimą, o pirkėjui - iš prekių gavimo didžiosios raidės. Būtina, kad visa važtaraštyje esanti informacija atitiktų sąskaitą faktūrą, jei tokia yra. Asmenys, turintys teisę parduoti prekes, sąskaitoje turi pateikti atitinkamus parašus.

  Važtaraštis turi būti patvirtintas prekes parduodančios organizacijos ir turi būti su antspaudu. Panašiai elgiasi gavėjo pareigūnai arba pats gavėjas, kuris, gavęs prekes, privalo pasirašyti važtaraštį ir uždėti antspaudą, arba vietoj antspaudo perduoti surašytą įgaliojimą.

• Atliktų darbų teikimo (paslaugų teikimo) apskaitos įstatymas. Jis yra dvišalis. Aktas patvirtina kainą, laiką (sąlygas), taip pat patį atliktų darbų ar suteiktų paslaugų faktą, laikantis visų sutartyje nurodytų sąlygų.
• Buhalterinė sąskaita. Ji turi griežtą formą, kurios negalima pakeisti. Jame yra duomenys apie naudojamą Pinigai aha, tais atvejais, kai išrašoma sąskaita faktūra iš anksto. Sąskaita faktūra yra svarbi pirminių dokumentų dalis, jos pagalba sukuriamas „pagrindas“ PVM sumoms, kurios buvo pateiktos atskaityti, priimti.

  Jei įmonė yra PVM mokėtoja, ji privalo išrašyti sąskaitą faktūrą, kaip vieną iš privalomi dokumentai... Be to, kaip dokumentai, tokie kaip sąskaita faktūra ir sutartis, sąskaita faktūra turi būti surašyta dviem egzemplioriais. Sąskaitą faktūrą turi pasirašyti paslaugų (prekių) rangovas (tiekėjas).

  Pirmasis egzempliorius perduodamas užsakovui, o antrasis lieka rangovui. Jis išduodamas ne vėliau kaip per penkias dienas po paslaugų (darbų) atlikimo ar prekių išsiuntimo.

  Neprivalo išrašyti sąskaitos įmonei ir individualūs verslininkai kurie naudoja STS ir UTII ir nėra PVM mokėtojai.

Šiame straipsnyje apžvelgėme dokumentų, kurie laikomi pagrindiniais, sąrašą. Kai kurie iš šių dokumentų yra privalomi, kiti - ne. Kai kuriems dokumentams keliami specialūs reikalavimai ir sąlygos (formos), kurių negalima pažeisti, kiti gali būti pakeisti. Minėti dokumentai yra svarbi apskaitos dalis. Kiekvienas iš šių dokumentų reikalauja individualaus ir dėmesingo buhalterio požiūrio.

pirminis apskaitos dokumentas

Pirminiai dokumentai yra visos apskaitos pagrindas. Finansinę ir ekonominę organizacijos veiklą lydi daugybė operacijų. Šiuo tikslu taikomas apskaitos metodo elementas - dokumentacija. Dokumentacija yra pagrindinis organizacijos ūkinės veiklos apskaitos stebėsenos metodas, jos pirminė kontrolė. Dokumentas - tai yra rašytinis užbaigto verslo sandorio įrodymas, suteikiantis teisinę galią apskaitos duomenims. Dokumentai yra pagrindas vėlesniam darbui apskaitos įrašai ir užtikrina apskaitos rodiklių tikslumą, patikimumą ir neginčijamumą, taip pat jų kontrolės galimybę.

Dokumentai turi būti teisiškai privalomi, t. Y. Juose turi būti keletas reikalingos detalės(rodikliai):

• - dokumento pavadinimas;
• - data;
• - organizacijos, kurios vardu buvo surašytas dokumentas, pavadinimas;
• - veikimo turinys;
• - kiekybiniai ir sąnaudų skaitikliai;
• - už jo įgyvendinimą atsakingų asmenų pavardės ir pareigos bei registracijos teisingumas;
• - asmeniniai šių asmenų parašai ir jų iššifravimas;
• - organizacijos antspaudai, antspaudai.

Dokumentai turėtų būti parengti tokiomis priemonėmis, kurios užtikrintų ilgą įrašų išsaugojimą (rašalas, tušinukas, rašomoji mašinėlė, spausdintuvas). Pirminiai dokumentai turi būti surašyti sandorio metu (grynieji pinigai, bankininkystė) arba iškart po jo užbaigimo. Tie, kurie parengė ir pasirašė dokumentą, yra atsakingi už jo savalaikį ir kokybišką sukūrimą, už duomenų patikimumą ir perdavimą laiku, kad būtų įrašyti į apskaitos registrus.

Dokumentai apima:

• - pirminis (sąskaitos faktūros, sąskaitos faktūros, pajamos ir išlaidos grynųjų pinigų pavedimus, tvoros lakštai ir kt.);
• - apskaitos registrai (kasininkų ataskaitos, užsakymų žurnalai, didžioji knyga, prekių ataskaitos ir kt.);
• - ataskaitų teikimas (balansas ir jo priedai).

Visi apskaitos įrašai saugomi remiantis pirminiais dokumentais, tada informacija iš jų perkeliama į apskaitos registrus, kur jie susisteminami, tai yra, įrašomi į apskaitos apskaitą. Ataskaitinio laikotarpio pabaigoje, remiantis apskaitos registrais, užpildoma įmonės ataskaita.

Pirminiai dokumentai sukelia judėjimą apskaitos informacija, teikia apskaitos informaciją, būtiną nuolatiniam ir nuolatiniam apmąstymui ekonominė veiklaįmonėms.

Pagal paskyrimą visi pirminiai dokumentai yra suskirstyti į: organizacinius ir administracinius, patvirtinamuosius dokumentus, dokumentus buhalterinė registracija, kombinuotas.

• - organizaciniai ir administraciniai (įsakymai, nurodymai, nurodymai, įgaliojimai) leidžia atlikti operacijas, o juose esanti informacija neatsispindi apskaitos registruose;
• - pateisinantys (sąskaitos faktūros, pretenzijos, kvitai ir kt.) atspindi operacijos faktą, juose esanti informacija įrašoma į apskaitos registrus. Yra daugybė dokumentų, kuriuose yra leistinas ir pateisinamasis pobūdis (grynųjų pinigų nutekėjimo orderiai, mokėjimo lapeliai už mokėjimą) darbo užmokestis), juose esantys duomenys įrašomi į apskaitos registrus;
• - apskaitos dokumentai surašomi apskaitos skyriuje remiantis administraciniais ar patvirtinamaisiais dokumentais, skirtais apskaitos įrašams apibendrinti, tokie dokumentai yra buhalterinės pažymos, pridėtiniai skaičiavimai, plėtros lentelės.
• - jungtiniai dokumentai vienu metu atlieka administracines ir čekių bei apskaitos funkcijas. Pavyzdžiui, sąskaitoje faktūroje už materialinio turto išleidimą yra nurodymas išleisti medžiagas iš sandėlio į dirbtuves, taip pat faktinės jų išdavimo registracija ir kt.

Atspindint sandorius, dokumentai skirstomi į vienkartinius ir kaupiamuosius.

Vienkartiniai dokumentai naudojami tik vieną kartą, kad atspindėtų vieną ar kelias vienu metu atliktas operacijas. Po registracijos vienkartinis dokumentas patenka į apskaitos skyrių ir yra apskaitos pagrindas. Pavyzdžiui, gaunami ir siunčiami grynųjų pinigų užsakymai, darbo užmokesčio sąrašai ir kt.

Kaupiamieji dokumentai sudaromi per tam tikrą laikotarpį (savaitę, dešimtmetį, mėnesį), kad atspindėtų vienarūšius pasikartojančius sandorius, kurie juose įrašomi, kai jie atliekami. Laikotarpio pabaigoje apskaičiuojamos bendros sąskaitoms naudotų pagrindinių skaičių sumos. Į kaupiamieji dokumentai apima limito - tvoros korteles, dviejų savaičių ar mėnesio aprangą ir kt.

Rengimo vietoje dokumentai yra vidiniai ir išoriniai.

Vidinisįmonėje rengiami dokumentai, atspindintys vidaus veiklą. Pavyzdžiui, grynųjų pinigų kvitai ir išlaidų įsakymai, sąskaitos faktūros, aktai, darbo užmokestis ir kt.

Išorinis dokumentai užpildomi neribotai šios įmonės, ateiti formalizuota forma. Pavyzdžiui, sąskaitos faktūros, banko išrašai, važtaraščiai ir kt.

Pagal surašymo tvarką dokumentai yra pirminiai ir konsoliduoti.

Pirminis dokumentai surašomi kiekvienam sandoriui jį atliekant. Pavyzdžiui, gaunamas grynųjų pinigų pavedimas, mokėjimo nurodymai, ilgalaikio turto nurašymo veiksmai ir kt.

Santrauka dokumentai surašomi remiantis anksčiau surašytais pirminiais dokumentais. Jų naudojimas palengvina vienarūšių operacijų valdymą. Jie gali būti vykdomieji, apskaitos ir kartu. Pavyzdžiui, išankstinės ir grynųjų pinigų ataskaitos, grupavimas ir kaupiamosios ataskaitos. Visų pirma, išankstinė ataskaita, būdama jungtinė, atlieka teisinančio ir apskaitos dokumento funkcijas. Jame pateikiamas išsamus atsiskaitymų su atskaitingais asmenimis aprašymas: ankstesnio avanso likutis arba perviršis, šio avanso suma, išleista suma, likutis ir data, kai jis buvo įvestas į kasą arba perviršis, ir jo grąžinimo data pagal įmonę. Be to, išankstiniame skaičiavime pateikiamas sąskaitų gamybos sąnaudų aprašymas po ataskaitos peržiūros ir patvirtinimo. Kitoje ataskaitos pusėje pateikiamas atskirų išlaidų ir jas patvirtinančių dokumentų sąrašas.

Pagal pildymo tvarką dokumentus galima suskirstyti į rankiniu būdu sudarytus ir naudojant kompiuterius.

Surašyti dokumentai rankiniu būdu, pildomas rankiniu būdu arba rašomąja mašinėle.

Dokumentai, įvykdyti naudojant skaičiavimo technologija, automatiškai registruoja informaciją apie gamybos operacijas jų vykdymo metu.

Dokumentų priėmimas, tikrinimas ir apskaitos tvarkymas. Buhalterinės apskaitos skyriaus gauti dokumentai yra apdorojami, kad būtų galima juos įrašyti į apskaitos registrus. Pagrindinis dokumentų apskaitos tvarkymo organizacijoje etapas yra gautų dokumentų patikrinimas iš esmės, forma, aritmetiškai.

Tikrinant dokumentus iš esmės, būtina nustatyti įvykdytos verslo operacijos teisėtumą, teisingumą ir tikslingumą. Pagal galiojančią apskaitos tvarką pirminiai verslo sandorių dokumentai, prieštaraujantys teisės aktams ir nustatyta pinigų, inventoriaus ir kitų vertybių gavimo, laikymo ir išleidimo tvarka, neturėtų būti priimami vykdyti. Jei buhalterija gauna tokius pirminius dokumentus Vyriausiasis buhalteris privalo informuoti organizacijos vadovą apie konkretaus verslo sandorio neteisėtumą.

Išankstinę kontrolę buhalterija atlieka rengdama dokumentus. Tai taip pat svarbu, nes dauguma dokumentų yra finansiškai atsakingi asmenys, o ne buhalteriniai darbuotojai.

Patikrinę formą galite įsitikinti, kad konkrečiai verslo operacijai užregistruoti buvo naudojama atitinkamos formos forma, visi skaičiai yra aiškiai pažymėti, operacijos turinys ir visa išsami informacija.

Po to buhalteris atlieka aritmetinį patikrinimą, kurio tikslas - patikrinti aritmetinių skaičiavimų ir skaičiavimų teisingumą, dokumentų apmokestinimą. Apmokestinimas atliekamas dauginant sumą iš kainos. Aritmetinis patikrinimas leidžia kontroliuoti sumų aritmetinius skaičiavimus, kiekybinių ir išlaidų rodiklių atspindžio teisingumą.

Po patikrinimo buhalteris tvarko dokumentus. Dokumento priskyrimas - tai sąskaitų, į kurias dokumentuose surašytos verslo operacijos turėtų būti įrašomos į debetą ir kreditą, nustatymas.

Pagrindinės dokumentacijos tobulinimo sritys yra suvienodinimas ir standartizavimas. .

Pirminiai apskaitos dokumentai priimami apskaitai, jei jie yra surašyti tokia forma, kokia yra albume vieningos formos pirminė apskaitos dokumentacija.

Pirminės apskaitos dokumentų formų suvienodinimas yra labai svarbus gerinant apskaitą, nes jis nustato ir įtvirtina vienodus organizacijų ūkinės veiklos dokumentacijos reikalavimus, sistemina apskaitą, pašalina iš apyvartos pasenusias ir savavališkas formas, prisideda prie racionalaus apskaitos organizavimo. .

Vieningi dokumentai- tai standartiniai dokumentai, patvirtinti nustatyta tvarka ir skirti vienarūšiams sandoriams įregistruoti organizacijose, turinčiose skirtingas nuosavybės formas ir įvairias pramonės ypatybes.

Standartizacija - nustatydami tuos pačius standartinius matmenis dokumentų pavyzdžiai, kuris leidžia sumažinti popieriaus sunaudojimą gaminant dokumentus, supaprastina jų apdorojimą ir saugojimą.

Rusijoje įstatymai įmonėms ir verslininkams įpareigoja visus sandorius įforminti pirminiuose dokumentuose. Tokių dokumentų užduotis apima įvykio fakto patvirtinimą (produktų gavimas, išsiuntimas iš sandėlio, pardavimas ir pan.) Ir teisėta atliktos operacijos registracija.

Pagrindiniai jų registravimo reikalavimai apima patikimos informacijos įvedimą, parengimą operacijos metu arba ją baigus.

Kam tai?

Pirminiai dokumentai yra tai patvirtinantys dokumentai patvirtina, kad verslininkai ir įmonės vykdo visas verslo operacijas... Registracija atliekama operacijų seka. Jei jie surašyti neteisingai, organizacija negali patikimai apskaičiuoti apmokestinamosios bazės, dėl kurios kyla nesutarimų su mokesčių institucijomis, o bendrovei gali būti taikomos baudos.

Šie dokumentai priimami apskaitai, jei jie surašyti tokia forma, kokia nurodyta buhalterinės apskaitos tvarkymo nuostatuose ir buhalterinės ataskaitos RF.

Standartinėje formoje gali būti papildomų stulpelių ir eilučių su visa patvirtintoje formoje numatyta informacija. Atliekant pakeitimus, turi būti surašytas užsakymas ar užsakymas. Negalite pakeisti tik grynųjų pinigų operacijų formų.

Pirminiuose dokumentuose pateikiama informacija, skirta ataskaitų ir apskaitos dokumentams formuoti. Jie gali būti sudėti į kompiuterio programa arba ranka rašyti, jie yra sukurti atsiskaitymui, materialinei ar finansines operacijas bet kokia skalė.

Jo veislės

Pagrindiniai dokumentai yra ir, sąskaitos faktūros, atsiėmimo lapai, sąskaitos faktūros ir kt.

Apskaitoje jie skirstomi į keletą tipų:

• išorinis(pagamintas už įmonės ribų);
• vidinis(pagaminta namuose).

Be to, dokumentai gali būti kaupiami ir vienkartiniai:

• Kaupiamasis dokumentai (įsakymai, ribinės tvoros kortelės) yra rengiami ilgą laiką ir atspindi tas pačias pasikartojančias operacijas.
• Vieną kartą dokumentai (kasos užsakymai ir) naudojami ataskaitai apie atliktą operaciją.

Organizacinis ir administracinis instrukcijos, įsakymai, įgaliojimai ir instrukcijos laikomi dokumentais. Jie suteikia leidimą atlikti nurodytas operacijas. Jų informacija nepridedama prie apskaitos registrų.

V išteisinantis dokumentai (mokėjimo prašymai, kvitai, sąskaitos faktūros ir kt.) atspindi operaciją. Informacija apie juos įrašoma į apskaitos registrus.

Kai kuriuose dokumentuose yra kupono ir leidžiančio tipo ženklai. Tai gali būti grynųjų pinigų pavedimai, darbo užmokesčio apskaitos žiniaraščiai.

Iš šio vaizdo įrašo galite surinkti išsamią informaciją apie visas ataskaitas:

Kaip teisingai su juo dirbti?

Dėl tinkamų pirminė apskaita dokumentų apyvartos grafikas derinamas su jo judėjimo įmonėje tvarkos ir laiko nustatymu bei siuntimu į apskaitos skyrių. Jis turėtų būti patikrintas forma (surinkimo išsamumas ir tikslumas), turiniu (rodiklių tarpusavio ryšys) ir aritmetiškai (sumuojant vertes).

Pirmiausia turite nustatyti, ar tai apskaitos dokumentas. Ji turėtų atspindėti informaciją apie įvykdytą verslo sandorį. Taigi, kasos kvite nurodomas atsargų elementų judėjimas - finansų sąskaita.

Į apskaitos dokumentus neįeina juodraščiai, pastabos, ištraukos iš laikraščių ir dokumentai, kurie nėra surašyti pagal taisykles.

Toliau nustatomas dokumento santykis su organizacija. Tikrinami įmonės ar specialisto duomenys (popieriaus pavadinimas, jo rengimo laikotarpis, įmonės pavadinimas, verslo sandorio vertė ir natūralus turinys, atsakingų asmenų pareigos, asmeniniai parašai). Visi parašai turi būti autentiški. Taip pat tikrinamas antspaudo tipas (kai kuriose įmonėse gali būti keli antspaudai - dėl dokumentų ir antspaudo).

Po priėmimo informacija įvedama į apskaitos registrus, o formoje pažymima. Verslo operacijos turėtų būti atspindėtos iš eilės, sugrupuotos pagal konkrečias sąskaitas. Buhalterinės apskaitos registrai išvaizda yra kortelės (medžiagų apskaitai ir), knygos (pagrindinės,) ar žurnalai. Pagal įrašų tipą registrai skirstomi į kombinuotus (užsakymai), sisteminius (didžioji knyga) ir chronologinius (žurnalo).

Pagal „Goskomstat“ reikalavimus pirminiai apskaitos dokumentai turėtų būti surašyti taip:

• užpildykite rašikliu, rašalu, rašomąja mašinėle ar kompiuteriu;
• tvarkingai surašyti su aiškiais ir įskaitomais skaičiais;
• įtraukti visas detales;
• finansiniuose dokumentuose visos sumos yra nurodytos ir nurodytos skaičiais;
• turi būti asmeninis vadovo, vyriausiojo buhalterio ar įgaliotų asmenų parašas;
• užsandarintas plomba.

Įgalioti asmenys yra atsakingi už tikslų ir savalaikį dokumentų parengimą, kad atspindėtų turimą informaciją apskaitoje.

Klaidų taisymas

Žemiau pateikiamas dažniausiai pasitaikančių klaidų rengiant dokumentus sąrašas:

• formų, kurios buvo sudarytos įmonėje, taikymas savarankiškai, be vadovo įsakymo patvirtinimo ir atitinkamos registracijos apskaitos registre;
• neteisingas įgaliotų asmenų sąrašo vadovas pasirašymui;
• detalių trūkumas;
• privalomų detalių, dėmių ar pataisymų sudarymo spragų buvimas, taisyklių pažeidimai;
• rašymas grafito pieštuku;
• grynųjų pinigų įrašų koregavimas;
• aritmetinių klaidų buvimas;
• tuščių eilučių nėra brūkšnelių.

Jei yra kokių nors klaidų apskaitos dokumentas tikrinimo struktūros nepriima arba yra pripažinta suklastota.

Kasos aparato taisymas ir apskaitos dokumentacija atliekamas pagal šias taisykles:

• neleidžiama naudoti korektoriaus, blotų ir dokumentų taisymų (grynųjų pinigų išlaidos ir kredito pavedimus, kvitus);
• jei aptinkama klaidų, dokumentai turėtų būti atšaukti ir užpildyti iš naujo;
• sugadinti ar neteisingai užpildyti dokumentai nesunaikinami, jie perbraukiami ir pridedami prie kasos išrašų jų išdavimo dieną.

Likę dokumentai pataisomi, kai jie susitaria su sandorio šalimis ir patvirtinami parašais.

Pataisant rankines formas, reikia perbraukti neteisingus duomenis ar sumas, o viršuje parašyti teisingą vertę. Eilutės laukuose žodis „Pataisytas“ nurodomas ir dėl jo sutinka asmenys, kurie anksčiau pasirašė šį dokumentą. Nurodyta taisymo data. Neleidžiama naudoti korektoriaus, dėmių ir servetėlių.

Neteisingai atliktų ir patvirtintų taisymų atveju jie bus laikomi negaliojančiais.

Dokumentų atkūrimas

Esminių dokumentų sugadinimo, sunaikinimo ar praradimo atveju (remiantis instrukcija Nr. 157 H) vadovo vadovas paskiria komisiją, kuri išanalizuoja jų atkūrimo priežastis ir nustato kaltininkus. Kartais vadovas bendradarbiauja su tyrimo institucijomis, priešgaisrinėmis tarnybomis ar saugumo agentūromis. Darbo rezultatai dokumentuojami vadovo patvirtintu aktu. Jis pridedamas prie žurnalo aplanko kitoms operacijoms.

Pagal instrukciją Nr. 157 N, pirminis popierius gali būti saugomas ir ant popieriaus, ir ant mašinų laikiklių (naudojant elektroninį skaitmeninį parašą).

Tinkamumo laikas

Pagal str. Federalinio įstatymo „Dėl apskaitos“ 17 straipsnyje nurodyta, kad kiekviena įmonė turi pasirūpinti, kad šie dokumentai būtų tinkamai saugomi, buhalterinės ataskaitos ir apskaitos registrus pagal nustatytus terminus, tačiau mažiausiai 5 metus.

Sandėliavimas elektroninius dokumentus gaminamas pagal įstatymų reikalavimus ir esant mašininei laikmenai. Tuo pačiu metu užtikrinama apsauga nuo neteisėtų koregavimų, kurie priskiriami įmonės vadovui.

Baudos

Klaidos pirminiuose dokumentuose arba jų nebuvimas gali sukelti įmonės finansinių nuostolių. Pagal str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 120 str., Už šiurkščius išlaidų ir pelno apskaitos standartų pažeidimus skiriamos nuobaudos:

• pažeidimo atveju per vieną mokestinį laikotarpį - iki 10 tūkstančių rublių;
• pažeidimo metu per kelis mokestiniai laikotarpiai- iki 30 tūkstančių rublių;
• sumažėjus mokesčių mokėjimams - 20% nesumokėtų įmokų sumos, nuo 40 tūkst.

Pirminių dokumentų ir apskaitos registrų nebuvimas yra šiurkštus išlaidų, pelno ir apmokestinamųjų objektų apskaitos normų pažeidimas. Jie taip pat apima periodinius apmąstymus apskaitos sąskaitose, apskaitos registruose ir verslo sandorių ataskaitose, materialinėse vertėse, finansuose ir nematerialusis turtas.

Jei šių dokumentų nėra, įmonė privalo permokėti mokesčius. Jų atsiėmimas galimas atitinkamų struktūrų, kurių įgaliojimai atitinka teisinius reikalavimus, nurodymu. Tuo pat metu sudaromas paimtų dokumentų registras.

Pirminiai dokumentai yra apskaitos įrašų apskaitos registruose pagrindas. Šios formos yra skirtos popieriuje įrašyti verslo sandorio, dėl kurio pasikeitė įmonės ekonominė padėtis, fakto patikimumą. Pirminės organizacijos dizainą reglamentuoja įstatymai. Kiekvienas šablonas turi atitikti 2011 12 06 įstatymo Nr. 402-FZ reikalavimus.

Pirminės dokumentacijos formos ir rūšys

Verslo subjektų naudojamų pirminių dokumentų formas sandorio šalys gali suvienodinti ir parengti savarankiškai. Standartinių formų, kurias privaloma naudoti konkrečiose situacijose, sąrašas yra patvirtintas įstatymų. Tokiuose pavyzdžiuose organizacijos neturi teisės savarankiškai keisti struktūros ar turinio. Nesuvienotus dokumentus įmonė gali sukurti atsižvelgdama į savo veiklos specifiką. Jie turi būti patvirtinti vietiniais bendrovės aktais.

Pirminių dokumentų klasifikacija apima padalijimą į vidaus ir išorės naudojimo formas. Vidiniai dokumentai apibūdina sandorius, turinčius įtakos vienos institucijos veiklai - šią pažymą surašiusiai įmonei. Išoriniai yra skirti dviejų ar daugiau dalyvių sandoriams ir jų rezultatams nustatyti.

Vidaus formoms būdingas skirstymas į šias grupes:

1. Administracinis tipas - naudojamas instrukcijoms ir nurodymams struktūriniams padaliniams ir personalui duoti.
2. Vykdomojo tipo šablonai naudojami operacijoms, kurios buvo atliktos einamuoju laikotarpiu, rodyti.
3. Dokumentai apskaitai registruoti - jų tikslas yra susisteminti visą įvykių kompleksą ir apibendrinti gautą dokumentinę informaciją (ryškus pavyzdys yra apskaitos registrai).

Į apskaitos registrai apima knygas ir žurnalus, apskaitos korteles. Šio tipo dokumentus galima suskirstyti į porūšius, kurie skiriasi užpildymo ir priežiūros būdu:

• chronologinė - visos operacijos jose rodomos griežtai laikantis faktinės įvykių chronologijos;
• sistemingas (pavyzdžiui, kasos knyga);
• kombinuotas;
• analitinis;
• sintetinis, apimantis sumų suskirstymą pagal bendrąsias apskaitos sąskaitas.

Pirminiai dokumentai gali būti rangovų susitarimo, apmokėjimo sąskaitų, sąskaitų faktūrų, atliktų užduočių priėmimo ir pristatymo forma. Pirminiuose dokumentuose yra atsiskaitymų su personalu formų rinkinys. Į šią kategoriją įeina darbo laiko apskaitos žiniaraštis, darbo užmokestis.

PASTABA!Įmonės kapitalizavimas ir disponavimas juo sudaromas naudojant pagrindinę organizaciją. Šiai dokumentų kategorijai būdingos standartinės formos. Anksčiau jie buvo privalomi visiems verslo subjektams. Dabar kiekviena organizacija pati nusprendžia, ar naudoti rekomenduojamas formas, ar sukurti savo šablonus.

Apskaitos praktikoje ypatingas dėmesys skiriamas pirminiam kasos aparatui. Ji yra vieninga. Pakeitus rekvizitų rinkinį ar šablono struktūrą, gali būti panaikinta net pasirašyta teisinės galios forma. Į šią grupę įeina visų tipų dokumentai, rodantys pinigų gavimą kasoje, jų disponavimą. Jie apima ir grynųjų pinigų knyga, kuriame apibendrinamas visas veiksmų spektras grynaisiais.

Pirminių organizacijų klasifikacija pagal verslumo etapus

Priklausomai nuo to, kuriame etape Šis momentas yra verslas, naudojama viena ar kita pirminės apskaitos dokumentacijos forma. Paprastai sandorius dokumentų teikimo požiūriu galima suskirstyti į tris etapus.

1. Sandorio sąlygų nustatymas. Partneriai derasi, siekdami abiem pusėms tinkamo sutarimo. Pinigai ir prekės dar neperėjo iš rankų į rankas, paslaugos dar nebuvo suteiktos, darbai neatlikti, tačiau viskas yra paruošta sąveikos pradžiai. Šio etapo rezultatas bus šių tipų pirminės organizacijos:
   • sutartis (galimos įvairios formos);
   • sąskaitą apmokėjimui.
2. Atlyginimas už sandorį. Mokėti galima įvairiomis formomis. Tai svarbus punktas nustatė pirminis šaltinis, patvirtinantis pinigų pervedimą:
   • jei mokėjimas nebuvo atliktas grynaisiais, tai bus patvirtinta išrašu iš einamosios sąskaitos, mokėjimo terminalo čekiu ir pan .;
   • jei pinigai buvo pervesti „grynaisiais“, patvirtinimas bus kasos čekis, griežta ataskaitos forma arba gaunamo kasos užsakymo kvitas.
3. Prekių perdavimas, paslaugų teikimas, darbų atlikimas... Ji sumokėjo partijai, dabar atėjo laikas kitai šaliai įvykdyti savo įsipareigojimus. Tai, kad ji tai padarė sąžiningai, o pirmoji šalis neturi skundų, įrodys šie pirminiai dokumentai:
   • važtaraštis (jei prekės buvo perduotos);
   • pardavimo kvitas (gali būti išduodamas kartu su kasos aparatu arba pateikiamas vienu dokumentu);
   • suteiktų paslaugų (ar atliktų darbų) veiksmas.

Šie dokumentai turi būti pateikti mokesčių institucijoms, nes jie patvirtina pirmosios šalies patirtas išlaidas, kurios turi tiesioginės įtakos mokesčių bazei.

Pirminių dokumentų apskaitos kontrolė, saugojimas ir organizavimas

Pirminių dokumentų apskaita turėtų būti organizuojama taip, kad kiekviena forma atitiktų įmonės registracijos sistemą. Tai būtina norint sumažinti sertifikatų ir kitų formų praradimo riziką. Raštvedys ar kitas atsakingas asmuo veda dokumentų įrašų apskaitą. Visos gaunamos formos yra apdorojamos kaip gaunamos. Siunčiamos formos yra įmonės sukurtos formos (nepriklausomai nuo to, ar jos bus išduotos trečiųjų šalių organizacijoms, ar išliks įmonėje).

Gaunami dokumentai turi praeiti kelis apskaitos ir registracijos etapus:

1. Priėmimas.
2. Pradinis apdorojimas.
3. Pasiskirstymas pagal formų tipus ir jų paskirtis.
4. Registracija apskaitos žurnaluose su antspaudu ant dokumento ir užduotis gaunamas numeris priėmimo data.
5. Įmonės vadovybės pastebėjimas (kai direktorius žiūri į gaunamą korespondenciją, jis dėl to pateikia rezoliucijas).
6. Dokumento vykdymas.

Norint organizuoti veiksmingą dokumentų apyvartos sistemą ir užtikrinti formų saugumo kontrolę, būtina parengti ir patvirtinti dokumentų apyvartos grafiką su bylų nomenklatūra. Tvarkaraštyje būtina atskleisti dokumentų vykdymo etapus, dokumentų registravimą, jų perkėlimo į saugyklą tvarką, nurodant laiko tarpą, išvardyti už kiekvieną žingsnį atsakingus darbuotojus.

Būtina bent 5 metus saugoti pirminę dokumentaciją, įformintą ir atspindėtą apskaitoje. Kultūros ministerijos 2010-08-25 įsakyme Nr. 558 pateikiama formų klasifikacija, atsižvelgiant į jos pateikimo archyvui laiką:

• administraciniai dokumentai turi būti prieinami 75 metus (jei užsakymai ir nurodymai turi įtakos pagrindinei įmonės veiklai) arba 5 metus, jei forma atspindi administracinių klausimų sprendimą;
• formos, pridedamos prie verslo sandorių, saugomos 3–5 metus.

NUORODA! 402-FZ str. 29 tinkamumo laikas ribojamas iki 5 metų. Mokesčių teisė numato užtikrinti apskaitos dokumentų saugumą ir prieinamumą mažiausiai 4 metus.

Tokioms formoms nustatytos specialios sąlygos ir laikymo laikotarpiai:

1. Dokumentai, kurių pagalba buvo atspindėtas nusidėvėjusio turto kapitalizavimas, negali būti pateikti archyvui 4 metus nuo šio turto nurašymo dienos.
2. Jei pirminiai dokumentai buvo surašytas nuostolių atsiradimo laikotarpiu, kuris yra naudojamas pelno mokesčio sumai sumažinti, tada jis turi būti saugomas tol, kol tokių nuostolių rezultatų poveikis apmokestinamajai bazei baigsis.
3. Pirminės charakterizuojančios atsiradimo operacijos gautinos sumos, turėtų būti saugomi 4 metus nuo nesumokėtos skolos pripažinimo beviltiška (jei toks faktas įvyksta).

Dėl elektronines formas saugojimo laikotarpiai yra identiški popieriniams dokumentams. Pirminio turto nurašymo procedūra turėtų būti atliekama dalyvaujant specialiai sukurtai komisijai.

Pirminių dokumentų formų patvirtinimas

Nevieningą pirminę dokumentaciją verslo subjektai gali kurti savarankiškai. Tokių formų atveju pagrindinis atitikties įstatymui kriterijus yra įstatymo Nr. 402-FZ standartų laikymasis pagal privalomą informaciją:

• Dokumento pavadinimas;
• registracijos data;
• informacija apie įmonę, kuri sudaro formą, pagal kurią galima identifikuoti įmonę;
• rodomo verslo sandorio turinys, nurodant sandorio objekto vertę;
• gamtinių skaitiklių ir kiekybinių verčių pateikimas;
• atsakingų pareigūnų parašų buvimas (privalomai nurodant jų pareigas ir pavardę).

PRISIMINTI! Norėdami naudoti savarankiškai sukurtus šablonus kaip pagrindinius dokumentus, turite juos patvirtinti vietiniu įmonės aktu.

Grynieji pinigai ir mokėjimo dokumentai priklauso griežtai reglamentuotų formų grupei. Įmonės savo ar bet kuriuo kitu įsakymu neturi teisės iš jų pašalinti linijų, langelių ar keisti jų struktūros. Įmonės gali koreguoti nesuvienotus šablonus, pridėti ir pašalinti informacijos blokus. Kurdami naujas formas patys, galite paimti standartinius pavyzdžius.

Norėdami patvirtinti pagrindinę organizaciją, jos pavyzdžius galite pateikti atskirame priede apskaitos politika... Antrasis variantas - kiekvienos formos vadovas įmonei išduoda užsakymą. Užsakymo tekste pateikiama informacija apie naujų dokumentų formų įtraukimą į apskaitą, kurios turi būti sudarytos pagal vieną šabloną. Pačios formos yra įtrauktos į užsakymą kaip atskiri priedai.

Jei organizacija ketina naudoti standartines formas, kurias rekomenduoja atitinkami departamentai, kad atspindėtų atskirą veiklą, šių formų nereikia patvirtinti vidaus aktais. Norint išspręsti tokį sprendimą, pakanka apskaitos politikoje padaryti įrašą apie standartizuotų šablonų naudojimą.

Įvedant naujas dokumentų formas į dokumentų valdymo sistemą, patartina jas patvirtinti įsakymu.

Ką buhalteris visada turėtų prisiminti

Ideali pirminės dokumentacijos būklė yra būtina sąlyga, kad nebūtų problemų mokesčių auditas ir auditai, jo nekaltumo įrodymai ginče su sandorio šalimi ir kt. Štai keletas svarbių niuansų, kuriuos buhalteris visada turėtų turėti omenyje dirbdamas su pirminėmis organizacijomis.

1. Pirminis yra vienintelis įrodymas. Be pirminių dokumentų neįmanoma įrodyti pristatymo faktų, išlaidų, sandorio sąlygų įvykdymo ar nevykdymo. Teismas taip pat netaps padėjėju - yra precedentų, kai ieškovai buvo atmesti arba atsakovai ieškinius paliko, nes trūko tam tikrų sandorio etapų įrodymų, nes trūko daugybės pirminių dokumentų.

   SVARBU! Retais atvejais galima įrodyti paslaugų teikimo faktą be „pirminės organizacijos“: teismas gali atsižvelgti į papildomus ekspertų nuomonės ir šoniniai dokumentai. Jei buvo pateiktas darbo faktas, tai, kad nėra kliento pasirašyto akto, neatleidžia jo nuo mokėjimo.

2. Geriau be klaidų, tačiau smulkių trūkumų nėra. Baisi bet kurio buhalterio svajonė - atsisakymas grąžinti PVM dėl neteisingų pirminių dokumentų duomenų. Bet jei klaidos yra nedidelės, atskaitymas neturėtų būti paneigtas. Klaidų reikšmingumą reglamentuoja 2 straipsnio 2 dalis. devyni Federalinis įstatymas gruodžio 6 d. Nr. 402-FZ „Dėl apskaitos“. Tai patvirtino mokesčių administratorius 2015 m. Vasario 12 d. Laiške Nr. GD-4-3 / [apsaugotas el. paštas]). Svarbiausia, kad pateikti duomenys tiksliai nurodytų apmokėjimo ir prekių pristatymo (paslaugų teikimo) faktą. Taigi, pavyzdžiui, jei važtaraštyje nėra nuorodos į sutartį arba nenurodytas krovinio svoris, tai yra trūkumas, bet ne priežastis atsisakyti PVM. Bet jei nėra dokumento pavadinimo ir parengimo datos, Iš viso išlaidų prekių ir nemažai kitų privalomų detalių, teismas gali laikyti tokį sandorį nerealiu.
3. Atsargiai, suklastotas parašas! Jei atsakingų asmenų parašai ant dokumentų yra suklastoti arba dokumentą pasirašo asmuo, neturintis tam įgaliojimų, valdžios institucijos tokio pirminio nepripažins. Be to, labai svarbu, kad parašas būtų pateiktas savo ranka - faksimilės bus negaliojančios.
4. Pagrindinis su klaida nepakeičiamas. Jei, pavyzdžiui, sąskaitas faktūras, kuriose buvo rasta klaida, galima perrašyti paskelbus naują, pataisytą dokumentą su ta pačia informacija, šis numeris neveiks su pirminiais dokumentais. Nepaisant to, kad kartais teismai pripažįsta taisomuosius dokumentus, geriau ištaisyti klaidą pagal str. 7 „Buhalterinės apskaitos įstatymas“ - įrašykite pakeitimo datą į dokumentą ir patvirtinkite ją įgaliotų asmenų parašais.
5. Vertimas ne visada reikalingas. Natūralu, kad pirminis yra sudarytas valstybine kalba... Tačiau kartais atskirų žodžių vertimas iš užsienio kalbos pasirodo netinkamas, pavyzdžiui, jei tai yra prekės ženklo ar produkto pavadinimas.
6. Elektroninis pirminis - tik su EDS... Šiandien nebūtina apsiriboti popierine pirminės dokumentacijos forma, įstatymai leidžia ir elektronines laikmenas. Tačiau jis bus prilyginamas popieriui tik tuo atveju, jei jį patvirtins kvalifikuotas asmuo skaitmeniniu parašu... Nekvalifikuotas skaitmeninis parašas leidžiamas tik tam tikrais, specialiai numatytais ypatingais atvejais, o pirminis į juos neįtrauktas.

Bet kurios įmonės veikla yra glaudžiai susijusi su pirminės dokumentacijos priežiūra ir tvarkymu. Tai būtina ataskaitoms, mokesčių mokėjimams apskaičiuoti, valdymo sprendimams priimti. Straipsnyje mes apsvarstysime, kas tai yra - pirminė apskaitos dokumentacija - ir kaip ji apdorojama.

Pagrindinės sąvokos

Pirminiai apskaitos dokumentai - kas tai yra? Ji vadinama popieriuje atsispindėjusiais komisijos fakto įrodymais. Šiuo metu surašoma daug dokumentų automatizuota sistema„1C“. Pirminės dokumentacijos tvarkymas apima informacijos apie atliktus verslo sandorius registravimą ir apskaitą.

Pirminė apskaita vadinama pradiniu įvykių, įvykstančių įmonėje, registravimo etapu. Verslo sandoriai yra veiksmai, dėl kurių pasikeičia organizacijos turtas ar kapitalas.

Pirminių dokumentų tvarkymas apskaitoje: schemos pavyzdys

Paprastai įmonėse „darbo su dokumentais“ sąvoka reiškia:

• Pirminių duomenų gavimas.
• Išankstinis informacijos apdorojimas.
• Vadovybės ar direktoriaus įgaliotų specialistų patvirtinimas.
• Kartojama.
• Atlikti veiksmus, reikalingus verslo sandoriui atlikti.

klasifikacija

Yra vienkartinis ir kaupiamasis pirminiai dokumentai. Gydymas Tokiuose dokumentuose esanti informacija turi daug savybių.

Vienkartiniai dokumentai yra skirti patvirtinti įvykį vieną kartą. Atitinkamai, jo apdorojimo tvarka yra labai supaprastinta. Kaupiamasis dokumentas naudojamas tam tikrą laiką. Paprastai tai atspindi kelis kartus atliktą operaciją. Šiuo atveju, už pirminės dokumentacijos tvarkymas informacija iš jos perkeliama į specialius registrus.

Reikalavimai tvarkant dokumentus

Pirminiai dokumentai surašomi atliekant operaciją arba iškart po jos pabaigos.

Informacija atspindima naudojant specialias vieningas formas. Jei nėra patvirtintų formų, įmonė gali jas kurti savarankiškai.

Pirminės apskaitos dokumentų tvarkymo etapai

Kiekvienoje įmonėje yra darbuotojas, atsakingas už darbą su pagrindine informacija. Šis specialistas turi žinoti taisykles, griežtai laikytis teisinių reikalavimų ir veiksmų sekos.

Pakopomis pirminės dokumentacijos tvarkymas yra:

• Taksi. Tai yra popieriuje užfiksuotas sandorio įvertis, nurodantis su jo įgyvendinimu susijusias sumas.
• Grupavimas. Šiame etape dokumentai platinami remiantis bendromis savybėmis.
• Paskyros priskyrimas. Tai apima debeto ir kredito paskyrimą.
• Gesinimas. Siekiant išvengti pakartotinių mokėjimų dėl pirminių dokumentų apskaitos p pažymi „sumokėta“.

Dokumentų klaidos

Jie gali atsirasti dėl įvairių priežasčių. Iš esmės jų išvaizdą lemia neatsargus darbuotojo požiūris į jo atliekamą darbą, specialisto neraštingumas ir įrangos gedimas.

Dokumentų taisymas labai nerekomenduojamas. Tačiau kai kuriais atvejais negalite išsiversti neištaisę klaidų. Leidžiamas defektas buhalteris dėl pirminių dokumentų turėtų pataisyti taip:

• Nubraukite neteisingą įrašą plona linija, kad jis būtų aiškiai matomas.
• Užrašykite teisingą informaciją virš perbrauktos linijos.
• Pažymėkite langelį „Tikėti pataisyta“.
• Nurodykite peržiūros datą.
• Įdėkite parašą.

Draudžiama naudoti korekcines priemones.

Darbas su gaunamais dokumentais

Į gaunamo popieriaus apdorojimą įeina:

• Dokumento tipo nustatymas. Buhalteriniuose dokumentuose visada yra informacijos apie įvykdytas verslo operacijas. Pavyzdžiui, jie apima sąskaitą faktūrą, nurodymą gauti lėšų ir pan.
• Tikrinama gavėjo informacija. Dokumentas turėtų būti skirtas konkrečiai įmonei ar jos darbuotojui. Praktiškai atsitinka taip, kad medžiagų pirkimo dokumentai yra specialiai išrašomi įmonei, nors sutartis su tiekėju nebuvo sudaryta.
• Parašų, antspaudų tikrinimas. Dokumentą pasirašę asmenys turi būti įgalioti tai padaryti. Jei pirminių dokumentų patvirtinimas nepriklauso darbuotojo kompetencijai, jie pripažįstami negaliojančiais. Kalbant apie spaudinius, praktikoje dažnai pasitaiko klaidų tose įmonėse, kurios turi kelis antspaudus. Informacija spaudinyje turi atitikti dokumento, ant kurio ji yra, tipą.
• Dokumentų būsenos tikrinimas. Jei sugadinami dokumentai arba trūksta lapų, būtina surašyti aktą, kurio kopija turėtų būti išsiųsta sandorio šaliai.
• Dokumente atspindėto įvykio pagrįstumo tikrinimas. Įmonės darbuotojai privalo patvirtinti informaciją apie sandorio faktą. Vertybių priėmimo dokumentus patvirtina sandėlio vadovas, sutarties sąlygas patvirtina rinkodaros specialistas. Praktiškai pasitaiko situacijų, kai tiekėjas gauna sąskaitą faktūrą už prekes, kurių įmonė negavo.
• Laikotarpio, kuriam priklauso dokumentas, nustatymas. Apdorojant pirminius vertybinius popierius, svarbu neatsižvelgti į tą pačią informaciją du kartus.
• Apskaitos skyriaus nustatymas. Gavus pirminius dokumentus, būtina nustatyti, kokiais tikslais bus naudojamos pateiktos vertės. Jie gali veikti kaip ilgalaikis turtas, medžiagos, nematerialusis turtas, prekės.
• Registro, kuriame
• Popieriaus registracija. Jis atliekamas po visų patikrinimų.

Darbas su išeinančiais popieriais

Šio tipo dokumentų apdorojimo procesas šiek tiek skiriasi nuo aukščiau pateikto.

Visų pirma, įgaliotas įmonės darbuotojas sukuria siunčiamo dokumento juodraščio versiją. Jos pagrindu sudaromas dokumento projektas. Jis siunčiamas galvai patvirtinti. Tačiau kitas darbuotojas, turintis atitinkamas institucijas, taip pat gali patvirtinti dokumento projektą.

Po sertifikavimo projektas sudaromas pagal nustatytas taisykles ir siunčiamas gavėjui.

Planavimo dokumentų srautas

Šis etapas yra būtinas norint užtikrinti greitą dokumentų gavimą, išsiuntimą ir apdorojimą. Kompetentingai organizuojant dokumentų srautą įmonėje, sudaromi specialūs tvarkaraščiai. Jie nurodo:

• Pirminių vertybinių popierių registravimo vieta ir terminas.
• Dokumentus parengusio ir pateikusio asmens vardas, pavardė ir pareigos.
• Sąskaitos, sudarytos remiantis vertybiniais popieriais.
• Dokumentų saugojimo laikas ir vieta.

Apskaitos registrai

Jie reikalingi registruojant pirminius dokumentus. Tokiu atveju ant popieriaus užrašomas ženklas sąskaitoje. Būtina užkirsti kelią dokumentų perregistravimui.

Pirminiai dokumentai gali būti saugomi elektroniniuose registruose. Tačiau vyriausybinių agentūrų ar rangovų prašymu įmonė privalo pateikti popierines kopijas.

Dokumentų atkūrimo ypatybės

Šiuo metu reglamentas nėra aiškios vertybinių popierių susigrąžinimo tvarkos. Praktiškai šis procesas apima šias veiklas:

• Paskyrimas komisijos, kuri ištirtų dokumentų praradimo ar sunaikinimo priežastis. Jei reikia, įmonės vadovas į procedūrą gali įtraukti teisėsaugos institucijas.
• Susisiekimas bankininkystės organizacija, sandorio šalims dėl pirminių dokumentų kopijų.
• Pelno mokesčio deklaracijos pataisymas. Poreikis pateikti atnaujintą ataskaitą atsirado dėl to, kad dokumentais patvirtintos išlaidos, kurios nėra patvirtintos, nėra pripažįstamos sąnaudomis mokesčių tikslais.

Praradus pirminius dokumentus, IFTS apskaičiuos mokesčių atskaitymus pagal turimus vertybinius popierius. Šiuo atveju yra galimybė naudoti mokesčių institucija atsakomybės priemones - baudą.

Dažnos klaidos registruojant pirminius vertybinius popierius

Paprastai už įrašų tvarkymą atsakingi asmenys daro šiuos pažeidimus:

• Užpildykite formas, kurios nėra vieningos ar patvirtintos įmonės vadovo.
• Nenurodykite rekvizitų ir neatspindėkite jų klaidomis.
• Nepatvirtinkite dokumentų savo parašu ir neleiskite darbuotojams, neturintiems įgaliojimų, pasirašyti dokumentų.

Dokumentai, patvirtinantys verslo sandorių faktus, yra labai svarbūs įmonei. Į jo dizainą reikia žiūrėti labai atsargiai. Bet kokia klaida gali sukelti neigiamų pasekmių.